Kemajuan teknologi membuat penggandaan dokumen menjadi sangat mudah dilakukan. Tentu saja kemajuan teknologi dalam bidang penggandaan dokumen ini ditemukan para ilmuwan untuk mempermudah pekerjaan manusia, supaya lebih cepat dengan hasil maksimal. Namun ada saja yang menyalahgunakan kemajuan teknologi ini untuk mendapatkan keuntungan instan. Salah sarunva adalah copy paste SOP yang dilakukan oleh para pedagang SOP. Pedagang SOP itu istilah saya, Anda mungkin akan mendapatinya dengan julukan “konsultan manajemen” yang tercetak di kartu namanya.
Satu pertanyaan yang menggelitik adalah, bagaimana caranya sebuah perusahaan bisa menjadi besar, terkenal, keuntungannya berlipat. ganda, bahkan bisa mengoperasionalkan bisnis lintas negara? Pertanyaan ini pasti pernah menghinggapi para pengusaha, entah skala kecil, menengah atau bahkan yang sudah skala besar sekalipun.Mereka menginginkan perusahaan yang dibangunnya dengan susah payah juga bisa menjadi besar, terkenal, selalu mencetak keuntungan berlipat ganda, dan berharap bisa tumbuh berkembang lintas negara.
Salah satu cara membuat perusahaan menjadi besar, terkenal, keuntungan berlipat ganda dan beroperasi lintas negara adalah mengoperasionalkan perusahaan dengan menggunakan SOP Sebagaimana telah saya uraikan dalam buku Cara Gampang Bikin SOP (Standard Operating Procedure) halaman 3-14, keuntungan dari penerapan SOP adalah:
- Perusahaan menjadi lebih rapi
- Perusahaan menjadi lebih efisien
- Perusahaan menjadi lebih kompetitif
- Perusahaan berpeluang untung lebih besar
- Perusahaan berpeluang menciptakan repeat order berkelanjutan
- Memudahkan pengembangan usaha
- Memberikan lompatan kejayaan bagi pemiliknya
SOP perusahaan-perusahaan seperti inilah yang diincar untuk di-copy paste. Setelah di-copy paste, SOP ini dimodifikasi sedikit dan diperjualbelikan kepada yang membutuhkan. Bahkan ada SOP fotokopian urtuh yang diperjualbelikan.
Perusahaan-perusahaan besar itu memiliki tingkat keamanan yang tinggi, sehingga tidak mudah bagi orang asing masuk ke kantornya hanya untuk copy paste SOP Tidak sebanding dengan risikonya. Copy paste SOP rata-rata terjadi karena keteledoran atau ketidaksengajaan. Coba cermati fenomena berikut ini:
1.SOP versi cetak biasanya terjilid menjadi buku.Buku SOP ini dipegang pimpinan perusahaan atau pejabat perusahaan yang memiliki kewenangan untuk melakukan pengawasan dan pemeriksaan kinerja perusahaan. Beberapa kemungkinan yang terjadi adalah:
- Ada oknum pegawai perusahaan yang suka membawa pekerjaan ke rumah, dengan alasan untuk dilembur di rumah. Jika buku SOP ini terbawa ke rumah, kemungkinan besar buku SOP itu tidak akan kembali lagi ke tempatnya semula di kantor. Buku SOP inilah yang bisa jatuh ke tangan orang-orang yang mengincarnya. Mereka bisa meminjam kepada oknum tersebut, atau membayar dengan harga tertentu untuk mendapatkannya. Ketika dipinjam, SOP itu pasti difotokopi. Seusai difotokopi, SOP di scan dan diubah menjadi format Word. Dengan cara itu para pencoleng ini bisa melakukan modifikasi SOP dan kemudian menjualnya kepada pihak yang membutuhkan.
- Ada oknum pegawai perusahaan yang dimutasi, dirotasi, didemosi, atau bahkan diberhentikan dari pekerjaannya. Pada saat mengemasi barang-barang pribadinya di kantor. ia menyelundupkan buku SOP tersebut. Tentu saja pihale security tidak akan memeriksa barang-barang pribadi milik karyawan, kecuali ada laporan pencurian sebelumnya. Tujuan penyelundupan itu adalah balas dendam. Oknum tersebut berpikir, ia boleh kehilangan pekerjaan, tetapi ia bisa mendapatkan keuntungan dari SOP yang diselundup kan tersebut, yang bisa dijual kepada pihak yang membu tuhkan.
- Ada pimpinan perusahaan yang sangat tidak kreatif. Untuk membuat sesuatu, ia selalu mencari pinjaman contoh dari koleganya sesama pimpinan perusahaan. Termasuk untuk menyusun SOP bagi perusahaannya, ia akan meminjam SOP perusahaan koleganya untuk dicontoh formatnya.kolengnya juga kurang memanann risiko. Dengan madanya meminjamkan SOP yang masih berlaku kepada koleganya yang membutuhkan itu. Yang terjadi kemudian bisa dite bak, SOP itu difotokopi. SOP aslinya memang kembali ke perusahaan yang meminjamkan itu, tetapi fotokopiannya akan menyebar kemana-mana.
- Penyusun SOP membutuhkan jasa percetakan atau jasa peng gandaan dokumen untuk mencetak SOP karyanya sebelum diserahkan kepada klien. Penyusun SOP membawa flashdisk berisi draft SOP tersebut. Oleh perusahaan percetakan atau jasa penggandaan dokumen, softcopy SOP di flashdisk itu di-co py paste ke komputer mereka, dengan alasan memudahkan lay out dan proses pencetakan. Inilah awal mula bencana. SOP yang ada di komputer perusahaan percetakaan atau jasa peng gandaan dokumen itu menjadi tidak bertuan dan menjadi ber kah bagi oknum karyawan percetakan atau jasa penggandaan dokumen itu. Mereka meng-copy paste lagi SOP itu dari kom puter ke flashdisk mereka dan menjualnya kepada para peda gang SOP Barang yang masih fresh from the oven itu harganya bisa mahal.
Itulah modus operandinya. Sangat berliku. Tapi bagi para pencoleng berpengalaman, mereka mudah saja mendapatkan copy paste SOP tersebut. Oleh karena itulah, dalam setiap workshop SOP saya selalu menegaskan berulang-ulang kepada para peserta: “SOP itu dicetak untuk disimpan di lemari besi perusahaan, bukan untuk diserahkan kepada karyawan…!”
Banyak pelaku bisnis yang bersusah payah menyusun SOP dengan biaya mahal, kemudian malah melakukan perbuatan konyol berikutnya: SOP itu dicetak dan diserahkan kepada karyawan untuk dipelajari sendiri. Ini cara penerapan SOP yang salah kaprah. Saya sudah wanti-wanti kepada para pemilik atau pimpinan perusahaan yang menyusun SOP supaya menyediakan mainer pasca penyusunan SOP itu. Trainer itulah yang akan diajari menerapkan SOP dengan baik dan benar. Kemudian trainer itu gantian melatih karyawan sesuai SOP Ingat, SOP adalah prosedur/alur/cara kerja yang distandarisasi. Cara kerja itu dilatilikan, bukan diserahkan. Tanpa pelatihan (maining), karyawan tidak akan dapat melakukan prosedur/alur/cara kerja yang benar.
Baca juga SOP Copy Paste dari Perusahaan lain – Bag. 2
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
