HRD memiliki banyak pekerjaan di sebuah perusahaan. Salah satu dari banyaknya pekerjaan tersebut adalah merekrut karyawan atau pekerja baru, serta membantu melakukan wawancara bagi calon karyawan. Namun selain itu, HRD juga bertanggung jawab dalam hal persiapan rekrutmen karyawan untuk posisi yang dibutuhkan perusahaan.
Meskipun rekrutmen di setiap perusahaan memiliki cara–cara yang berbeda, namun bagian HRD harus tetap mempersiapkan hal-hal yang diperlukan dengan baik agar mencapai proses rekrutmen yang efektif. Ada satu hal inti atau sesuatu yang harus menjadi dasar bagi HRD untuk mempersiapkan diri ketika merekrut posisi baru. Lalu, persiapan apa saja yang harus dilakukan HRD saat akan melakukan rekrutmen? Berikut penjelasan lengkapnya.
Persiapan saat Melakukan Rekrutmen Karyawan
Berikut beberapa hal yang harus dipersiapkan HRD sebelum melakukan rekrutmen karyawan:
Persiapan Rekrutmen Karyawan yang Pertama ialah Mempersiapkan Rincian Pekerjaan
Langkah pertama yang perlu disiapkan HRD saat merekrut untuk posisi baru adalah detail pekerjaan. Dalam urusan rincian pekerjaan diantaranya konfirmasi terkait kebutuhan dalam posisi tertentu. Konfirmasi suatu posisi berarti menjelaskan posisi yang benar-benar dibutuhkan perusahaan. Selanjutnya, Anda perlu menentukan anggaran atau gaji untuk setiap posisi yang akan diisi oleh karyawan tersebut.
Pastikan untuk membandingkannya dengan gaji perusahaan lain untuk posisi tersebut. Anda juga harus menentukan kualifikasi posisi yang akan diisi. Pastikan untuk menuliskan kriteria seperti keterampilan, pendidikan, pengalaman, dan lain-lain. Dalam mempersiapkan detail tersebut, HRD mempersiapkan banyak hal di dalamnya, seperti jumlah yang dibutuhkan, kualifikasi kandidat, biaya dan juga mengenai proyeksi posisi yang dibutuhkan.
Persiapan Rekrutmen Karyawan yang Kedua yaitu Mempersiapkan Iklan Lowongan Kerja
Periklanan merupakan faktor penting dalam proses perekrutan karyawan baru. Karena juga banyak hal yang harus diperhatikan saat membuat iklan ini agar benar-benar menyaring kandidat yang memenuhi syarat yang tepat. Anda dapat membuat iklan dengan bantuan seorang desainer grafis, atau dapat memilih untuk membuatnya sendiri. Tulis deskripsi pekerjaan dengan baik agar dapat dipahami oleh kandidat. Pastikan untuk mendiskusikan hal ini dengan manajer posisi tersebut.
Ingatlah untuk memperhatikan iklan yang Anda buat sehubungan dengan rekrutmen dan juga di mana Anda menempatkan iklan. Pastikan Anda menempatkan iklan di tempat yang tepat, seperti di situs web perusahaan atau di papan lowongan. Untuk memfasilitasi rekrutmen ini, Anda juga dapat bekerja sama dengan pihak lain. Kemitraan dibuat di mana Anda dapat yakin bahwa kandidat yang melamar ke perusahaan adalah kandidat terbaik.
Persiapan Ketiga, Mengelola Lamaran Kerja
Saat perusahaan telah memasang iklan terkait penerimaan atau rekrutmen karyawan. Kemudian, akan banyak CV akan berdatangan ke perusahaan Anda. Langkah kedua yang harus disiapkan HRD saat merekrut posisi baru adalah mengelola CV pelamar. Anda harus mulai memilih panel wawancara. Panel yang melakukan wawancara akan lebih baik adalah seorang user. User itu sendiri didefinisikan sebagai seseorang yang bekerja secara langsung dengan seorang kandidat untuk membantu mereka lebih memahami posisi mereka.
Kemudian Anda dapat mulai membuat pertanyaan wawancara Anda. Karena setiap perusahaan memiliki pertanyaan wawancara sendiri, Anda juga dapat mengembangkan pertanyaan yang ada ini lebih lanjut. Anda kemudian dapat meninjau CV untuk mempersempit kandidat. Tentu banyak CV yang masuk dari lowongan pekerjaan tersebut. Pilih CV mana yang merupakan kandidat potensial untuk pekerjaan itu.
Hal ini juga kan mempermudah anda nantinya saat memasuki tahap wawancara karena tidak melakukannya kepada seluruh pelamar CV karena terlalu banyak. Pilih lokasi dan jadwal yang cocok untuk wawancara Anda. Anda tidak hanya harus memiliki lokasi wawancara yang strategis dan tepat, tetapi Anda juga harus memastikan waktu wawancara yang tepat. Sehingga tidak terjadi konflik selama pelaksanaan.
Persiapan Keempat yaitu Melakukan Wawancara
Langkah selanjutnya adalah melakukan wawancara. Untuk menemukan kandidat terbaik, HRD harus tahu bahwa wawancara harus dilakukan pada tahap ini. Sangat penting untuk memeriksa surat rekomendasi kandidat. Karena dengan referensi tersebut Anda dapat memverifikasi dan memastikan bahwa kandidat tersebut cocok untuk pekerjaan tersebut. Memeriksa referensi juga dapat memberi Anda gambaran tentang seperti apa pencapaian kandidat dan bagaimana mereka berhubungan dengan orang lain di perusahaan mereka sebelumnya.
Anda kemudian dapat mulai menegosiasikan kisaran gaji yang diinginkan karyawan. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan sebelum menyetujui jumlah gaji dengan kandidat. Harus disetujui terlebih dahulu oleh tim keuangan. Anda kemudian dapat melakukan penawaran posisi. Anda bisa melakukan ini dengan mengirim email kepada kandidat tentang penawaran posisi tersebut. Yang kemudian dapat disetujui oleh kedua belah pihak.
Persiapan Rekrutmen Karyawan Selanjutnya ialah Menghubungi Pelamar yang Gagal
Anda tidak dapat meninggalkan kandidat yang tidak dapat menjadi karyawan perusahaan Anda. Pastikan untuk memberi mereka informasi dan berita tentang kegagalan atau ketidak terpilihan mereka. Ingatlah untuk menjelaskan mengapa mereka tidak dipilih untuk bekerja di perusahaan Anda. Hal ini harus dilakukan, sehingga menunjukkan bahwa perusahaan anda menghargai waktu dan tenaga yang sudah mereka keluarkan dalam melakukan tahapan rekrutmen karyawan.
Terakhir, Merencanakan Onboarding Karyawan Baru
Selanjutnya, Anda perlu membuat jadwal untuk onboarding atau orientasi karyawan baru. Kita semua tahu betapa pentingnya proses orientasi bagi karyawan baru. Proses orientasi membantu karyawan baru memahami peran dan tanggung jawab mereka dan juga membantu karyawan mengenal perusahaan dengan lebih baik.
Saat mengisi posisi baru, banyak hal yang harus disiapkan HRD. Dimulai dengan persiapan susunan rekrutmen, masalah periklanan, manajemen lamaran kandidat, wawancara dan pemilihan kandidat yang cocok. Tentu saja kita ketahui merekrut karyawan membutuhkan usaha keras yang cukup detail.
Oleh karena itu, tim HRD perusahaan perlu menerapkan sebuah standar operasional berupa SOP HRD yang dapat memfasilitasi hal tersebut. Jika belum memilikinya Anda dapat melihat contoh SOP HRD kami untuk lebih mempermudah Anda dalam peyusunan SOP. Dengan begitu pekerjaan tim HRD akan terlaksana dengan lebih baik dan juga sistematis.
Demikian penjelasan mengenai persiapan rekrutmen karyawan yang harus dilakukan oleh HRD. Semoga bermanfaat!
