Ruang rapat merupakan ruang publik yang dimiliki oleh setiap orang dan dapat digunakan oleh semua orang, baik itu karyawan di kantor atau bahkan umum jika disewa. Karena ruang rapat adalah ruang publik, ada aturan tidak tertulis yang harus diikuti saat menggunakan ruang rapat, baik Anda menyewa ruang rapat di tempat umum atau menggunakan ruang rapat di kantor Anda. Etika ini diperlukan agar rapat tetap berjalan lancar, sekaligus sebagai rapat yang produktif. Lalu apa saja etika yang harus diketahui. Berikut mari mengenal etika menggunakan ruang rapat.
Etika Menggunakan Ruang Rapat
- Rencanakan Waktu Rapat dengan Tepat
Pemimpin rapat harus merencanakan pertemuan dengan baik. Pastikan bahwa setiap orang dalam rapat mengetahui jadwal yang ditetapkan untuk penggunaan ruang rapat secara optimal. Juga, jika tidak semua peserta hadir, dan hanya 3-4 karyawan yang hadir, memesan ruang rapat akan terasa sia-sia.
- Segera Beri Kabar Jika Batal menggunakan
Anda mungkin ingin rapat berjalan sesuai rencana. Namun, terkadang ada alasan yang memaksa Anda untuk membatalkannya. Jika ini terjadi, beri tahu segera bahwa Anda tidak menggunakan ruang rapat. Hindari menunda-nunda sampai saat-saat terakhir, dan bahkan tidak memberi kabar. Hal ini penting jika ada kelompok lain yang membutuhkan ruang untuk pertemuan mereka.
- Jaga Kedamaian Semaksimal Mungkin
Jika ruang rapat Anda berada di tengah-tengah ruang kantor, atau bersebelahan dengan ruang rapat lain, sebisa mungkin selalu berusaha menjaga ketertiban dan ketenangan di dalam ruang tersebut. Diskusi dan argumen sangat umum, tetapi cobalah untuk menjaga volume dan menghormati orang lain yang tertarik di sekitar Anda, lain cerita jika ruangan itu benar-benar kosong dan sunyi dan tidak ada orang di sekitarnya.
- Menjaga Ketenangan Semaksimal Mungkin
Jika ruang rapat Anda berada di tengah-tengah ruang kantor, atau bersebelahan dengan ruang rapat lain, sebisa mungkin selalu berusaha menjaga ketertiban dan ketenangan di dalam ruang tersebut. Diskusi dan argumen sangat umum, tetapi cobalah untuk menjaga volume dan menghormati orang lain yang tertarik di sekitar Anda, lain cerita jika ruangan itu benar-benar kosong dan sunyi dan tidak ada orang di sekitarnya.
- Menyiapkan Semuanya
Jika Anda bertanggung jawab untuk mengatur pertemuan, persiapan adalah etika menggunakan ruang rapat yang harus diingat. Jika rapat Anda membutuhkan perlengkapan seperti proyektor, layar, laptop, dll, siapkan barang-barang tersebut. Anda juga harus memastikan bahwa peralatan lain seperti AC, kabel dan kursi berfungsi dengan baik. Jika ada masalah, Anda bisa berkoordinasi dengan pihak yang biasa mengelola perangkat tersebut.
- Hapus Semua Tulisan di Papan Tulis
Etika yang satu ini sering diabaikan oleh pengguna ruang rapat. Seringkali Anda menemukan sisa-sisa coretan di papan tulis saat ingin menggunakan ruangan. Ini benar-benar tidak baik. Untuk menghargai tim lain yang ingin bertemu, hapus dulu tulisan di papan tulis. Sedikit goresan mungkin tidak banyak, namun tetap jaga fasilitas umum dan hargai kenyamanan orang lain.
- Membuang Sisa Makanan
Jika Anda makan di ruang rapat, pastikan untuk membuang sisa makanan sebersih mungkin. Selain itu, jika ada tumpahan makanan atau minuman di atas meja, cobalah untuk membersihkannya sebelum Anda meninggalkan ruangan. Anda bukan satu-satunya yang menggunakan ruangan itu.
- Membersihkan Ruangan Setelah Rapat
Etika penggunaan ruang rapat diikuti dengan membersihkan ruangan setelah rapat berakhir. Selain menunjukkan divisi Anda bersih, ini adalah salah satu praktik paling etis yang harus diikuti setiap karyawan. Selain itu, lingkungan kerja yang sehat secara tidak langsung akan meningkatkan produktivitas dan mengurangi stres bagi karyawan.
- Tutup Pintu Ruang Rapat
Terutama jika Anda menyewa ruang rapat di tempat umum, pastikan Anda tetap menutup pintu meskipun tidak sedang membicarakan sesuatu yang penting. Namun, pertimbangkan orang lain di sekitar Anda, tidak semua orang ingin mendengar percakapan dan diskusi Anda.
Demikian artikel mengenai etika menggunakan ruang rapat. Agar rapat berjalan lancar, kita semua harus mengikuti etika yang telah ditetapkan. Selain itu, sebagai profesional, kita harus selalu menghargai orang lain dan menjaga kebersihan fasilitas umum yang tersedia.
