Sebelum memasuki era digitalisasi, cara kerja tim keuangan kebanyakan dilakukan secara repetitif dan manual. Memasuki era digital, tidak hanya cara kerjanya saja yang berubah, namun juga perannya yang berubah. Saat ini tim keuangan tidak hanya mengerjakan value protection, meliputi efisiensi biaya, operasional harian, dan manajemen risiko, tapi juga berperan sebagai value creation.
Dengan demikian, perusahaan dapat menerapkan teknologi agar efisiensi fungsi keuangan dasar meningkat dan membangun kemampuan baru. Pada kerangka kerja heksagonal yang baru, level 4 yang menyatakan bahwa perusahaan seharusnya merangkul teknologi untuk mendukung otomatisasi. Teknologi otomatisasi ini diterapkan untuk proses informasi manajemen dan menyediakan pelaporan ke seluruh unit bisnis.
Sayangnya, hingga saat ini masih banyak CFO yang lebih memilih merekrut staf baru untuk mengerjakan hal manual dan repetitif. Beberapa alasan dibaliknya, antara lain karena adopsi teknologi mahal, rumit, dan memakan waktu. Memang begitu adanya, namun pemikiran ini harus dihindari. Karena proses manual pun memiliki risiko tinggi rawan kesalahan, berbiaya tinggi, dan kualitas kinerja rendah. Oleh karena itu, otomatisasi pekerjaan repetitif tim keuangan diperlukan.
Ada tiga titik kritis pekerjaan tim keuangan yang bisa diotomatisasi. Tiga titik kritis yang dimaksud adalah aktivitas account payable, account receivable, dan general ledger. Berikut penjabarannya.
1. Account Payable (utang)
Tugas account payable yang dilakukan oleh tim keuangan bersifat manual dan repetitive. Tugas yang dilakukan seperti entri data, menulis cek, dan memastikan kecocokan antara fraktur dengan barang yang dikirim. Apabila organisasi kecil tumbuh menjadi menengah, proses manual akan semakin mahal, memakan waktu, dan rawan terkena penipuan atau kesalahan. Oleh karena itu otomatisasi adalah solusi untuk situasi ini.
2. Account Receivable (Piutang)
Proses piutang yang lambat memberikan dampak langsung pada keuntungan perusahaan dan kemampuan skalabilitas arus kas. Dengan menerapkan sistem otomatisasi, maka bisnis akan terbantu mendapatkan pembayaran lebih cepat, dengan sedikit usaha dan lebih sedikit kesalahan.
3. General Ledger (Buku Besar)
Semua transaksi keuangan berpusat dalam buku besar. Oleh karena itu, peran buku besar yang kompleks seharusnya bisa dilihat secara real-time. Tanpa informasi yang tepat dan akurat, semua proses akuntansi dan hasilnya tidak bisa dipastikan kebenarannya. Dengan otomatisasi, buku besar bisa memberikan informasi tentang kondisi keuangan perusahaan terkini.
Otomatisasi dengan Fintech
Saat ini melakukan transaksi secara payless menjadi sebuah tren yang memudahkan masyarakat. Masyarakat tidak perlu repot-repot mengambil uang ke ATM. Cukup melakukan scan QRIS maka transaksi bisa diselesaikan. Solusi pelayanan keuangan yang bisa diakses dan dikirim melalui saluran digital, termasuk perangkat seluler ini disebut sebagai fintech.
Solusi fintech dibangun pada cloud computing, platform digital, dan teknologi buku besar terdistribusi, pembayaran seluler, asset kripto, dan aplikasi peer-to-peer. Salah satu turunan fintech adalah teknologi Robotic Processs Automation yang meringankan pekerjaan tim keuangan.
Robotic Process Automation (RPA) merupakan teknologi otomatisasi berbasis aturan dengan software yang memanfaatkan interface pengguna dan dapat dijalankan di perangkat lunak mana pun. Tugas repetitif manusia yang dapat dilakukan RPA antara lain:
- Membuka email
- Log in ke web
- Memindahkan file dan folder
- Copy paste
- Otomatis mengisi formulir
- Membaca dan menulis database
- Mengambil data dari website
- Terhubung ke API
- Membuat perhitungan
- Ekstrak data terstruktur ke dokumen
Penggunaan RPA memberikan banyak dampak positif bagi banyak perusahaan. Sekitar 75% waktu tim keuangan aktif dicurahkan untuk analisis dan insight data dibanding kondisi sebelum otomatisasi. Berpengaruh pada kinerja karyawan, seperti meningkatkan kepatuhan pekerja, meningkatkan mutu dan produktivitas pekerja. Selain itu, biaya pemrosesan transaksi lebih murah 59%. Terlebih lagi pendapatan perusahaan naik sekitar 5-7%. Penggunaan RPA juga memberikan dampak pada konsumen, yaitu dapat meningkatkan kepuasan dan retensi konsumen.
