General Affair (GA) adalah posisi perusahaan yang biasanya melapor kepada General Area Manager atau Manajer Operasi. Semua aktivitas perusahaan membutuhkan tujuan, visi, dan rencana yang jelas untuk masa depan. Kejelasan ini harus ditunjukkan melalui perencanaan dan pelaksanaan dokumentasi. Masalah umum ini kemudian berkaitan dengan masalah kantor yang rutin dan tidak terduga. Di perusahaan dengan struktur organisasi sederhana, GA sebagian besar digabungkan dengan HRD, terkadang di departemen pembelian dan departemen pembelian.
Apa yang dimaksud dengan general affair dalam perusahaan?
Urusan umum atau yang biasa dikenal dengan departemen umum adalah unit pendukung yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk menangani berbagai kebutuhan bisnis. Sesuai dengan namanya, General Affairs harus menangani masalah-masalah umum yang ada di perusahaan.
Urusan Umum bertanggung jawab untuk melayani semua unit operasi perusahaan, baik dari perspektif administrasi maupun manajemen dari operasi perusahaan sehari-hari. Setiap perusahaan memiliki departemen urusan umum yang berbeda. Ada hal-hal umum yang harus dilaporkan ke departemen urusan umum atau manajer operasi.
Di sisi lain, di perusahaan dengan struktur organisasi yang sederhana, urusan umum dan pengembangan sumber daya manusia, dan dalam beberapa kasus departemen pembelian dan pembelian, seringkali terintegrasi.
Fungsi General affair dalam perusahaan
- Fungsi pemelihara dan perawatan
Pekerjaan pertama GA adalah mengelola status operasional dan pemeliharaan fasilitas. Misalnya, fasilitas toilet, gedung perkantoran, ruang kantor, penyimpanan yang layak, pemeliharaan peralatan listrik, kebersihan dan penampilan semua properti dan area perusahaan.
Sekretaris harus menilai dan memprioritaskan persyaratan dan fasilitas sebelum mengajukan anggaran. Misalnya, apakah peningkatan fasilitas toilet lebih penting daripada perluasan ruang pertemuan atau lobi tamu? Apapun prioritas administrasi, mereka harus masuk akal dan berdampak positif pada operasi perusahaan.
- Menyiapkan laporan berkala
Fungsi penting lainnya dari Urusan Umum adalah penyusunan laporan berkala untuk tujuan anggaran. Bagian Umum paling mengetahui kondisi dan fasilitas kantor, sehingga laporan harus terdiri dari aset dan pengeluaran kantor. Laporan ini membantu perusahaan menilai efektivitas investasi internal mereka.
- Fungsi perizinan
Departemen urusan perusahaan juga memiliki fungsi untuk membantu mengelola semua izin yang diperlukan. Urusan umum juga memiliki fungsi membangun hubungan dengan pihak luar seperti pemerintah daerah, polisi, kelompok massa dan wartawan.
- Membina hubungan baik
Fungsi lain dari General Affairs adalah membina hubungan baik dengan pemasok barang dan jasa.
Setelah administrasi perusahaan diintegrasikan ke dalam departemen sumber daya manusia, fungsi lain yang terkandung di dalamnya menyimpulkan kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan menangani keluhan atas nama perusahaan bila diperlukan. Hubungan yang baik secara tidak langsung berpengaruh positif terhadap citra perusahaan di mata pelanggan dan tentunya berpengaruh terhadap keuntungan yang diterima perusahaan.
- General affair menciptakan SOP
Selain itu, Urusan Umum terlibat dalam pembuatan, pengembangan, dan penerapan sistem atau prosedur kerja untuk perolehan dan pemeliharaan fasilitas yang ada. Misalnya, buat daftar periksa dan jadwal pembersihan toilet yang menjelaskan cara merawat genset, mobil, sepeda motor, dan peralatan berharga lainnya. Standar operasional prosedur biasanya memproses permintaan untuk perlengkapan kantor yang umum digunakan seperti pena, kertas, binder, dan alat tulis.
- Menyelenggarakan survei kepuasan
Sebagai departemen yang proaktif merespon permasalahan internal perusahaan, General Affairs juga melakukan survei kepuasan layanan bagi karyawan dan tempat kerja. Studi ini dilakukan untuk meningkatkan kualitas produk atau layanan kami dan akurasi serta kecepatan layanan yang diberikan.
Demikian artikel diatas yang menjelaskan fungsi general affair di perusahaan. Meskipun untuk perusahaan dengan struktur organisasi sederhana, General Affair dapat di gabungkan dengan divisi HRD atau purchasing. Semoga bermanfaat!
