Saat ini, jalur layanan pelanggan semakin meluas. Banyak perusahaan yang menyiapkan jalur layanan pelanggan di berbagai platform, mulai dari media sosial, WhatsApp, dan E-mail. Jalur customer service ini disediakan agar pelanggan bisa langsung menanyakan produk, menyampaikan masukan, keluhan, atau apresiasi secara langsung kepada perusahaan, dan membantu konsumen yang memiliki kendala dengan produk atau layanan. Dengan begini kepuasan pelanggan akan terjaga. Maka dari itu kita harus mengetahui mengenai cara menyapa pelanggan melalui telepon dengan ramah dan profesional.
Meskipun platform customer service semakin bervariasi, namun telepon tetap menjadi jalur utama yang digunakan untuk berkomunikasi dengan pelanggan. Melayani pelanggan melalui telepon bukanlah hal yang mudah. Saat membantu pelanggan menyelesaikan masalahnya, terkadang customer service dan konsumen mengalami kendala, seperti konsumen yang tidak kooperatif atau customer service yang salah paham dengan maksud konsumen. Hal ini disebabkan dengan oleh kemampuan komunikasi pegawai customer service yang belum mumpuni.
Seorang pegawai customer service harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan tahu cara menyapa pelanggan dengan ramah dan profesional. Lantas, bagaimana cara menyapa pelanggan melalui telepon yang baik? Simak artikel berikut ini!
1. Memperhatikan Nada dan Kecepatan Berbicara
Saat Anda menyapa konsumen melalui telepon, Anda tetap harus tersenyum. Meskipun wajah Anda tidak terlihat, namun nada yang Anda hasilkan sambil tersenyum akan terdengar lebih ramah di telinga konsumen. Dengan menerapkan cara ini, Anda bisa membangun komunikasi yang positif dengan pelanggan.
Selain memperhatikan nada berbicara, Anda perlu memperhatikan kecepatan bicara, Apabila Anda terlalu cepat saat berbicara, pelanggan akan kesulitan menangkap maksud Anda. Sebisa mungkin Anda berbicara dengan kecepatan menengah, tidak terlalu cepat atau lambat. Dengan begini maka pelanggan bisa menangkap maksud Anda dengan baik.
2. Menyampaikan sesuatu dengan Jelas
Saat berkomunikasi dengan pelanggan melalui telepon, Anda harus menyampaikan maksud dengan jelas. Gunakan kata-kata yang mudah dimengerti pelanggan. Selain itu, sebisa mungkin Anda menghindari pengucapan yang terbata-bata dan menggunakan kalimat yang berbelit. Apabila Anda terbata-bata saat berbicara, pelanggan akan kesulitan menangkap maksud ucapan Anda dan Anda terlihat tidak profesional di mata pelanggan.
3. Perlakukan Pelanggan dengan Tulus
Perlakuan customer service yang tulus dapat terlihat mulai dari mengangkat telepon. Saat Anda mengangkat telepon pelanggan, Anda bisa menyapa mereka dengan ceria dan mengucapkan salam. Hindari menyapa pelanggan seperti membaca. Hal ini menyebabkan Anda akan terdengar seperti robot.
Kemudian, Anda harus memperkenalkan siapa diri Anda dan nama perusahaan tempat Anda bekerja. Jangan lupa untuk tawarkan bantuan kepada pelanggan. Jawablah pertanyaan pelanggan dan berikan solusi untuk keluhan pelanggan. Di akhir sesi pelayanan, Anda bisa menyampaikan estimasi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah dan ucapan terima kasih. Dengan menerapkan hal ini, pelanggan akan merasakan pelayanan Anda yang tulus.
4. Menyapa Pelanggan dengan menyebut Namanya
Setelah Anda mengetahui nama pelanggan, Anda bisa langsung memanggil nama mereka dengan namanya. Namun, tanyakan terlebih dahulu apakah mereka berkenan untuk dipanggil dengan namanya saja, atau diberi tambahan sapaan seperti Kak, Bu, Pak, Mbak, dan Mas. Hal ini dilakukan agar tidak membuat pelanggan tersinggung karena kita salah menggunakan sapaan.
Dengan menyebutkan nama yang benar dan sapaan yang tepat maka pelanggan akan melihat keprofesionalan Anda dalam menangani pelanggan. Selain itu hubungan yang baik dan nyaman antara konsumen dengan pegawai customer service akan terbangun.
5. Berikan Penutup yang Pantas
Ketika Anda sudah selesai menyelesaikan masalah pelanggan dengan baik, maka sesi layanan pelanggan sudah selesai. Saat sesi layanan pelanggan sudah selesai Anda harus memastikan bahwa pelanggan sudah paham dan tidak memiliki masalah lagi. Anda bias menanyakan ”ada lagi yang bisa saya bantu?” untuk memastikan masalah pelanggan sudah terselesaikan.
Ketika sudah dipastikan tidak ada masalah lagi, Anda bisa melontarkan salam penutup dan ucapan terima kasih. Anda bisa mengucapkan seperti “Terima kasih sudah menghubungi kami. Apabila ada yang ingin ditanyakan lagi, silakan hubungi kami. Kami siap membantu Anda. Selamat sore”.
Sebagai customer service, terkadang melayani pelanggan melalui telepon menjadi hal yang sulit. Namun, apabila Anda menguasai skill komunikasi dan prosedur customer service dengan baik, maka Anda bisa menghadapinya.
Beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan baik adalah mempelajari prosedur customer service yang baik pada contoh SOP Customer Service yang dimiliki perusahaan Anda. Anda juga bisa bertanya kepada rekan-rekan senior Anda untuk tips-tips layanan pelanggan melalui telepon lainnya. Dengan menguasai prosedur tersebut maka kesalahan customer service dapat diminimalisir.
