Pengertian Purchase Order
Purchase order (PO) juga dikenal sebagai pesanan pembelian adalah dokumen yang dibuat untuk menunjukkan barang yang ingin Anda beli. Selain itu, dokumen ini juga dapat membantu bisnis Anda memastikan bahwa semua biaya yang dikeluarkan oleh bisnis berada dalam anggaran bisnis. Pengadaan dan pembelian merupakan bagian penting dari manajemen produksi. Kekacauan di area ini dapat menyebabkan inefisiensi dalam proses produksi. Sebaik apapun aturan manajemen produksi di perusahaan, terkadang akan ada tantangan di area ini yang sangat tidak terduga. Dalam praktiknya, penawaran dan pembelian sering kali harus adaptif dan dapat diprediksi.
Permasalahan utama
Kendala utama yang biasa ditemui antara lain yaitu:
1. Perubahan pasokan
Selain harga, pasokan logistik juga bisa menjadi kendala yang bisa ditemui di area pengadaan dan pembelian. Persediaan distribusi, terutama di perusahaan besar, memiliki tiga tingkat persediaan: persediaan minimum, titik pelaporan (titik di mana barang dipesan), dan persediaan maksimum. Di atas kertas, pengadaan dan pembelian dapat dengan mudah memenuhi ketiga angka tersebut. Namun, situasi di lapangan bisa lebih rumit.
Mari kita ambil jumlah pesanan minimum sebagai contoh. Pemasok Anda mungkin memiliki jumlah pesanan minimum yang lebih tinggi daripada perusahaan Anda. Belum lagi apakah pasokan yang bisa disediakan pemasok akan berubah. Oleh karena itu, penting untuk melakukan bisnis dengan 2-3 vendor dan memperluas hubungan perusahaan.
2. Kesalahpahaman dengan vendor
Komunikasi merupakan faktor penting dalam semua bidang bisnis. Memilih vendor yang baik dimulai dengan proses seleksi yang terbuka, terpercaya dan objektif. Hindari proses tender yang curang, terutama jika Anda bekerja di perusahaan besar dengan birokrasi yang panjang. Kesalahan dalam fase membutuhkan waktu lama untuk pulih.
Divisi pengadaan dan pembelian harus memilih pemasok yang dapat diandalkan. Tiga hal yang perlu diperhatikan adalah harga yang ditawarkan, kualitas barang, dan waktu pemenuhan yang dapat dipenuhi oleh penjual. Tahapan expediting dan traffic perlu dilakukan secara profesional, agar proses pembelian terus terkontrol sampai barang tiba di tempat tujuan.
3. Rencana tidak terintegrasi
Divisi pengadaan dan pembelian memiliki tugas menyediakan logistik ke berbagai area di dalam perusahaan. Selain kebutuhan barang sehari-hari, beberapa pihak mungkin tiba-tiba membutuhkan barang. Item tambahan sering diperlukan bahkan sebelum permintaan dibuat.
Oleh karena itu, komunikasi yang lancar antar departemen diperlukan. Pengadaan komoditas yang kurang terintegrasi dan tidak terencana dengan baik menyebabkan berbagai kerugian seperti: B. Keterlambatan pengiriman, barang tidak memenuhi persyaratan departemen, atau keluhan dari pemasok.
Solusi Purchase Order
1. Memeriksa Purchase Order Secara Teliti
Dalam awal pembukaan purchase order (PO) harus disertai dengan pemantauan yang cermat. Dengan cara ini, menjadi jelas apa isi dari PO, tergantung pada jenis bahan, jumlah permintaan, dan harga bahan yang disediakan. Dengan kata lain, pesanan yang direncanakan memiliki dampak yang kuat pada barang aktual yang dikirim. Oleh karena itu, sangat penting untuk meninjau PO sebelum disetujui oleh Manajer Pembelian.
2. Mengawasi Alur Purchase Order (PO)
Dalam pengadaan barang atau Purchase Order (PO), melibatkan beberapa proses yang saling terkait yang melibatkan pemasok memilih barang dan perusahaan yang membutuhkan barang.
Berikut adalah alur (PO) dalam kegiatan pengadaan barang.
- proses perencanaan
Alur pertama dari aktivitas purchase order (PO) adalah proses perencanaan. Hal ini meliputi perencanaan (planning) jumlah dan waktu bahan yang dipesan sesuai dengan tujuan. Alur perencanaan membantu memastikan bahwa materi yang dikirim memenuhi kapasitas dan tidak menyebabkan masalah keterlambatan pengiriman.
- Proses Administrasi
Dalam proses purchase order (PO), proses manajemen meliputi tahapan penghitungan jumlah bahan yang dipesan, dokumen pengiriman, dan manajemen pembayaran. Data yang diproses biasanya berupa database master yang terdiri dari daftar bahan, daftar harga, dan daftar pemasok.
- Proses Produksi dan Penyerahan
Waktu yang cukup diperlukan untuk proses pembuatan bahan atau bahan baku. Oleh karena itu, pemasok membutuhkan lead time yang cukup untuk memenuhi permintaan ini. Setelah bahan atau bahan baku diproduksi, pemasok dapat mengirimkannya langsung ke pembeli. Proses pengiriman juga harus tepat waktu agar ketersediaan material atau material dapat dipastikan sebelum perusahaan melakukan proses produksi.
- Proses Penerimaan dan Penyimpanan
Proses penerimaan bahan material atau bahan baku harus cepat, akurat dan sederhana. Bahan material atau bahan mentah yang diterima harus diverifikasi terlebih dahulu apakah jumlahnya benar dan kualitasnya memenuhi standar yang tertera pada catatan pengiriman.
- Proses Penyerahan ke Bagian Produksi
Langkah terakhir dalam alur pemesanan atau perjalanan adalah pengiriman ke manufaktur. Pada tahap ini bahan baku atau bahan material sudah siap digunakan dalam proses pembuatan produk akhir. Setelah tahap ini, perusahaan pasti akan memulai siklus bisnis dengan memproduksi barang yang memenuhi kebutuhan dan permintaan konsumen.
3. Menggunakan SOP Pembelian
Standar operasional produk memiliki kegiatan di bagian pengadaan terkait mekanisme pembelian barang/jasa sehingga alur dokumen dan tanggung jawab pelaksana dapat ditinjau agar persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001 elemen 7.4 terkait proses pembelian sesuai dengan persyaratan pembelian.
Untuk membantu bisnis pembelian anda agar lebih mudah dan cepat mengelolanya anda dapat menggunakan SOP Pembelian. Segera dapatkan Contoh SOP Pembelian hadir untuk memandu Anda mengatur sistem purchase order dan memberikan layanan terbaik. Dalam SOP Pembelian ini Anda akan mendapatkan:
- Prosedur Pengadaan Bahan Produksi
- Prosedur Pengadaan Barang Dagangan
- Prosedur Order Pembelian
- Prosedur Seleksi Supplier
- Prosedur Retur Barang
Bagaimana? Lengkap bukan? SOP ini dinilai praktis dan efisien karena bisa diubah dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, jadi Anda tidak perlu repot-repot menyusun SOP dari dasar. Anda bisa mendapatkan pedoman kerja ini melalui web toko Ruang SOP.
