Penilalan kinerja merupakan aspek yang tidak bisa terlepas dari sebuah organisasi. Mengapa demikian? Suatu perusahaan tidak bisa terlepas dari manusia. Anggapan bahwa tenaga manusia dapat digantikan dengan tenaga mesin juga sudah dipatahkan. Manusia dan mesin memiliki perbedaan di antaranya manusia tidak memiliki keterbatasan dalam memanfaatkan apa yang dimiliki olehnya sedangkan mesin memiliki keterbatasan untuk melakukan suatu pekerjaan.
Manusia memiliki akal dan ide yang dapat terus dikembangkan dan ditingkatkan jika manusia tersebut dilatih dan dilakukan pekerjaan secara berkelanjutan. Berbeda dengan manusia, mesin tidak bisa dilakukan improvement jika tidak dilakukan manusia itu sendiri. Mengingat pentingnya manfaat dari manusia tersebut, maka setiap tindakan dan perbuatan yang dilakukan oleh manusia dalam perusahaan ini perlu pengontrolan untuk menilai pekerjaannya tersebut. Hasil dari buah pikir, tindakan dan perbuatan yang dilakukan oleh manusia dalam perusahaan ini merupakan kinerja.
Kinerja yang dihasilkan perlu proses kontrol secara berkelanjutan supaya segala sesuatu yang dikerjakan individu dapat selaras dengan tujuan dari perusahaan, memberikan improvement dan inovasi bagi perusahaan, serta menciptakan nilai bagi perusahaan tersebut. Dengan demikian, penting bagi perusahaan untuk melakukan pengelolaan terhadap kinerja perusahaan.
Tindakan pengelolaan sistem kinerja perlu didukung dengan adanya kejelasan dari struktur organisasi dan uraian tugas tiap individu. Sebab, struktur organisasi dan uraian tugas yang tidak jelas, akan membingungkan bagi setiap individu untuk melakukan tugas dan tanggung jawabnya. Padahal tugas dan tanggung jawab individu tersebut, akhirnya akan berpengaruh terhadap kinerja individu tersebut.
Kinerja individu merupakan hasil dari turunan (cascading) dari kinerja perusahaan. Turunan ini bertujuan untuk menerjemahkan dari tujuan perusahaan yang tergambar di dalam strategy map perusahaan. Dengan demikian, proses cascading membantu individu menyadari tugas dan tanggung jawabnya untuk memberikan konstribusi dan perannya bagi masa depan perusahaan.
Sebelum melakukan cascading, penting perusahaan untuk menentukan kinerja perusahaan secara keseluruhan. Tujuannya untuk menerjemahkan visi,misi, strategi, dan target perusahaan di masa yang akan datang dan menentukan aspek-aspek yang krusial bagi perusahaan pada masa yang akan datang.
Penentuan kinerja tersebut harus melibatkan nilai yang dapat terukur secara kuantitatif. Penilaian secara kuantitatif bertujuan untuk mengetahui pencapaian yang telah diperoleh oleh perusahaan sehingga akan memudahkan perusahaan untuk membandingkan dari waktu ke waktu setiap pencapaian yang diperoleh.
Untuk memperoleh nilai secara kuantitatif, kinerja perlu tertinjau secara nyata, jelas, tepat. Kinerja harus tertinjau secara nyata supaya bisa kinerja tersebut dapat terpantau dan diketahui oleh setiap orang. Kinerja harus tertinjau secara jelas, bahwa data kinerja tersebut memang dapat dijelaskan dengan bukti-bukti yang akurat. Kinerja yang tertinjau secara tepat bahwa data yang digunakan tersebut benar-benar bisa meninjau kinerja secara tepat dan sesuai dengan kebutuhan data, Ukuran yang digunakan untuk mengukur kinerja inilah yang disebut dengan key performance indicator atau dikenal dengan KPI.
Penentuan nilai KPI harus meliputi SMARTA, yakni Specific, Measureable, Achievable, Relevant, Time-based, dan Agreeable (seperti yang sudah dijelaskan di bagian awal):
1.Spesific maksudnya adalah KPI tersebut harus secara spesifik menjelaskan mengenai kebutuhan dari suatu perusahaan terhadap kinerja individu dan perusahaan.
2.Measureable menjelaskan bahwa KPI tersebut harus dapat mengukur secara kuantitatif dari kinerja yang diharapkan.
3.Achievable bahwa KPI tersebut harus memberikan tantangan kepada perusahaan dan individu dalam pencapaian tujuan perusahaan, tidak boleh terlalu mudah untuk dicapai, tetapi tidak terlalu sulit untuk diraih.
4.Relevant dimaksudkan bahwa KPI tersebut harus relevan dengan kebutuhan perusahaan.
5.Time-based menujukkan bahwa setiap KPI harus memiliki jangka waktu penilaian dan batas waktu pencapaian kinerja tersebut.
6.Agreeable menunjukkan bahwa KPI harus melalui kesepakatan pihak perusahaan dengan didasarkan kemampuan individu dalam perusahaan tersebut tetapi targetnya tidak memberikan kemudahan atau kesulitan bagi individu tersebut.
Setelah KPI perusahaan telah ditentukan, maka tahap berikutnya ada melakukan cascading kepada departemen dan individu dalam perusahaan. Hal utama yang diperlukan dalam proses cascading adalah KPI yang diturunkan tersebut harus disesuaikan dengan fungsi dan tanggung jawab per departemen dan individu tersebut.
Setelah KPI perusahaan telah ditentukan, maka tahap berikutnya ada melakukan cascading kepada departemen dan individu dalam perusahaan. Hal utama yang diperlukan dalam proses cascading adalah KPI yang diturunkan tersebut harus disesuaikan dengan fungsi dan tanggung jawab per departemen dan individu tersebut.
Pentingnya penyesuaian bertujuan untuk mengetahui departemen atau jabatan yang diberikan KPI tersebut sebagai departemen atau jabatan yang paling bertanggung jawab atau tidak, paling berpengaruh atau tidak KPI tersebut kepada jabatan atau departemen yang bersangkutan.
Baca Juga Cascading Key Performance Indicator – Bag. 2
Sumber Panduan Lengkap Menyusun SOP & KPI Fajar Nur'aini D.F, M.psi, 2020
