Project pembuatan KPI yang sedang dilakukan tim HRD Forum untuk sebuah perusahaan manufacture berjalan cukup baik, Banyak realita yang kami lihat dan rasakan terkait pembuatan KPI, bahwa pembuatan KPI seolah-olah adalah suatu pekerjaan yang sulit dan berat.
Cara membuat KPI sebenarnya sangat sederhana, tetapi lucunya masih saja banyak perusahaan yang belum membuatnya dengan seribu satu alasan. Ya, problemnya bukan pada bisa atau tidak bisa membuat KPI, tetapi lebih kepada ada atau tidak ada “waktu untuk membuatnya, begitulah alasan yang dikemukakan oleh salah satu praktisi HRD, Memiliki KPI dan membuat KPI itu dianggap penting atau tidak, itu sebenarnya kunci masalahnya. Berikut uraikan step by step pembuatan KPI:
1.Siapkan Job Description
Kami anggap Anda sudah memiliki job description yang lengkap dan benar. Tuliskan semua tugas dan tanggung jawab atau main job dari pemegang jabatan yang akan dibuatkan KPI-nya.
2.Definisikan Objective
Setelah menuliskan semua main job dari pemegang jabatan, definisikan atau temukan objective dari setiap main job secara detail dan lengkap. Dalam penentuan objective jangan sampai salah, karena akan berakibat fatal. Diskusikan dalam tim, apakah objective yang sudah ditentukan memang sudah tepat dan benar
3.Rancang Indicator’s
Dari masing-masing objective, rancanglah indikator indikator yang mampu menjadi tolok ukur keberhasilan dari setiap objective tersebut. sampai langkah 3 ini, kita sudah mendapatkan indikator yang nantinya mungkin akan menjadi Key Performance Indicators atau KPI. Anda harus mempelajari bahasa standar KPI dan pastikan KPI yang Anda buat harus kuantitatif, tidak boleh kualitatif.
4.Tentukan Target
Tentukan target dari masing-masing indikator. Menjadi tugas atasan dalam pemberian dan penetapan target. target yang Anda buat harus SMART.
5.Tentukan Key Initiative
Dari indikator-indikator yang sudah Anda tuliskan, langkah selanjutnya adalah menentukan apa inisiatif atau tindakan yang harus dilakukan agar target dapat dicapai. Key initiative harus dapat dieksekusi dengan mudah, jika key initiative tidak dapat dieksekusi, Anda harus mencari initiative lainnya.
Sampai di sini, pembuatan KPI sudah bisa dianggap selesal. Langkah selanjutnya adalah merumuskan formula bagaimana cara menghitung nilai KPI dan bagaimana melakukan pembobotan KPI-nya.
A.Membuat Parameter KPI Karyawan
Untuk mengukur kinerja karyawan dan staf secara terukur Anda cukup melakukannya dengan penyusunan Key Performance Indicators (parameter) untuk setiap karyawan, berdasar masing-masing posisinya.
Hal ini dapat dilakukan pertama-tama dengan melihat uraian tugas dan output (hasil) yang diharapkan dari masing masing posisi yang ada di perusahaan Anda. Selanjutnya, dari informasi di atas Anda dapat mulai menyusun parameter kinerja untuk setiap posisi. Sebagai misal, jika posisinya adalah salesman, parameternya tentu adalah jumlah penjualan, atau juga jumlah repeat order.
Untuk posisi seorang karyawan di bagian rekrutmen, maka parameternya bisa berupa:
1.Persentase jumlah rekrutmen yang dapat dipenuhi sesuai standard waktu (45 hari sejak order masuk).
2.Skor kinerja karyawan baru yang direkrut setelah 3 bulan.
Untuk posisi karyawan di bagian pelatihan, parameternya bisa berupa:
1.Rata-rata skor kepuasan peserta pelatihan, atau
2.Jumlah jam training per karyawan per tahun; atau
3.Return on investment of training program.
Untuk karyawan di bagian produksi, parameternya bisa
berupa:
1.Jumlah cacat produk yang dihasilkan; atau
2.Jumlah produksi per bulan; atau
3.Jumlah downtime mesin.
Paramater kinerja seperti di atas harus Anda susun untuk setiap posisi yang ada. Berapa jumlah paramater yang pas untuk setiap posisi? Di sini memang tidak ada aturan yang baku, namun sebaiknya setiap posisi memiliki 3-4 parameter kinerja saja. Jadi, benar-benar indikator kinerja yang bersifat kunci yang dicantumkan.
Setelah parameter kinerja atau KPI disusun, tahapan berikutnya adalah menentukan target pencapaian. Misalnya, jika KPI-nya adalah jumlah jam pelatihan karyawan per tahun, contoh target yang bisa dipasang adalah 30 jam per tahun. Atau, jika KPI-nya adalah: persentase jumlah rekrutmen yang dapat dipenuhi tepat waktu, targetnya sebagai misal = 100%.
Pada akhir periode, kemudian masing-masing karyawan dinilai berdasar pencapaian targetnya. Jika target training hours per employee adalah 30 jam, dan ia bisa menjalan sebanyak 30 jam per karyawan, berarti skor dia adalah 100. Atau, kalau target pemenuhan rekrutmen tepat waktu adalah 100%, namun kenyataannya banyak yang terlambat sehingga pencapaian hanya 60 % saja, skor dia adalah 60.
Nah, hasil total skor inilah yang kemudian bisa kita gunakan sebagai acuan untuk kebijakan reward system. Sebagai misal jika skor total 90, maka dapat bonus sekian kali, dan naik gaji sekian persen. Memang sistem penentuan parameter kinerja yang terukur ini akan dapat membuat penilaian karyawan menjadi lebih objektif.
Sumber Panduan Lengkap Menyusun SOP & KPI Fajar Nur'aini D.F, M.psi, 2020
