Kedatangan tamu di kantor merupakan peristiwa yang wajar terjadi. Jenis-jenis tamu kantor yang datang biasanya merupakan klien, mitra kerja, atau pimpinan cabang pusat. Masing-masing tamu memiliki kepentingan. Mulai dari rapat membahas relasi atau kerja sama, ingin membeli barang atau layanan, hingga meminta sumbangan. Oleh karena itu, sebagai resepsionis, anda harus memperhatikan tentang tata cara menerima tamu dengan baik agar kepentingan bersama berjalan dengan baik.
Tentunya terdapat aturan yang harus diterapkan untuk menerima tamu di kantor. Tujuan dari penerapan etika penerimaan tamu di kantor adalah untuk menciptakan suasana yang ramah dan menyenangkan di lingkungan kerja. Penerimaan tamu yang ramah dan profesional akan memberikan kesan yang baik kepada para tamu, sehingga mereka merasa nyaman dan bisa melakukan kerja sama dengan kantor Anda.
Etika menerima tamu ini tidak hanya diterapkan oleh pegawai front desk saja, namun juga pegawai lain yang bertugas menyambut tamu. Lantas, bagaimana tata cara menerima tamu di kantor yang baik? Simak artikel berikut ini untuk tahu jawabannya!
5 Tata Cara Menerima Tamu di Kantor
Menerima tamu di kantor sebenarnya cukup mudah dan simpel. Anda cukup bersikap ramah dan tersenyum. Namun, agar terlihat lebih profesional, Anda bisa mengikuti tata cara berikut ini.
Menyambut dengan Tulus
Saat pertama kali tamu datang di kantor Anda, Anda harus memberikan sambutan yang tulus. Pemberian sambutan yang tulus adalah etika yang utama. Agar sambutan Anda terasa tulus bagi para tamu, Anda bisa menyambut tamu dengan ramah.
Kemudian, saat Anda dalam kondisi duduk segeralah berdiri ketika tamu memasuki ruangan. Hal ini menunjukkan bila Anda menghargai kedatangan tamu Anda. Lalu, apakah salah menerima tamu sambil duduk? Sebenarnya itu tidak salah, namun dalam etika kesopanan menyambut tamu sambil berdiri lebih sopan.
Tanyakan Informasi Tamu
Ketika tamu datang ke kantor, tanyakan informasi umum mereka. Seperti nama, perusahaan asal, dan siapa yang akan ditemui. Menanyakan informasi ini bertujuan untuk mencegah kesalahpahaman dan membuat tamu tersinggung karena salah menyebut nama. Selain itu, Anda juga bisa memastikan apakah orang yang akan ditemui oleh tamu bisa ditemui atau tidak. Pastikan juga tamu sudah membuat janji dengan orang yang akan ditemui.
Mempersilakan Tamu untuk Duduk
Setelah tamu memberikan informasi umumnya dan sudah membuat janji, Anda bisa mempersilakan tamu untuk duduk. Bila ada, Anda bisa mempersilakan tamu untuk masuk ke ruangan khusus menerima tamu. Apabila tidak ada ruangan khusus untuk menerima tamu, Anda bisa mempersilakan tamu duduk di tempat yang nyaman terlebih dahulu.
Perlakukan Tamu dengan Baik
Apabila tamu diharuskan untuk menunggu, maka Anda bisa memberikan suguhan kepada tamu. Suguhan tersebut bisa berupa kopi, makanan ringan, atau koran. Memberikan suguhan kepada tamu bertujuan untuk menemani waktu luang mereka yang sedang menunggu pertemuan.
Mengantar Tamu dengan Baik
Anda bisa mengantar tamu ke ruangan yang dituju dengan mendampinginya. Begitu juga ketika pertemuan sudah selesai. Jika memungkinkan, antar tamu hingga ke pintu keluar. Jangan lupa untuk memberikan senyuman yang ramah dan ucapan terima kasih untuk mengantar kepulangan tamu. Dengan melakukan ini, Anda memberikan kesan yang baik kepada tamu.
Itulah 5 tata cara menerima tamu di kantor. Tata cara menerima tamu ini tidak hanya dipelajari oleh petugas resepsionis saja, namun juga pegawai lain yang bertugas menerima tamu, seperti sekretaris pimpinan.
Tata cara menerima tamu di kantor merupakan bagian dari Contoh SOP Pelayanan Pelanggan. Masih banyak lagi prosedur pelayanan pelanggan di kantor yang bisa Anda terapkan untuk meningkatkan performa layanan. Untuk mengetahui prosedur pelayanan di kantor lainnya, Anda bisa mengunjungi Blog Ruang SOP kami.
