Seperti berjalan di jalan raya, dalam hidup kita pun membutuhkan aturan. Bayangkan jika jalan raya di seluruh pelosok negeri ini tidak memiliki aturan, akan seperti apa kacaunya lalu lintas di kota-kota besar-yang sesak akan kendaraan bermotor. Oke, mungkin jalan raya di pinggiran kota, atau bahkan di desa; tidak perlu memiliki banyak lampu merah, tidak perlu memiliki banyak tanda dan marka jalan, semua pengguna jalan masih bisa berlalu-lalang dengan selamat. Namun tidak akan berlaku demikian untuk jalan raya di ibu kota, bahkan aturan seperti lampu lalu-lintas pun, terkadang disepelekan karena alasan-alasan tertentu oleh para pelanggarnya.
Seperti berjalan di jalan raya, dalam hidup kita membutuhkan aturan. Dalam menjalankan kehidupan berorganisasi-pada suatu perusahaan, kita memerlukan aturan agar tidak terjadi kecelakaan. Aturan ada-untuk membatasi gerak pengendara agar berjalan sesuai marka yang telah ditentukan oleh perusahaan. Aturan ada-untuk memberikan rambu-rambu agar setiap pengendara berjalan sesuai koridornya. Aturan ada-untuk menunjukkan tujuan yang sesuai dengan tujuan yang dimiliki oleh perusahaan. Ya, begitulah kinerja dan fungsi aturan.
SOP merupakan salah satu acuan pokok mengenai langkah atau tahapan yang berhubungan dengan aktivitas aplikatif-yang merupakan aktivitas kerja dalam sebuah perusahaan. SOP diartikan sebagai pedoman; bagaimana karvawan dapat menialankan pekerjaannya.
Dalam sebuah perusahaan, aturan dibuat dalam bentuk yang lebih formal, yaitu standard operating procedure atau yang kerap disebut SOP. Setiap perusahaan tentu memiliki visi-misi yang hendak dicapai, baik dalam jangka waktu yang pendek maupun jangka panjang. Setiap visi dan misi yang hendak dicapai, tentu tidak hanya melibatkan beberapa orang saja dalam perusahaan tersebut; namun seluruh anggota perusahaan harus bergerak, agar visi-misi tersebut dapat tercapai. Agar semua anggota bergerak menuju titik yang sama, yaitu pencapaian visi-misi; maka perusahaan membutuhkan aturan, prosedur, dan sistem yang disusun dengan jelas, lengkap, dan rapi. Di situlah SOP bekerja.
Sop diartikan sebagai pedoman; bagaimana karyawan dapat menjalankan pekerjaannya. Oleh karena itu, setiap posisi dalam organisasi memiliki SOP yang berbeda dengan posisi yang lain. Seorang akuntan memiliki SOP yang berbeda dengan mereka yang bekerja sebagai marketing SOP dibuat sesuai dengan kebutuhan dari pekerjaan di masing-masing departemen dalam perusahaan tersebut. Oleh sebab itu, SOP harus dibuat untuk mempermudah karyawan dalam menjalankan pekerjaannya, dan menyadari tanggung jawab apa saja yang harus mereka penuhi.
Lalu, sebenarnya; apakah yang dimaksud dengan SOP itu sendiri? Susanto dalam bukunya, menjelaskan bahwa SOP terdiri dari tiga kata yang dapat mewakili pengertian dari SOP itu sendiri, yaitu: standord, operating, dan procedure Berikut penjelasan tersebut.
Standard: standard diartikan sebagai salah satu acuan pokok yang harus dipatuhi dan ditaati oleh semua anggota organisasi. Standard memiliki sifat mengikat dan membatasi.
Operating : aktivitas aplikatif yang merupakan kegiatan dalam berorganisasi, baik yang bersifat rutinitas maupun non-rutin.
Procedure: langkah atau tahapan yang berhubungan dengan aktivitas kerja, biasanya dapat berupa gambar ataupun deskripsi tulisan
Dari ketiga penjabaran di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa SOP merupakan salah satu acuan pokok mengenal langkah atau tahapan yang berhubungan dengan aktivitas aplikatif-yang merupakan aktivitas kerja dalam sebuah perusahaan. SOP tersebut juga bersifat mengikat dan membatasi bagaimana karyawan bekerja. Dari penjelasan tersebut, SOP juga dapat berupa gambar maupun rangkaian tulisan atau deskripsi-yang menjelaskan tahapan atau langkah seorang karyawan dalam menjalankan tugasnya.
Selain itu, SOP (standard operating procedure) juga dapat diartikan sebagai panduan hasil kerja yang diinginkan.(ideal), serta proses kerja yang harus dilaksanakan. SOP dibuat dengan menuliskan target-target atau hasil kerja apa yang harus dipenuhi oleh masing-masing posisi. Misalnya bagian produksi, SOP juga menuliskan seberapa banyak produksi yang harus dihasilkan dalam jangka waktu tertentu. SOP juga mendokumentasikan secara tertulis mengenai prosedur (proses atau langkah) kerja secara rinci dan sistematis. Alur kerja (prosedur) tersebut tentu harus mudah dipahami, dan dapat diimplementasikan dengan baik dan konsisten-oleh pelaku (seorang yang berkaitan dengan SOP).
Setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang terkadang berbeda dengan perusahaan yang lain. Ada perusahaan yang memiliki general manajer, namun terkadang ada manajer perusahaan yang langsung berada di bawah direktur perusahaan. Terkadang ada perusahaan yang menggunakan manager divisi rekrutmen namun ada pula perusahaan yang menggabungkan divisi rekrutmen menjadi satu kesatuan di bawah naungan manajer HRD. Ya, setiap perusahaan memiliki kebijakan sendiri-untuk menentukan siapa yang berhak bergabung dalam struktur organisasi mereka, tentu harus sesuai dengan kebutuhan dalam perusahaan.
Begitu pula dengan siapa saja yang terlibat dalam pembuatan SOP perusahaan. Setiap perusahaan memiliki kebutuhan dan visi-misi yang berbeda dengan perusahaan lain. Dan orang yang mengetahui mengenai kebutuhan dan visi-misi itulah yang seharusnya bergabung untuk membuat sop bagi perusahaannya. Selain itu, orang yang bergabung dalam tim tersebut-juga harus memiliki pemahaman yang cukup mengenai posisi yang akan dibuatkan SOP-nya. Sebagai contoh, untuk membuat SOP posisi public relation, mereka yang bergabung dalam tim tersebut adalah mereka yang paham betul pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan oleh seorang public relation.
Baca Juga Mengenal Standard Operating – Bag. 2
Sumber Panduan Lengkap Menyusun SOP & KPI Fajar Nur'aini D.F,M.psi
