KPI yang dihasilkan dari penurunan visi misi organisasi melalui strategy map harus dikonsolidasikan untuk membentuk sistem pengelolaan kinerja yang komprehensif. Konsolidasi KPI dilakukan dengan mengelompokan KPI dalam keempat perspektif BSC serta membobotkan KPI-KPI tersebut. Pembobotan KPI perlu dilakukan agar fungsi-fungsi proses bisnis organisasi yang diukur menggunakan KPI bisa berjalan dengan baik.
Pembobotan KPI dilakukan dengan melihat tingkat kepentingan proses bisnis kritis organisasi yang diukur melalui KPI. KPI yang memiliki tingkat kepentingan tinggi (urgent) pada proses bisnis organisasi mendapatkan prioritas yang lebih. Demikian pula dengan KPI-KPI yang mendapatkan nilai kinerja jelek juga sebaiknya dinaikkan bobotnya.
Ada dua model pembobotan KPI, yaitu pembobotan secara langsung (direct weighting) atau menggunakan AHP (Analytic Hierachy Process). Bab ini tidak akan membahas secara detail mengenai AHP Insya Allah akan ditulis di bab yang lain).
Pembobotan direct weighting sesuai dengan namanya dilakukan dengan memberikan bobot (dalam satuan persen %) pada setiap KPI secara langsung sedangkan pembobotan menggunakan AHP dilakukan dengan membandingkan antar KPI dengan menggunakan metode perbandingan berpasangan (pairwise comparisson). Total bobot semua KPI harus 100%, total bobot yang lebih dari 100% atau kurang menyalahi konsep pengelolaan kinerja. Bobot KPI tidak boleh bernilai minus (-).
Saya ada pengalaman menarik tentang pembobotan KPI pada saat tergabung dalam team implementasi SPK di sebuah kantor wilayah salah satu perusahaan BUMN monopoli di Indonesia pada 2004.Ada beberapa KPI korporat yang diberikan kantor pusat kepada kantor wilayah salah satunya ada yang memiliki bobot negatif. Tentu saja hal ini menyalahi prinsip prinsip pengukuran kinerja. Akan tetapi, karena sudah menjadi keputusan top manajemen akhirnya kantor-kantor wilayah mau tidak mau harus menggunakannya. Padahal pada tahun tahun sebelumnya bobot negatif tidak pernah digunakan pada BUMN tersebut.
Pada saat awal-awal implementasi sistem pengelolaan kinerja pemilihan metode pembobotan KPI juga menjadi salah satu sumber masalah selain data, penentuan target dan yang lainnya. Bobot dan skor KPI berpengaruh pada skor kinerja secara keseluruhan.
Pembobotan secara langsung memiliki kesulitan dalam menentukan tingkat kepentingan setiap KPI pada kinerja perusahaan secara keseluruhan. Untuk menentukan tingkat kepentingan KPI harus melibatkan banyak orang yang berkepentingan pada organisasi tentu saja hal ini bukan suatu pembahasan yang mudah untuk menyatukan kepentingan setiap orang yang berbeda-beda tersebut.
Analytic Hierachy Process (AHP) digunakan untuk mengatasi permasalahan tersebut. AHP menentukan bobot dengan membandingkan setiap KPI dengan menggunakan metode perbandingan berpasangan. Pada setiap KPI akan dibandingkan tingkat kepentingannya dengan KPI-KPI yang lain.
Pada akhirnya bisa diketahui bobot untuk masing masing KPI. Akan tetapi, AHP sangat sulit dilakukan secara manual tanpa menggunakan bantuan perangkat lunak jika jumlah KPI-nya banyak. Menggunakan AHP untuk 4 KPI masih mudah dilakukan dengan cara manual namun untuk KPI yang lebih banyak harus menggunakan perangkat lunak untuk mempermudahkannya.
Jika proses pengelolaan kinerja sudah berjalan dengan baik biasanya orang akan lebih mudah menggunakan pembobotan secara langsung karena tingkat kepentingan KPI KPI sudah bisa diketahui.
Sumber Panduan Lengkap Menyusun SOP & KPI Fajar Nur'aini D.F, M.psi, 2020
