Pada setiap organisasi, perusahaan, atau Industri tertentu, ukuran kinerja harus diciptakan untuk mengukur kemajuan yang sudah dicapai. Pengukuran kinerja bertujuan untuk meningkatkan kemajuan organisasi ke arah yang lebih baik. Identifikasi hasil (outcome) yang diinginkan dan proses yang dilakukan untuk mencapainya, dapat menghasilkan pengukuran kinerja yang bermanfaat bagi organisasi.
Key Performance Indicator (KPI) atau disebut juga sebagai Key Success Indicator (KSI) adalah satu set ukuran kuantitatif yang digunakan perusahaan atau industri untuk mengukur atau membandingkan kinerja dalam hal memenuhi tujuan strategis dan operasional mereka. KPI bervariasi antar-perusahaan atau industri, tergantung pada prioritas atau kriteria kinerja.
KPI dibuat setelah sebuah organisasi memiliki strategi dan tujuannya. KPI membantu organisasi memastikan seberapa jauh kemajuan tujuan yang telah dan akan dicapainya. Menurut Darmin A. Pella (2008), sebuah indikator keberhasilan strategis (strategic measures) yang baik perlu memenuhi unsur-unsur berikut ini:
- Dapat menjadi sarana perusahaan mengomunikasikan strategi (ability of the organization to communicate their strategy for measures).
- Terkait secara langsung dengan strategi yang dipilih perusahaan (the selected measure adequately focuses on the strategic issue).
- Indikator tersebut bersifat kuantitatif, memiliki formula tertentu dalam penghitungannya (quantifiable, can be evaluated objectively).
- Indikator tersebut dapat dihitung (the measures are quantifiable, reliabled and repeatable).
- Frekuensi pemutakhirannya bermanfaat (the frequency of updates are meaningful).
- Penetapan target untuk perbaikan dapat dilakukan (meaningful targets for improvement are established).
- Kemungkinan pembandingan dengan perusahaan lain dapat dilakukan (external benchmarking is feasible and/or desirable).
- Pengukurannya masih valid (validity of measures – not old unvalid measures).
- Data dan sumber daya tersedia (availability of data and resources).
- Biaya pengukurannya tidak melebihi manfaatnya (cost of measures not more than benefit of measures).
Pengukuran suatu kinerja ada 2 (dua) tipe, yaitu indikator kinerja lag dan lead. Suatu indikator lag tanpa indikator lead tidak dapat memberi tahu informasi bagaimana hasil atau tujuan akan dicapai, atau memastikan bahwa ukuran yang dibuat telah sesuai dengan tujuan strategis organisasi. Begitu juga dengan indikator lead tanpa indikator lag, hanya dengan indikator lead dapat fokus pada kinerja jangka pendek, tapi kita tidak akan dapat melihat hasil atau tujuan organisasi secara besar atau jangka panjang telah dicapai.
Indikator lead harus memungkinkan kita untuk mengambil tindakan pendahuluan untuk meningkatkan kesempatan mencapai tujuan strategis (Improving Skills Consulting). Indikator lead dapat diketahui sebelum risiko terjadi, yang menjelaskan suatu kondisi dari sebuah proses. Indikator lag merupakan ukuran dari past performance dan diketahui setelah risiko terjadi.
Salah satu perbedaan metode Balanced Scorecard (BSC) (dibandingkan dengan metode lainnya) dalam menentukan KPI adalah KPI-KPI dalam BSC ditentukan dari visi misi sampai pada strategy objective. Baru dari strategy objective ini bisa diidentifikasikan KPI-KPI yang diperlukan. Jadi, BSC lebih pada pendekatan top-bottom. Hal ini mirip dengan strategi dagang perusahaan Jepang yang mengutamakan kebutuhan pangsa pasar kemudian menentukan biaya dan profit per produk daripada perusahaan Amerika yang memproduksi barang secara massal.
Penyusunan KPI pada organisasi profit lebih mudah dibandingkan dengan non-profit. Pada organisasi profit, pencapaian keuntungan dan pembagian deviden lebih mudah diukur dengan financial scorecard di urutan paling depan. Visi misi dan hubungan antara organisasi dengan stakeholders dan shareholders-nya pun lebih jelas.
Sebaliknya, visi misi dan hubungan antara organisasi non profit dengan stakeholders dan shareholders-nya terkadang tidak jelas. Visi misi yang diusung pun sering berubah. Pengukuran per program lebih mudah daripada menyatukan secara organisasi. Dengan sosial dan penerima manfaat scorecard berada diurutan paling depan, harus dapat menetapkan pengukuran dari informasi yang bersifat kualitatif. Jika sosial dan penerima manfaat scorecard sukses dan tetap berkualitas, dan biaya per orang yang melakukan kegiatan atau biaya per non-program menurun dan efektif, maka menjadi penilaian berharga untuk investor atau penyandang dana. Mereka akan berlomba-lomba melakukan investasi sosial untuk organisasi.
Pada akhirnya, penetapan KPI harus dilakukan dengan memandang kebutuhan organisasi mencapai hasil yang terbaik. KPI yang bagus tidak harus di terapkan banyak pengukuran, tapi yang utama yang mendukung tujuan organisasi.
Sumber Panduan Lengkap Menyusun SOP & KPI Fajar Nur'aini D.F, M.psi, 2020
