SOP Produksi merupakan dokumen yang berisi pedoman pelaksanaan seluruh kegiatan di departemen produksi dan yang terkait dengannya. Manajemen produksi sangat dibutuhkan dalam hal ini agar proses produksi dapat berjalan dengan baik. Apa itu manajemen produksi? Manajemen produksi adalah istilah luas yang mencakup semua aspek manajemen dan penjualan barang-barang manufaktur secara terstruktur dan terencana.
Menjalankan manajemen produksi berkaitan erat dengan pengambilan keputusan tentang proses produksi agar tujuan organisasi dapat tercapai. Keputusan diambil berdasarkan faktor-faktor tertentu sebagai acuan para pengambil keputusan di perusahaan. Selain itu, manajemen produksi harus dapat memastikan bahwa anggaran untuk setiap proses produksi selaras dan relevan dengan kebutuhan operasional atau proses produksi yang akan berlangsung.
Oleh karena itu penting bagi perusahaan untuk menyusun SOP produksi agar pengelolaan produksi dapat mencapai hasil yang diinginkan. Pada ulasan kali ini, kami akan membahas mengenai manfaat SOP bagi manajer produksi dan perusahaan serta dampak jika perusahaan tidak memiliki SOP produksi. Simak ulasan berikut ini.
Manfaat SOP Produksi Bagi Perusahaan
SOP bagian produksi dibuat oleh tim penyusun SOP (Standard Operating Procedures) untuk melakukan kajian pedoman pelaksanaan produksi yang optimal dalam perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaat SOP produksi untuk manajer maupun perusahaan:
- Memiliki Rencana Penjualan Yang Jelas Dari Marketing Perusahaan
Perusahaan yang memiliki SOP produksi tidak bisa dilepaskan dengan proses pembuatan rencana penjualan. Hal ini dilakukan oleh perusahaan untuk memastikan penjualan produknya bisa dikeluarkan sesuai target perusahaan sehingga keuntungan yang ingin dicapai bisa terlaksanakan.
- Mengetahui Kemampuan Mesin Produksi Dengan Kuantitas Produk Yang Dihasilkan
Hal ini tentu merupakan manfaat dari SOP yang optimal bagi perusahaan. Tujuan utama yang diharapkan dengan penerapan metode ini ialah mesin produksi tidak digunakan secara overload.
- Bisa Melakukan Proses Pengelolaan Produk Dengan Baik
Inilah fungsi vital dan umum yang harus dikuasai oleh seorang operator produksi. Bukan hanya untuk meningkatkan nilai produk yang dihasilkan, akan tetapi seorang operator produksi memerlukan keterampilan dalam mengelola bahan mentah menjadi produk yang berkualitas sehingga terpasarkan dengan luas dan diminati oleh konsumen secara keseluruhan.
- Proses Produksi Sesuai Prosedur Kualitas
Tugas operator produksi yang ketiga yaitu kegiatan kerja operator produksi yang menanungi bagian pemrosesan produk. Rincian tugas yang biasa dilakukan pada saat pemrosesan ini diantaranya yaitu mengoperasikan mesin, menjaga baku mutu kualitas produk, memilih bahan baku yang berkualitas, menggunakan mesin dengan memperhatikan adab K3, dan mengontrol jalannya kegiatan proses produksi seluruhnya.
Dampak Tidak Memiliki SOP Produksi
Perencanaan produksi ditentukan berdasarkan kapasitas produksi, ketersediaan SDM dan kemampuan proses. Namun pada pelaksanaannya meskipun di tahap perencanaan produksi sudah dimatangkan segala perhitungannya, masih ada kemungkinan timbulnya masalah sehingga menghambat proses produksi dengan hasil tidak sesuai seperti dalam perencanaan produksi di awal.
Berikut adalah beberapa dampak jika perusahaan tidak memiliki SOP produksi:
- Target Produksi Tidak Tercapai
PPIC mengeluarkan schedule produksi berdasarkan waktu tertentu sesuai tipe order pelanggan. Jenis order yang short time dan variasi produk maka schedule produksi dibuat setiap minggu diberi label W dan angka seperti contoh W1821 yang diartikan sebagai Week ke 21 tahun 2018. Dalam 1 tahun maksimal sampai W01 sampai W52 yang dihitung sesuai jumlah minggu per tahun.
Parameter output target produksi adalah rupiah atau doilar bagi industri yang penjualannya ekspor ke luar negeri dengan konversi terhadap metrik yang berhasil diprocuksi seperti konversi tonase, volume, nilai bagian produk dan satuan quantitas lainnya. Masalah target produksi tidak tercapai adalah masalah paling besar yang dihadapi produksi karena akibatnya bisa mempengaruhi profit perusahaan, kepercayaan pelanggan dan stabilitas pekerjaan serta kesejahteraan karyawan.
- Kuantitas Produksi Melebihi Kapasitas Produksi Karena Carry Over
Parameter yang dilihat customer salah satunya adalah LPD atau Last Packing Date yang tercantum pada schedule produksi dan sales dan LPD ini merupakan kesepakatan bersama antara marketing dengan customer. Masalah target produksi tidak tercapai akan memicu masalah pencapaian produksi melebihi dari kapasitas produksi karena terdapat 2 target yang harus selesai yaitu target utama produksi dan target penyelesaian yang tidak selesai di waktu sebelumnya atau carry over. Kedua target produksi tidak dapat ditunda sehubungan dengan sudah ditunggu schedule DO oleh customer.
- Quality Defect
Apa artinya quantitas produksi tercapai jika terlalu banyak masalah kualitas produk tidak standar. Cacat produk bisa terjadi pada setiap bagian proses produksi bahkan sebelum proses dimulai seperti pemakaian material dibawah standar mutu akibat usaha mencari bahan lebih murah atau permainan pemasok.
Tanggung jawab QC incoming material yang independent memastikan standar mutu material dan menolak tegas material dengan standar rendah. Ketegasan produksi ticak menerima bahan material dibawah standar mutu, tidak melakukan proses produksinya dan tidak menyalurkan WIP yang cacat produk.
Fungsi pengawasan kualitas setiap unit kerja bahwa masalah kualitas bukan saja urusan seorang pengawas tetapi tanggung jawab bersama. Operator produksi pun bisa menyumbang timbulnya cacat kualitas seperti saat handling proses dan handling WIP dan proses pekerjaan manual seperti proses Finishing.
Ciptakan antusiasme untuk membuat produk terbaik karena mutu harus diperjuangkan berdasarkan standar mutu yang ditetapkan. Kesimpulannya cara ampuh mengatasi masalah quality defect adalah dengan mencegah terjadinya cacat produk sejak awal proses sampai finish goods dengan tanggung jawab bersama.
- Waste
Waste atau sampah adalah produk cacat dan harus dimusnahkan, tidak boleh dijual ke karyawan atau dilempar ke pasaran bebas dengan harga miring karena suatu saat akan menimbulkan citra gagal produk. Jika jumlah reject tinggi maka waste tinggi. Maka cara ampuh mengatasi masalah waste sama dengan mengatasi masalah quality defect.
Waste terjadi saat di finish goods dan WIP. Upaya untuk memperbaiki produk waste WIP sebenarnya bisa dilakukan hanya perlu diperhitungkan matang tentang pengurangan time base manual karena perbaikan memerlukan waktu lama.
Pertimbangkan mana yang lebih cepat dan efisien antara perbaikan waste WIP atau tunggu material. Waste yang terjadi di finish goods segera dimusnahkan jangan dikecilkan dengan melempar penjualan ke karyawan.
- Sepi Order
Sepi order dapat disebabkan oleh beberapa faktor:
- Customer tertentu menurunkan kuantitas order karena faktor internal mereka seperti setiap akhir tahun terjadi penurunan order.
- Customer menarik order dan melimpahkan order ke competitor
- Customer menutup order karena pailit.
Salah satu dari alasan di atas menyebabkan target produksi menurun kecuali Marketing berhasil mendapatkan customer lain sehingga jumlah order bisa tetap stabil. Untuk alasan customer menurunkan order dan menutup order akibat kebijakan mereka atau karena pailit merupakan urusan diluar batas produksi.
Mungkin masih ada harapan untuk mengembalikan kepercyaan customer supaya menurunkan ordernya kembali.
Dari beberapa permasalahan yang telah dijelaskan diatas, telah diketahui bahwa SOP produksi sangat diperlukan untuk perusahaan. Hal ini bertujuan agar proses produksi perusahaan dapat dilaksanakan dengan baik sehingga mencapai target yang diinginkan.
Tidaklah mudah melakukan penyusunan SOP produksi yang memang benar – benar tepat dan efisien. Namun, tidak perlu khawatir Anda bisa menggunakan susunan SOP milik ruangsop yang bisa Anda lihat dalam contoh SOP produksi. Pada contoh tersebut akan Anda dapatkan beberapa pembahasan seperti:
- Prosedur Penerimaan Dan Penanganan Bahan Baku
- Pengelolaan Bahan Baku Menjadi Produk Jadi
- Prosedur Penyimpanan Barang Jadi
- Prosedur Distribusi Barang Jadi
- Prosedur Pengawasan Mutu
Anda hanya perlu menyesuaikan susunan SOP tersebut sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, tanpa perlu menyusunnya dari awal.
Nah, itulah penjelasan mengenai pentingnya SOP produksi bagi perusahaan. Beberapa masalah bisa saja terjadi jika bisnis yang Anda jalankan tidak dipersiapkan dengan matang. Salah satunya yaitu permasalahan dalam proses manajemen produksi seperti: tidak dapat mencapai target produksi, Quality defect, waste, hingga sepi orderan. Masalah-masalah tersebut bisa diminimalisasi jika bisnis Anda memiliki standar operasional yang optimal.
