Karier seorang karyawan di suatu perusahaan dimulai dengan onboarding pada hari pertama dan diakhiri dengan offboarding pada hari terakhir. Anda mungkin sudah mengetahui dan telah melalui proses onboarding. Namun, jika Anda berencana untuk pindah atau bahkan berhenti bekerja, maka Anda akan berurusan dengan proses offboarding karyawan. Apa itu offboarding?
Offboarding adalah proses formal perpisahan antara karyawan dan perusahaan, baik itu melalui pengunduran diri, PHK atau pensiun. Proses offboarding meliputi transfer pengetahuan, penonaktifan akun dan akses perangkat lunak, pengambilan dokumen yang diberikan kantor, dan exit interview.
Tujuan offboarding adalah untuk memastikan bahwa seorang karyawan yang akan keluar dari perusahaan bener-benar tidak lagi memiliki akses ke perusahaan. Hal ini sangat penting agar tidak terjadi penyalahgunaan data dan hal-hal lain yang tidak diinginkan. Lantas, bagaimana proses offboarding karyawan yang benar? Berikut penjelasan lengkapnya.
Proses Offboarding Karyawan
Berikut beberapa proses yang harus dilakukan saat melakukan offboarding karyawan:
- Komunikasi dengan Pihak Terkait
Saat berencana untuk meninggalkan pekerjaan Anda saat ini, hal pertama yang harus Anda lakukan adalah memberi tahu manajer Anda. sampaikan masalah ini dengan sopan dan tepat. Jangan lupa lampirkan surat pengunduran diri dan pastikan untuk mengirimkannya dengan mempertimbangkan one month notice, yaitu satu bulan sebelum waktu Anda ingin mengundurkan diri. Manajer kemudian akan memberi tahu HR untuk menyampaikannya ke pemangku kepentingan lainnya.
- Dokumen
Setelah pengunduran diri disetujui, langkah selanjutnya dalam pemindahan karyawan adalah menandatangani sejumlah dokumen seperti dokumen pengunduran diri, perjanjian tidak bersaing dan lain-lain. Hal ini penting agar perusahaan dapat mengeluarkan gaji terakhir dan memastikan bahwa dokumen pajak Anda ditangani dengan baik.
- Mengelola Proses Serah Terima Pekerjaan
Karyawan yang mengundurkan diri pasti akan meninggalkan beberapa pekerjaan atau tanggung jawab dalam perusahaan. Untuk itu, HRD harus mengatur serah terima tugas dan tanggung jawab kepada karyawan lain yang pekerjaannya masih saling berkaitan agar proses bisnis perusahaan yang berjalan tidak terganggu.
- Memastikan Semua Kewajiban Telah Terpenuhi
Selain HRD, karyawan juga harus mengambil beberapa tanggung jawab dalam proses offboarding. Biasanya, kewajiban ini berupa pengembalian aset perusahaan, seperti laptop, ID cart, kartu asuransi, dokumen penting bisnis, dan lain sebagainya.
- Transfer Pengetahuan
Sebelum Anda keluar dari perusahaan, Anda harus menjelaskan apa yang biasanya Anda lakukan setiap hari dan apa yang masih perlu untuk dilakukan. Dengan cara ini, rencana pembagian tugas di antara anggota tim lainnya dapat dibuat. Tidak hanya itu, manajer juga dapat mempertimbangkan rencana baru untuk orang yang akan mengisi posisi setelah Anda.
- Exit Interview
Dalam offboarding, exit interview adalah salah satu langkah yang harus Anda lalui. Selama wawancara ini, Anda diminta untuk memberikan pendapat tentang perusahaan secara keseluruhan, departemen Anda, atau posisi Anda sebelumnya. Dengan demikian, perusahaan dapat mempertimbangkan hal-hal ini dan menciptakan lingkungan dan sistem yang lebih baik untuk orang-orang yang akan bekerja di posisi tersebut setelah Anda.
- Pengambilan Kembali Aset
Jika ada barang yang tertinggal di kantor, inilah saat yang tepat dalam proses offboarding karyawan untuk mengambilnya kembali. Misalnya, jika ijazah Anda ditahan, pastikan untuk meminta perusahaan mengembalikannya kepada Anda. Begitu pula sebaliknya, jika ada barang yang disediakan perusahaan untuk bekerja seperti laptop, maka juga harus dikembalikan.
- Akhiri dengan Hubungan yang Baik
Selama proses pemutusan hubungan kerja, HRD harus memperlakukan karyawan dengan bermartabat dan hormat. Mengakhiri hubungan kerja dengan baik dapat membuka pintu untuk bekerja sama di masa depan. Selain itu, kompensasi yang baik juga akan membawa reputasi baik bagi perusahaan.
Nah, itulah penjelasan mengenai proses offboarding karyawan yang bisa kami bagikan kepada Anda. Siapkan diri Anda dengan baik agar proses offboarding bisa berjalan dengan lancar. Semoga bermanfaat!
