General Affair (GA) adalah posisi dalam perusahaan yang berada dibawah divisi umum atau manajer operasi. Dalam hal ini GA biasanya menangani berbagai hal yang berkaitan dengan operasional perusahaan. GA benar-benar fokus melayani semua bagian perusahaan agar bisnis berjalan lancar secara keseluruhan melalui entitas pendukung.
Alokasi GA juga difokuskan pada beberapa layanan seperti investasi dan pembelian, termasuk pemeliharaan dan pemesanan dari vendor tepercaya. Kebayangkan luasnya otoritas kerja sebagai seorang GA. Bayangkan, jika semua masalah ini diabaikan atau tidak direncanakan, dapat berdampak pada terhambatnya operasional perusahaan Anda dan bahkan bahkan anggaran perusahaan bisa juga membengkak dan mungkin menderita kerugian.
Peran GA tentu saja sangat kompleks. Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk membuat SOP GA untuk memastikan proses kerja mereka tertata dan sistematis. Nah, kali ini kami akan membahas tentang pemanfaatan SOP bagi GA dan perusahaan. Simak pembahasannya di bawah ini.
Mengenal Tentang SOP
Secara umum SOP (Standard Operating Procedure) adalah serangkaian langkah yang harus dilakukan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Nantinya, ini akan menjadi panduan apa yang harus dilakukan karyawan. Salah satu alasan utama perusahaan perlu membuat SOP adalah agar setiap proses kerja lebih teratur dan terorganisir.
Apa itu SOP GA?
SOP GA adalah seperangkat instruksi yang disusun oleh tim manajemen GA perusahaan untuk membantu penyelesaian semua pekerjaan GA. Seiring pertumbuhan perusahaan, tim GA akan memiliki lebih banyak tanggung jawab. Oleh karena itu, dibutuhkan peran yang mendesak untuk memenuhi kewajiban SOP tersebut.
Masalah GA Tanpa Adanya SOP
Sebelum memutuskan untuk bekerja di bidang GA, Anda juga harus mengetahui masalah umum yang sering dihadapi oleh General Affair. Mengingat pekerjaan ini memiliki urusan yang banyak, bisa dikatakan potensi masalah cukup lumayan. Berikut ini masalah yang biasanya ada dalam pelaksanaan tugas General Affair:
- Masalah Supplier
Pengadaan barang curah adalah proyek bagi banyak produsen atau pemasok barang . Dimulai dengan pemasok alat tulis, kotak makanan ringan, bahan makanan, dan banyak lagi. Idealnya, GA mencari pemasok dengan kualitas terbaik dan paling memuaskan, tetapi terkadang tawaran curang datang dari pemasok, menjadikan perusahaan sebagai mitra sumber proyek mereka. Pertimbangan kedekatan dan keluarga juga bisa menjadi faktor.
Sebenarnya tidak masalah kualitasnya bagus atau tidak. Tapi kalau buruk, jelas merugikan perusahaan. Ada baiknya GA memutuskan rantai itu dan mencari pemasok yang bermanfaat bagi perusahaan.
- Masalah Mark Up Harga
Sebagai GA, Anda harus memiliki keyakinan yang kuat. Ada kalanya kepentingan pribadi dapat merugikan perusahaan dalam pengadaan barang tertentu. Misalnya, pemasok mengizinkan Anda menerima cek kosong saat Anda membeli barang dengan harga yang salah. Anggap diri Anda beruntung dalam jangka pendek. Tetapi dalam jangka panjang, alamat bahaya jika ketahuan. Anda bahkan mungkin dipecat atau bahkan diancam dengan pidana.
- Masalah Barang Kurang Berkualitas
Salah memilih produk berkualitas juga menjadi masalah. Kurangnya pemahaman tentang kualitas produk ketika sumber dapat menghambat operasi perusahaan Anda. Oleh karena itu, GA juga harus bisa memahami produk yang mereka kelola.
- Masalah Perizinan
Masalah lain yang dapat muncul adalah mengelola berbagai izin. Sebagai perwakilan perusahaan, Anda terkadang menghadapi birokrat kotor dan petugas perizinan lokal. Karena mereka sering mengumpulkan suap, pemerasan, dll. Tentu saja dapat mengganggu operasional perusahaan dan menimbulkan kerugian.
Bagaimana Solusinya?
Untuk meminimalisir semua permasalahan tersebut dan agar GA dapat menjalankan tugasnya dengan baik, maka diperlukan pedoman berupa SOP GA agar semua kegiatan dapat berjalan dengan proses yang jelas. Bagi Anda yang ingin menyusun ataupun membutuhkan rujukan terkait SOP, Anda bisa melihat contoh SOP GA milik Ruangsop, pada contoh tersebut akan Anda dapatkan pembahasan mengenai:
- Prosedur-01 SOP Control Area
- Prosedur-02 SO Penggunaan Telepon Kantor
- Prosedur-03 SOP Inventory Dan Kontrol Kendaraan Bermotor
- Prosedur-04 SOP Penyerahan Kendaraan Dinas
- Prosedur-05 SOP Perpanjangan Surat Kendaraan Kantor
Anda hanya perlu menyesuaikan struktur tersebut sesuai kebutuhan bisnis Anda, tanpa harus menyusunnya dari awal.
Kenapa Harus Menggunakan Ruangsop?
Karena dengan Ruangsop bisa membuat perusahaan Anda menjadi autopilot, specific, complete, dan auditable. Kunjungi lamannya sekarang dan rasakan manfaatnya dari menggunakan Ruangsop.
Nah, dari pembahasan diatas dapat kita ketahui bahwa adanya SOP sangat berpengaruh terhadap kinerja general affair. Beberapa permasalahan bisa saja terjadi apabila perusahaan tidak memiliki SOP GA, permasalahan tersebut diantaranya: masalah supplier, masalah harga, masalah kualitas barang, hingga masalah perizinan.
