Dalam kegiatan bisnis, pembelian barang merupakan hal yang cukup penting. Barang di sini dipahami dalam arti luas, termasuk dari bahan produksi, mesin, peralatan dan perlengkapan kantor, dll. Tentu karena atas nama perusahaan maka pengadaannya dilakukan dengan proses tersendiri. Perusahaan sebagai organisasi yang mencari laba memerlukan prosedur yang jelas. Pembelian barang atau yang disebut pengadaan akan melibatkan pihak lain sebagai pemasok barang dan kontrak transaksi secara jelas memuat syarat-syarat transaksi. Berikut tahapan pengadaan barang di perusahaan.
Tahapan Pengadaan Barang di Perusahaan
- Analisis Kebutuhan Bisnis
Langkah pertama dari proses pengadaan adalah analisis kebutuhan bisnis. Setiap departemen akan menyampaikan kebutuhannya kepada tim pengadaan, yang kemudian akan dianalisis sesuai urgensinya terhadap bisnis. Setelah semuanya dianalisis, kemudian diputuskan barang mana yang akan dibeli atau layanan mana yang akan digunakan selama fase pengadaan. Tidak semua pengajuan dapat disetujui, karena kemungkinan tidak semua yang diajukan oleh setiap departemen itu penting dan tidak boleh dibeli.
- Persetujuan Manajemen
Setelah melalui tahap analisis yang ketat, daftar barang yang akan dibeli akan diserahkan ke pihak manajemen oleh bagian pembelian. Manajemen kemudian akan meninjau dan memastikan bahwa semua daftar akurat, seperti yang dipersyaratkan oleh bisnis.
Persetujuan manajemen kembali diteruskan ke pembelian barang untuk melanjutkan proses hingga tahap penawaran. Akan lebih baik jika persetujuan manajemen disertai dengan file tertulis untuk memudahkan dokumentasi dan klarifikasi proses.
- Proses Tender untuk Vendor dan Supplier
Lanjut ke proses selanjutnya, yaitu tender. Bagian pembelian membuka tender kepada pemasok dan pemasok yang ada, guna mencari pemasok barang yang terbaik untuk kebutuhan perusahaan. Tidak hanya mempertimbangkan harga, tetapi juga kualitas produk. Kemudian, nilai produk yang ditawarkan oleh pemasok dan pemasok akan dilihat dan diperiksa sehingga perusahaan memahami dengan jelas bagian mana yang paling cocok untuk dipilih.
- Analisis Vendor dan Supplier
Melihat penawaran dari vendor dan supplier, pembeli terikat untuk menganalisis kembali. Mengenai kualitas produk, harga yang ditawarkan, serta faktor-faktor lain yang terkait dengan barang yang ingin dibeli perusahaan.
Analisis ini akan membatasi pilihan pada beberapa pemasok, atau pemasok yang dianggap paling cocok, untuk melanjutkan ke proses selanjutnya. Tentu saja, pertimbangan departemen pembelian akan memainkan peran penting dalam analisis ini.
- Tahap Quotation atau Penawaran
Setelah mempersempit jumlah vendor dan pemasok, perusahaan biasanya akan meminta penawaran kepada pihak yang menyetujui seleksi. Penawaran dapat bervariasi. Dari penawaran awal pada tahap penawaran, hingga penawaran baru yang bertujuan untuk memicu minat perusahaan. Pembelian harus menghormati setiap tawaran para pihak.
- Pemilihan Vendor
Proses negosiasi akan dilakukan, sehingga perusahaan dapat mengevaluasi lebih lanjut vendor atau supplier mana yang paling cocok untuk menjadi pemasok barang. Negosiasi, untuk mencapai penawaran yang paling menguntungkan bagi perusahaan. Pemasok atau pemasok yang paling cocok akan dipilih dan kemudian dilanjutkan ke tahap berikutnya dari prosedur pengadaan barang.
- Purchase Order, Kontrak, dan Dokumen Sejenis
Membuat pesanan adalah langkah selanjutnya setelah memilih pemasok barang. Nota pembelian dapat bersifat jangka pendek, dapat disimpulkan dalam suatu transaksi, atau dalam bentuk kontrak jangka panjang untuk menjalin kemitraan untuk jangka waktu yang lebih lama.
Baik dalam bentuk jual beli jangka pendek maupun jangka panjang, dokumen ini juga perlu disepakati oleh kedua belah pihak sebelum melakukan transaksi jual beli barang. Lagi-lagi bagian pembelian wajib mengecek isi pesanan atau kontrak agar tidak ada yang salah dengan kesepakatan.
- Periksa Kualitas, Terima Barang
Pesanan akan diproses dan barang akan sampai sesuai jadwal. Pemeriksaan kualitas dilakukan segera, begitu juga pemeriksaan kuantitas. Kedua hal ini harus dipastikan dalam urutan yang benar dan perjanjian yang ditandatangani. Jika ada kuantitas atau kualitas yang tidak sesuai, perusahaan melalui bagian pembelian dapat mengadukan barang tersebut kepada pemasok.
- Pembayaran Akhir
Setelah semua masalah yang berkaitan dengan barang yang dipesan telah diselesaikan dan diselesaikan, perusahaan akan menerima faktur dari pemasok barang untuk periode pembayaran terakhir. Jumlah yang tertera pada faktur ini akan sesuai dengan kesepakatan awal dan perusahaan dapat membayar jumlah sesuai dengan metode yang disepakati. Harus dipastikan bahwa setiap pembayaran dilengkapi dengan bukti pembayaran yang jelas dan terverifikasi.
Itulah tahapan pengadaan barang di perusahaan, pengelolaan dan pemeliharaan gudang wajib didukung oleh sistem dan sumber daya manusia yang memadai. Anda bisa menggunakan Contoh SOP gudang dan logistik untuk mengontrol dan memantau berbagai proses yang terjadi di gudang. Hal tersebut terkait dengan proses pengiriman, penerimaan dan penyimpanan. Anda bisa mendapatkan contoh SOP pada laman Ruang SOP.
