Pada dasarnya, Reimbursement merupakan proses penggantian uang dari perusahaan kepada karyawan terkait klaim pengeluaran yang dilakukan karyawan untuk kepentingan pekerjaan atau bisnis perusahaan dengan persyaratan menyerahkan bukti pembayaran atau invoice. Pada umunya, perusahaan mempunyai standar dan peraturan terkait reimbursement. Oleh karena itu, karyawan harus mengetahui bagaimana proses reimbursement agar nantinya dapat memperlancar proses tersebut.
Bagaimana pengelolaan reimburesement kantor untuk karyawan dan biaya apa saja yang termasuk dalam reimbursement?
Apa Itu Reimbursement
Reimbursement merupakan pengganti biaya oleh perusahaan atas penggunaan keuangan pribadi karyawan dalam menjalankan urusan pekerjaan. Namun, tidak semua pembiayaan ini bisa di reimburse atau masuk dalam biaya perusahaan. Ada beberapa ketentuan sendiri untuk urusan reimburse. Biasanya, biaya yang dapat di imburse adalah:
- Biaya Transportasi dan Akomodasi Perjalanan Dinas
Semua biaya perjalanan ditanggung oleh perusahaan karena perjalanan bisnis dilakukan untuk alasan profesional. Namun, persyaratan apa yang ada untuk perjalanan bisnis? Pengeluaran untuk perjalanan bisnis ini antara lain meliputi biaya peninapan, perjalanan, makan, dan kebutuhan komunikasi seperti pulsa, paket data, dan lain-lain.
- Biaya Perawatan dan Pengobatan Kesehatan Karyawan
Klaim reimbursement termasuk biaya kesehatan, yang memungkinkan karyawan untuk mendapat uang ganti untuk biaya yang dikeluarkan dalam memenuhi tuntutan medis. Biaya pengobatan ini meliputi harga perawatan, pengobatan, dan kebutuhan lainnya.
- Biaya Perbaikan Operasional Alat Kerja
Jika Anda pernah mengalami laptop rusak karena terus digunakan bekerja, karyawan bisa mengklaim biaya perbaikan operasional kerja kepada perusahaan. Biaya ini dapat menutupi kebutuhan operasional tambahan, seperti kebutuhan alat tulis dan perlengkapan kantor, selain biaya perbaikan alat kerja.
- Biaya Bisnis
Karyawan terkadang perlu meningkatkan keahlian mereka untuk memfasilitasi pekerjaan mereka. Misalnya untuk biaya seminar, biaya pelatihan, dan lain sebagainya. Sehingga karyawan dapat mempelajari apa yang mereka butuhkan untuk pekerjaan mereka sambil tetap mendapatkan bantuan dari kantor.
Jika keperluan Anda sebagai karyawan masuk dalam kategori reimburse di atas, uang pribadi yang Anda gunakan bisa diajukan reimburse. Namun, tidak semua bisnis menggunakan kategori yang disebutkan di atas. Kategori yang dicakup oleh reimbursement dapat bervariasi di setiap perusahaan. Oleh karena itu, Anda dapat mematuhi syarat-syarat reimbursement yang ada di perusahan sebagai karyawan.
Proses Klaim Reimbursement di Perusahaan
Reimbursement mempunyai proses klaim khusus, sehingga tidak bisa dilakukan begitu saja. Ada beberapa hal yang harus dipenuhin untuk dapat mengkalim reimbursement. Hal ini terkait dengan SOP yang dibuat oleh perusahaan, yang mana setiap perusahaan mempunyai SOP yang berbeda. Namun, Anda dapat memahami bagaimana proses klaim reimbursement secara garis besar.
- Memastikan untuk Memahami Peraturan Reimbursement
Akan lebih baik jika karyawan memahami dengan baik batasan penggantian sebelum mengajukan proses, termasuk jumlah maksimum yang dapat diganti untuk biaya, kebutuhan pekerjaan yang ditanggung oleh reimurse, dan prosedur reimursement di kantor. Lebih mudah bagi karyawan untuk mengajukan klaim reimbursement jika mereka memahami dasar-dasar kebijakan reimbursement perusahaan.
- Memahami Syarat Pengajuan Klaim Reimbursement
Tidak diragukan lagi perlu untuk memberikan bukti bahwa karyawan tersebut benar-benar membayar pengeluaran kantor sebelum mengajukan klaim pengembalian dana. Pembatasan ini menghentikan dana penggantian perusahaan dari digunakan secara curang. Memiliki kuitansi, faktur, atau bentuk dokumentasi pembiayaan lainnya adalah beberapa contoh prasyarat untuk mengklaim biaya penggantian. Untuk mengklaim pengeluaran sebagai karyawan, pastikan Anda telah memenuhi syarat ini.
Pengajuan proses reimburesement untuk karyawan bisa dilakukan dengan mudah dan cepat menggunakan reimbursement online. Dengan aplikasi reimbursement online, pengajuan reimbursement tidak lagi manual, dan sangat membantu HRD dalam mengelola urusan reimburse dengan cepat dan mudah. Dengan sistem reimbursement online, urusana pengelolaan dan laporan reimburse akan lebih mudah.
Jika Anda membutuhkan informasi lainnya, Anda dapat mengunjungi website dan media sosial kami.
