Dalam proses pengiriman baik barang maupun dokumen, surat jalan barang merupakan file yang harus dilampirkan karena memuat semua informasi tentang barang atau dokumen yang dikirim. Berdasarkan apa yang dikirimkan, pengirim, berat paket, siapa yang ikut ekspedisi, dan penerima, semua ini harus dijelaskan dengan benar dan akurat pada dokumen pengiriman. Anda telah datang ke tempat yang tepat.
Karena berikut ini adalah contoh dokumen perjalanan yang cocok. Pengiriman tanpa dokumen perjalanan dianggap ilegal. Tentu saja, sebagai pebisnis yang sering melakukan pengiriman, saya tidak menginginkan itu.
Definisi surat jalan barang
Karena dua pihak terlibat dalam pengiriman dan penerimaan barang, informasi yang berkaitan dengan kegiatan pengiriman barang ini harus didefinisikan dengan jelas untuk memastikan bahwa barang yang dikirim oleh satu pihak sesuai dengan yang diterima oleh pihak yang dituju. Sebuah dokumen yang disebut otorisasi perjalanan dikeluarkan untuk mengklarifikasi informasi tentang produk ini.
Secara garis besar pengertian dokumen perjalanan adalah dokumen hukum yang wajib digunakan oleh pengirim barang dari suatu tempat ke tempat lain. Pengiriman dapat dilakukan antar perusahaan atau dari penjual dan konsumen.
Dokumen ini biasanya dibawa oleh sopir atau pekerja lapangan yang mengantarkan barang. Dokumen perjalanan disebut juga sebagai bukti perjalanan atau penyerahan barang, dan bukti kesepakatan antara dua pihak (pengirim dan penerima barang). Setelah kendaraan tiba di lokasi penerima, penerima dapat mencocokkan barang yang diterima dengan barang yang terdaftar. Penerima dapat mengajukan komplain jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan daftar. Oleh karena itu, relevansi informasi yang tercantum sangat penting.
Fungsi surat jalan barang
Melihat definisi dokumen pengiriman di atas, kita dapat melihat bahwa dokumen pengiriman merupakan hal yang penting dalam proses pengiriman. Fungsi utama dari dokumen perjalanan adalah untuk memberikan informasi mengenai pengiriman barang. Tapi itu tidak semua. Dokumen perjalanan memiliki beberapa fitur lain yang kurang penting.
- Sebagai dokumen resmi antara pengirim (penjual) dan penerima (pembeli), proses pengiriman barang dapat dilakukan.
- Sebagai acuan otoritas dalam pengawasan kargo dan pemeriksaan ekspedisi untuk mempermudah proses birokrasi.
- Sebagai bukti penyerahan resmi dari pengirim dan penjual bahwa barang telah dikirim dan sampai di tempat tujuan dalam keadaan baik.
- Sebagai arsip perusahaan yang dapat digunakan untuk mencatat laporan keuangan dan transaksi penjualan.
Komponen dan contoh surat jalan barang
Sebuah dokumen perjalanan mengandung banyak informasi dan biasanya informasi yang terdapat dalam dokumen perjalanan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Namun, umumnya komponen berikut tersedia:
- Kop surat yang berisi nama dan kontrak perusahaan pengiriman
- Lokasi tujuan pengiriman
- Jenis dan jumlah barang
- Keterangan barang
- Tanda tangan pihak penerima/pembeli
- Tanda tangan pihak pengirim
- Tanda tangan petugas gudang
Selain itu, perlu diinat bahwa surat jalan terdiri dari tiga rangkap utama.
Lembar Putih (rangkap I)
Lembar putih ini akan dikembalikan kepada pengirim dan digunakan sebagai tanda terima tagihan. Ini berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah dikirim ke penerima.
Lembaran Merah (rangkap II)
Lembaran Merah diberikan kepada penerima. Lembar merah ini harus disimpan sebagai bukti bahwa barang telah diterima dalam kondisi baik.
Lembar kuning (rangkap III)
adalah catatan laporan transaksi yang diarsipkan oleh Perusahaan. Dokumen yang sering digunakan misalnya: Dokumen pengiriman barang, dokumen perjalanan kendaraan, surat pengiriman barang, dokumen perjalanan dinas, dokumen alat berat, dll.
Demikian penjelasan mengenai surat jalan barang sebagai dokumen penting dalam aktivitas pengiriman barang dan penerimaan barang. Terimakasih sudah membaca artikel kami, semoga bermanfaat! apabila Anda ingin lebih mengetahui tentang artikel diatas Anda dapat mengunjungi media sosial kami.
