Standard operating procedure atau prosedur operasi standar (SOP) harus ada sebagai pedoman proses bisnis bagi karyawan. Tergantung dari jenis bisnis dan jumlah proses yang berjalan di dalamnya, SOP masing-masing bisnis bisa berbeda-beda. Tetapi hampir setiap bisnis harus memiliki SOP penggajian.
Dengan SOP suatu wilayah kerja, pegawai terkait dapat bekerja secara kompak dan terintegrasi. Untuk beberapa industri, SOP yang ketat mungkin tidak terlalu efektif. SOP pembayaran yang ketat sangat penting bagi karyawan dan pemilik bisnis. berikut cara membuat SOP penggajian bagi perusahaan bagi Anda yang membutuhkannya.
Pengertian SOP Penggajian
Sebelum mengetahui langkah-langkah membuat SOP penggajian, Anda terlebih dahulu apa itu SOP Penggajian dan sistem penggajian. SOP penggajian atau SOP gaji merupakan pedoman tata cara yang digunakan oleh perusahaan untuk mencairkan gaji karyawan. Penerapan SOP ini memiliki tujuan yang sangat penting dalam kelancaran usaha terkait pemberdayaan pegawai yaitu kelancaran pembayaran gaji, bonus dan insentif lainnya serta tepat waktu.
Sedangkan sistem penggajian adalah proses pengaturan segala sesuatu yang berhubungan dengan proses pembayaran pegawai dan pembayaran pajak perusahaan. Untuk bisnis, sistem ini juga berguna untuk melacak jam kerja, menghitung upah, pemotongan pajak, mencetak dan membayar pajak pekerjaan pemerintah.
Langkah-Langkah Membuat SOP Penggajian
Setelah mengetahui pengertian dari SOP penggajian, berikut langkah-langkah membuat SOP Penggajian :
- Tetapkan SOP Tujuan
Poin pertama ini harus memberikan informasi kepada karyawan tentang mengapa pembayaran memerlukan prosedur standar. Anda juga bisa mendapatkan contoh SOP yang lain pada laman RuangSOP.
- Deskripsi Ruang Lingkup
Selanjutnya, jelaskan siapa saja yang terkena dampak SOP ini dan kapan mulai berlaku.
- Buat Daftar Definisi
Definisi dari setiap istilah yang perlu dijelaskan harus dicantumkan agar staf dapat mengetahui secara langsung apa arti dari setiap istilah tersebut.
- Menentukan Gaji Pokok
Pada umumnya pemberian upah kepada pegawai didasarkan pada kehadiran pegawai yang menjelaskan jumlah jam kerja dalam sebulan. Jika gaji harian karyawan dihitung, yaitu hari dia tidak masuk kerja tidak termasuk dalam daftar gaji.
Untuk pegawai kontrak atau tetap, upah tetap selama satu bulan, kecuali ada pemotongan pinjaman, lembur, bonus, komisi atau faktor lain yang mengurangi atau menaikkan upah. Jelaskan juga bahwa undang-undang atau peraturan pemerintah adalah standar untuk menetapkan upah.
- Jelaskan Mekanisme Penerimaan Gaji
Pada langkah ini, jelaskan bagaimana karyawan dibayar. Misalnya, pekerja harian menerima upah tunai, sedangkan pekerja kontrak/tetap dapat dipindah tangankan. Dalam hal transfer, gunakan rekening bank apa saja sesuai dengan peraturan perusahaan.
Jelaskan juga cara mendapatkan slip gaji, baik yang dicetak maupun yang dikirim melalui email. Penting juga untuk menetapkan tanggal besaran gaji dan mekanisme pembayaran untuk karyawan baru.
- Pastikan Valid
Agar SOP penggajian ini berlaku, nama dan tanda tangan penanggung jawab gaji atau orang paling senior dalam struktur perusahaan harus ada. Jika memungkinkan, proses ini dapat dilengkapi dengan flowchart yang menjelaskan bagaimana gaji dihitung, dikendalikan, disetujui, hingga ditransfer atau diuangkan ke setiap karyawan.
Manfaat SOP Penggajian
Setelah mengetahui langkah-langkah membuat SOP penggajian, dengan SOP tanpa proses dan aturan yang jelas, proses pembayaran karyawan mudah berkonflik, sehingga mempengaruhi operasional bisnis. Berikut beberapa manfaatnya:
- Pemberian gaji terjadwal.
- Pemberian gaji pegawai sesuai dengan peraturan.
- Tidak ada pegawai yang terlewat ketika gaji ditransfer.
- Tidak ada pegawai yang menerima gaji lebih karena kesalahan administrasi.
- Jika gaji yang diterima tak sesuai, baik kurang ataupun lebih, mempunyai langkah penyelesaian yang jelas.
- Menarik karyawan yang memiliki potensi.
- Menjaga keseimbangan dan keadilan.
Demikian adalah penjelasan singkat tentang SOP penggajian yang sederhana. Anda bisa menyesuaikan SOP ini dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing perusahaan.
