Berdasarkan kemampuannya menghadapi perubahan, SOP dapat digolongkan menjadi dua jenis, yakni:
- SOP statis
- SOP dinamis
Mungkin selama ini Anda tidak memahaminya. Ketidakpahaman inilah yang bisa dimanfaatkan oleh pedagang SOP untuk menjual SOP kepada Anda. Anda bisa keliru membeli SOP statis, yang membuat perusahaan Anda juga menjadi statis (stagnan). Mari kita cermati penjelasannya.
SOP statis adalah SOP yang hanya dibuat sekali saja dan diterapkan selamanya. Bisa jadi SOP itu sudah sangat mendetail, sangat sistematis, sehingga malah menutup celah untuk dikembangkan menyesuaikan dengan dinamika bisnis. Ruang gerak perusahaan menjadi sangat terbatas. Meskipun SOP ini mengarah pada visi perusahaan, tetapi ruang gerak yang terbatas ini justru kontraproduktif. Perusahaan yang manajemennya terlalu kaku biasanya suatu ketika nanti menjadi stagnan, kehilangan kemampuannya untuk tumbuh dan berkembang lagi. Berikut ini beberapa penyebab SOP menjadi statis:
1.Tujuan Penyusunan SOP yang Salah Kaprah
Ada pemilik dan pimpinan perusahaan yang salah kaprah menetapkan tujuan penyusunan SOP. Tujuan mereka, yang penting ada SOP untuk diterapkan saat ini, karena regulasi pemerintah mewajibkan hal itu. Inilah tujuan jangka pendek yang mematikan. Akhirnya, SOP disusun hanya untuk kepentingan sesaat (formalitas) saja. SOP yang disusun untuk kepentingan tersebut biasanya tidak mempertimbangkan dinamika bisnis.
2.Penyusun SOP yang Tidak Berkompeten
Penyusun SOP yang tidak berkompeten, tidak mampu melihat jauh ke depan. Ada perkembangan apakah dalam waktu 5-10 tahun mendatang? Sehingga ia menyusun SOP murni berdasarkan kondisi perusahaan saat ini saja. Prosedur/alur kerja yang disusun tidak memungkinkan untuk dikembangkan lebih jauh. Ibarat tukang bangunan, penyusun SOP seperti ini hanya merenovasi bangunan lama menjadi tampak baru saja.Tetapi menyulitkan pada saat pemilik akan mengembangkan bangunan tersebut.
3.SOP Dibuat Terlalu Mendetail/Sistematis, Sehingga Me nyulitkan Pengembangan
Biasanya SOP seperti ini disusun oleh penyusun SOP yang memiliki latar belakang akademisi, tetapi tidak memiliki pengalaman bisnis dan kurang visioner. SOP dibuat sebagus bagusnya, selengkap-lengkapnya, sesempurna mungkin.Harapannya SOP tersebut dapat bertahan untuk jangka panjang. Siapa yang dapat menjamin esok pagi tidak ada perubahan cara berpikir dan berperilaku konsumen yang mengharuskan perusahaan untuk mengembangkan cara kerja/ prosedur/alur kerja?
Coba cermati produk otomotif berupa mobil. Mobil mobil yang dibuat dengan fitur lengkap justru peminatnya sedikit. Padahal fitur selengkap itu dibuat untuk memanjakan pemilik mobil. Pemilik mobil tinggal menggunakannya saja. Mobil yang laris justru yang fiturnya tidak terlalu lengkap. Pemilik mobil bisa meng-upgrade sendiri fitur-fitur mobil tersebut sesuai kebutuhannya. SOP juga demikian halnya. Lengkap menurut penyusun SOP, bisa tidak bermanfaat untuk perusahaan. Ingat, tujuan penyusunan SOP adalah untuk mengembangkan perusahaan, bukan untuk melengkapi perusahaan.
Apa jadinya jika Anda menerapkan SOP statis seperti ini? Pada awalnya, perusahaan Anda memang akan mengalami pertumbuhan. Tetapi pertumbuhan itu suatu saat akan terhenti dan perusahaan Anda menjadi stagnan. SOP statis ibarat sangkar yang kekecilan. Ketika Anda masih kecil, Anda masih leluasa bergerak di dalam sangkar itu. Begitu Anda tumbuh menjadi besar, Anda justru terpenjara oleh sangkar itu, tidak dapat berkembang sebagaimana mestinya.
SOP dinamis adalah SOP yang memungkinkan isinya dapat dengan mudah ditambah, dikurangi, atau diperbaiki sewaktu-waktu dibutuhkan tanpa menimbulkan perubahan besar pada perusahaan yang berpotensi memunculkan sikap retensi karyawan, demotivasi, atau kerugian perusahaan. Kemudahan untuk merevisi atau mengembangkan itu tidak harus mengubah sebagian besar sistem. Hanya menambah bagian-bagian yang diperlukan saja, sehingga mengurangi risiko biaya tinggi dan kerugian perusahaan.
Untuk menerapkan SOP dinamis memang tidak mudah. Perusahaan harus memiliki karyawan yang khusus bertugas untuk mengawasi pelaksanaan SOP, mengevaluasi pelaksanaan SOP, menemukan hal-hal baru yang harus dikembangkan, dan mengubah atau menambah SOP tersebut sesuai dengan kebutuhan.
Darimana karyawan perusahaan tersebut memperoleh keteram pilan untuk mengubah atau menambah SOP? Tentu saja dari penyusun SOP Penyusun SOP yang berkompeten biasanya mem berikan pelatihan khusus kepada manajemen perusahaan untuk menerapkan SOP yang disusunnya. Setelah itu ia akan memberikan pelatihan khusus bagaimana cara mengubah dan menambah SOP sesuai dengan dinamika bisnis dan kebutuhan perusahaan. Inilah yang tidak dilakukan oleh penyusun SOP yang tidak berkompeten atau pedagang SOP Bagaimana mungkin melatih kliennya menyusun SOP jika mereka sendiri tidak memiliki kapasitas untuk menyusun SOP? Bukankah mereka menyusun SOP dengan cara menjiplak atau copy paste dari perusahaan lain?
Jika Anda menerapkan SOP dinamis ini mer akan terjadi kerepotan. Repotnya adalah merevisi SOP setiap setahun sekali atau beberapa tahun sekali. Perusahaan yang tumbuh dan berkembang itu dalam waktu satu tahun pasti mengalami perkembangan yang signifikan. Misalnya menemukan cara kerja baru yang lebih produktif, menghasilkan produk baru yang menjadi tren konsumsi masyarakat, terjadi perubahan struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan untuk mengakomodir hadirnya jabatan-jabatan baru yang sebelumnya tidak ada, terjadi perubahan cara mengelola keuangan seiring ekspansi perusahaan atau investasi perusahaan,
dan sebagainya. Nah, hal-hal yang belum distandarisasi di SOP lama inilah yang harus Anda standarisasi. Mungkin Anda juga tetap membutuhkan konsultasi dengan penyusun SOP untuk merevisi SOP lama ini.
Baca juga SOP Statis – Bag. 2
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
