Etika komunikatif adalah norma, nilai atau perilaku yang baik dalam berkomunikasi dalam masyarakat, baik secara langsung maupun tidak langsung. Demikian pula dalam menggunakan telepon harus memperhatikan etika, tata krama dan tata cara. Hal ini harus diperhatikan mengingat bagaimana seseorang menerima panggilan telepon dan panggilan tersebut mewakili citra seorang pemimpin dimana seseorang bekerja. Oleh karena itu, sangat penting untuk diperhatikan tata cara menelepon dan menerima panggilan telepon, terutama saat akan bekerja. Seseorang hanya akan dapat menyimpulkan situasi bisnis atau organisasi dengan menghubungi melalui telepon baik sebagai penelepon maupun saat menerima panggilan. Bahkan saat berkomunikasi melalui telepon secara langsung, harus berhati-hati agar tidak merugikan perusahaan. Berikut 5 etika menerima telepon dengan tepat yang perlu Anda ketahui.
5 Etika Menerima Telepon dengan Tepat
- Menjawab dalam Tiga Dering
Etika pertama saat menggunakan telepon adalah menjawab panggilan sesegera mungkin. Jadi usahakan untuk selalu menjawab panggilan telepon paling lambat setelah telepon anda berdering sebanyak 3 kali. Tentu saja, membuat penelepon menunggu panggilan dijawab adalah hal yang harus dihindari. Jika Anda bekerja di bagian customer service, hal ini tentu menandakan customer service yang buruk.
- Identifikasi Diri Anda Segera Mungkin
Saat menjawab telepon, segera perkenalkan diri Anda dengan menyebutkan nama, jabatan, atau afiliasi Anda, dan sertakan salam pembuka. Misalnya: Hai, saya Junior dari Sanggar Indonesia. Ada yang bisa saya bantu? Dan berbicaralah dengan artikulasi yang jelas dan perlahan.
- Melakukan Active Listening
Etika menerima telepon berikutnya adalah mempraktikkan active listening. Active listening yaitu memberikan perhatian penuh Anda kepada penelepon. Sehingga Anda dapat memberikan jawaban yang tepat atas informasi atau keluhan yang Anda terima. Memberikan jawaban yang benar menunjukkan kepedulian dan empati Anda terhadap konsumen. Tentu saja, ini memberi Anda dan perusahaan nilai positif di mata penelepon. Jadi cobalah untuk membuat catatan saat menelepon. Ini dapat membantu Anda memahami maksud penelepon dan segera menyelesaikan masalah.
- Memperhatikan Nada Bicara
Ingatlah untuk menjaga nada Anda saat berbicara di telepon. Seperti yang disebutkan di atas, penelepon dapat menyuarakan perasaan Anda melalui suara Anda. Jadi pastikan untuk tidak berbicara dengan suara bernada tinggi. Ini akan membuat penelepon berpikir Anda memiliki sikap yang buruk. Untuk ini, pastikan untuk menggunakan nada yang memancarkan kepercayaan diri. Ini akan membuat penelepon lebih percaya diri dengan apa yang Anda katakan.
- Tutup Telepon dengan Perlahan
Ingatlah bahwa menutup telepon sama pentingnya dengan memulai. Jadi sebelum Anda menutup telepon, pastikan untuk mengucapkan terima kasih dan tanyakan apakah ada hal lain yang dapat Anda lakukan untuk dibantu. Selain itu, penerima harus menutup telepon 1-2 detik setelah penelepon menutup telepon agar tampak sopan.
Demikian artikel mengenai 5 etika menerima telepon dengan tepat yang perlu Anda ketahui. Dari beberapa penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa dengan mengetahui etika menerima panggilan diharapkan semua komunikasi telepon dapat dilakukan tanpa konflik.
