Secara umum, sistem penggajian adalah sistem akuntansi yang membantu perusahaan untuk mengontrol pembayaran gaji kepada karyawan. Namun perhitungan gaji tidak boleh dilakukan sembarangan, ada beberapa prosedur sistem penggajian yang harus diperhatikan oleh tim keuangan agar tidak terjadi kesalahan.
Sistem penggajian ini dilakukan untuk mengendalikan biaya penggajian dengan melakukan beberapa prosedur tertentu yang dibutuhkan. Tentunya prosedur tersebut harus disesuaikan dengan kebijakan masing-masing perusahaan. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang prosedur sistem penggajian dan pengupahan di perusahaan, Anda bisa menyimak artikel berikut ini.
Prosedur Sistem Penggajian Karyawan
Seperti disebutkan di atas, proses sistem penggajian harus memperhatikan kebijakan yang berlaku di perusahaan. Secara umum, prosedur penggajian dapat dilihat dari beberapa hal berikut.
- Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Pencatatan waktu kehadiran adalah salah satu prosedur yang paling umum digunakan dalam sistem penggajian pegawai. Waktu kehadiran digunakan oleh perusahaan untuk mengetahui apakah seorang karyawan bekerja pada jam normal atau overtime. Sehingga, hal ini akan berpengaruh terhadap besarnya gaji yang akan diterima nantinya. Saat ini, ada banyak cara bagi perusahaan untuk mencatat kehadiran karyawan.
Misalnya dengan menggunakan mesin sidik jari yang dapat merekan sidik jari seorang pekerja ketika ingin clock-in dan clock-out. Selain itu, saat ini sudah ada pencatatan absensi karyawan dengan metode terbaru dimana karyawan hanya perlu membuka aplikasi absensi dan dapat diakses kapan saja dan dimana saja. Karyawan hanya perlu melakukan pengenalan wajah sebagai bukti kehadiran.
- Prosedur Pencatatan Waktu Kerja
Selain pencatatan waktu hadir, perusahaan juga menggunakan prosedur pencatatan waktu kerja untuk menentukan besarnya upah yang nantinya akan dibayarkan kepada karyawan. Aturan jam kerja seorang karyawan pada umumnya adalah 8 jam sehari. Jika karyawan tersebut pergi lebih awal, maka perusahaan akan mencatat dan menghitung gaji sesuai waktu kerja karyawan tersebut.
Sedangkan jika karyawan tercatat bekerja lebih dari 8 jam sehari, maka akan dihitung sebagai lembur oleh perusahaan. Perhitungan upah bagi karyawan yang pulang lebih awal dan kerja lembur dapat disesuaikan dengan peraturan masing-masing perusahaan.
- Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
Proses pembuatan daftar gaji ini didasarkan pada setiap surat keputusan dari perusahaan tentang pengangkatan pegawai baru, pemberhentian pegawai, kenaikan atau penurunan jabatan, gaji bulan sebelumnya, serta daftar pegawai yang sudah masuk kerja. Biaya yang dikeluarkan berdasarkan surat keputusan tersebut selanjutnya akan dialokasikan ke masing-masing departemen terkait.
- Prosedur Pengalokasian Biaya Gaji
Setelah membuat daftar gaji seluruh karyawan di perusahaan, maka dilakukan alokasi biaya gaji di setiap departemen tempat karyawan tersebut berada. Tujuan dari distribusi ini sendiri adalah agar perusahaan dapat mengendalikan biaya dan menjadi dasar perhitungan biaya pokok produk. Dengan mengambil langkah ini tentunya akan memudahkan perusahaan dalam menghitung HPP sehingga sistem penggajian karyawan terhindar dari kesalahan.
- Prosedur Pembayaran Gaji
Membahas mengenai prosedur pembayaran gaji dan upah, tentunya tidak terlepas dari fungsi akuntansi dan fungsi keuangan yang harus dijalankan oleh perusahaan. Fungsi akuntansi digunakan sebagai indikasi pengeluaran kas usaha, sedangkan fungsi keuangan digunakan dalam penulisan cek untuk membayar upah karyawan.
Agar pembayaran upah karyawan bisa lebih praktis dan akurat, Anda bisa menerapkan sebuah standar operasional berupa SOP keuangan. SOP keuangan adalah kumpulan pedoman yang mengatur segala kegiatan akuntansi perusahaan Anda, termasuk pengelolaan pembayaran gaji karyawan.
Dengan adanya SOP ini dapat membuat proses penggajian menjadi lebih cepat, akurat, dan tentunya juga lebih aman, sehingga keuangan perusahaan Anda bisa terkelola dengan baik. Jika belum memilikinya, Anda bisa melihat contoh SOP keuangan milik Ruangsop yang dapat mempermudah Anda dalam penyusunan SOP sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Nah, itulah prosedur sistem penggajian karyawan yang biasa diterapkan oleh perusahaan. Proses sistem penggajian harus dilakukan dengan sangat teliti dan hati-hati. Inilah sebabnya mengapa sebuah perusahaan harus memiliki tim keuangan yang kompeten.
