Customer service adalah bagian penting dari pergerakan bisnis yang berhubungan langsung dengan pelanggan. Meski sering dianggap biasa-biasa saja, customer service sebenarnya adalah sebuah profesi dengan banyak fungsi dan peran dalam sebuah perusahaan. Setidaknya ada dua fungsi utama dari layanan pelanggan. Job desk utama customer services adalah menjadi humas terdepan, dan yang kedua adalah menciptakan kultur perusahaan yang positif.
Dengan adanya CS atau customer service memudahkan pelanggan untuk mendapatkan produk dan layanan yang berbeda. Di masa lalu, customer service hanya dapat memberikan layanan melalui telepon atau secara langsung. Namun, seiring waktu layanan CS dapat diimplementasikan dengan cara yang berbeda. Berikut job desk customer services yang wajib Anda ketahui.
Job desk customer services
- Publik Relation (PR)
Job desk customer service bisa disebut publik relation, karena berperan yang dapat membangun dan mempererat hubungan perusahaan dengan pihak eksternal. Perusahaan dengan layanan CS yang baik juga dapat menciptakan citra yang baik di mata luar.
Bahkan untuk pelayanan yang baik, CS dapat membanggakan diri dan dapat membangun hubungan jangka panjang antara pelanggan dan perusahaan. Oleh karena itu, sangat penting untuk selalu bersikap ramah dan sopan kepada konsumen.
- Sebagai Sarana Penjualan
Selain berperan sebagai solusi dari permasalahan yang ada, customer service juga berperan sebagai sales support department. Jika seorang pelanggan menelepon untuk menanyakan tentang suatu produk, layanan pelanggan dapat menggunakan waktu itu untuk mendapatkan perhatian pelanggan dan membeli produk tersebut. Layanan pelanggan tidak memainkan peran yang sama dengan dukungan penjualan. Namun kewajiban ganda ini dapat dijadikan sebagai solusi untuk dengan mudah menarik konsumen agar membeli produk milik perusahaan.
- Menjalin Hubungan Baik dengan Pelanggan
Job desk customer service yang ketiga adalah menjalin hubungan baik dengan customer atau klien. Untuk itu, CS harus memberikan pelayanan yang maksimal dan juga penuh senyuman.Melalui layanan CS yang maksimal ini dapat membawa refleksi positif bagi perusahaan. Jika ditemukan pelanggan memiliki keluhan terkait produk dan layanan perusahaan, pihak CS harus memberikan solusi. Selain itu, juga dapat membantu klien menjadi tenang. Jangan biarkan pertengkaran atau bahkan pelanggan mencaci-maki pelanggan. Untuk ini, tetaplah ramah bahkan ketika Anda bertemu pelanggan yang tidak menyenangkan.
- Sebagai Penerima Tamu
Customer service juga dikenal sebagai resepsionis, yaitu penerima tamu. Secara keseluruhan, CS benar-benar berada di garis depan dalam sebuah perusahaan. Dengan cara ini, tamu yang masuk secara otomatis akan berhadapan dengan CS terlebih dahulu. Sebagai seorang CS, tentunya Anda sangat perlu memahami cara kerja internal perusahaan tempat Anda bekerja.
Umumnya pelanggan akan menanyakan hal-hal yang berhubungan dengan perusahaan kepada CS, misalnya produk perusahaan, layanan atau lainnya. Anda bisa menggunakan SOP untuk mengatur perusahaan Anda agar bisnis berjalan lancar. Anda bisa menggunakan Conth SOP Pelayanan Pelanggan, Anda bisa menemukan berbagai macam contoh SOP pada laman Ruang SOP.
- Melayani Customer
Job desk customer service yang paling umum adalah melayani pelanggan atau konsumen. Hal ini dapat disesuaikan dengan jenis atau sektor kegiatan yang ada dalam suatu bisnis. Jika perusahaan adalah bank, layanan pelanggan seharusnya melayani keinginan pelanggan.
Selain itu, mereka juga harus mendengarkan keluhan nasabah bank dan mencari solusi. Lain halnya dengan perusahaan pelayaran, di mana tugas CS adalah memberikan pelayanan kepada konsumen untuk mengambil atau mengirimkan barang, meskipun mereka juga menerima klaim.
- Mengelola Administrasi
Mengelola administrasi atau entri data juga merupakan tanggung jawab layanan pelanggan. Entri data ini digunakan untuk memasukkan data informasi pada sistem komputer. Misalnya, ketika pelanggan memesan layanan, memesan produk. CS dapat memasukkan data transaksi ke dalam sistem komputer. Kemudian, memberikan informasi konfirmasi kepada pelanggan melalui email. Untuk menghindari kesalahan, CS perlu lebih berhati-hati.
Sekarang Anda memahami peran layanan pelanggan. Meskipun terkadang membutuhkan lebih banyak kesabaran, berurusan langsung dengan pelanggan dapat membantu Anda mengetahui apa yang sebenarnya diinginkan pelanggan dari suatu produk.
