Untuk saat ini berkomunikasi melalui telepon masih menjadi suatu metode yang umum di dalam bisnis. Untuk itu ada beberapa etika menerima telepon yang harus diperhatikan saat sedang melakukan telepon, terutama menerima telepon dihotel.
Etika Menerima Telepon Tamu
Percaya atau tidak, ketrampilan menjawab telepon merupakan langkah awal dalam kesuksesan bisnis. Bagaimana cara seseorang menjawab telepon di kantor-kantor maupun di hotel akan menjadi salah satu bentuk kesan pertama bagi rekan bisnis atau klien. Jadi, untuk memeberikan pelayanan yang professional melalui telepon, baik internal maupun external kamu bisa mempelajari topik dibawah ini mengenai langkah-langkah dan etika dalam bertelepon dihotel.
- Jawab telepon sebelum deringan ketiga.
- Selalu tersenyum saat menerima telepon, karena walaupun kita tidak berhadapan langsung dengan klien tersenyum dapat mempengaruhi nada saat bertelepon.
- Duduk/berdiri dengan sikap tubuh yang baik.
- Siapkan bolpoin dan kertas untuk mencatat apabila ada keprluan yang dibutuhkan oleh klien.
- Gunakan pengucapan salam yang biasa digunakan di Hotel anda. Biasanya dimulai dengan sapaan waktu, nama hotel, perkenalkan diri anda, dan tawarkan bantuan.
- Selama melakukan telepon jangan makan, minum, dan mengunyah permen.
- Focus dan kenali penelepon anda.
- Selama percakapan berlangsung sapa penelepon dengan Namanya.
- Tangani semua permintaan atau pertanyaan penelepon sesuai kemampuan kita. Usahakan jangan sampai mengalihkan ke bagian lain dan jangan sampai si penelepon mengulangi percakapanyya dari awal, karena itu akan membuat tidak nyaman.
- Hindari kata-kata tidak formal.
- Saat percakapan berakhir ucapkan terimakasih, dan sapa penelepon dengan namanya.
- Terkahir konfirmasi kembali permintaan penelepon untuk menghindari kesalahan dan untuk meyakinkan bahwa kita benar-benar memperhatikannya.
Etika Menutup Telepon Tamu
Setelah membahas mengenai etika dalam menerima di hotel kini sekarang kita akan membahas etika menutup telepon di hotel. Berikut adalah 10 etika menutup telepon bagi pegawai hotel:
- Mengucapkan terima kasih kepada tamu atas panggilannya.
- Pastikan semua pertanyaan atau permintaan tamu telah terjawab atau terpenuhi sebelum menutup telepon.
- Hindari menutup telepon terlalu cepat, biarkan tamu menyelesaikan ucapannya terlebih dahulu.
- Jangan lupa memberikan informasi penting seperti nama Anda dan nomor telepon hotel sebelum menutup telepon.
- Jangan terlalu formal atau terlalu kasual dalam gaya berbicara Anda, gunakan bahasa yang sopan dan ramah.
- Jangan pernah menunjukkan ketidaknyamanan atau ketidakpuasan terhadap tamu, meskipun mereka tidak bersikap sopan.
- Hindari mengabaikan panggilan telepon tamu, atau membiarkan tamu menunggu terlalu lama.
- Selalu cek kembali dengan tamu jika Anda merasa tidak yakin tentang informasi yang mereka butuhkan sebelum menutup telepon.
- Berikan kesan yang baik dengan mengucapkan salam perpisahan yang ramah sebelum menutup telepon.
- Jangan lupa mencatat pesan penting atau informasi yang harus disampaikan kepada rekan kerja atau tamu yang bersangkutan.
Dari penjelasan di atas kita ketahui bahwa menjadi pegawai hotel perlu untuk memiliki etika yang sempurna dalam menangani customer melalui telepon. Lalu, jika Anda menyukai artikel seputar SOP Anda dapat mengikuti update-an terbaru dari Ruang SOP dan dapatkan informasi penting lain yang Anda inginkan.
Penulis: Sania
