Purchase Order merupakan bagian dari pembelian barang dagang sehingga juga merupakan bagian dari kegiatan pembelian sebagai tugas departemen pembelian. Pesanan pembelian adalah kondisi pembelian yang dilakukan oleh perusahaan. Mengenai pengertian purchase order (PO), banyak pakar yang mengutarakan pendapatnya masing-masing.
Misalnya, Siahaya (2013) dalam bukunya “Success of Supply Chain Management”, mendefinisikan purchase order (PO) sebagai bentuk kontrak antara pengguna dan pemasok barang untuk pemenuhan rantai pasokan komoditas. Sementara itu, spesialis ekspor-impor, menjelaskan purchase order (PO) adalah bukti pesanan pembelian atau letter of order yang harus dibuat sebelum barang diterima.
Bagi penulis, Supriyanto dan Masruchah (2008), di sisi lain, mendefinisikan purchase order (PO) setara dengan konsep supply order, yaitu pesanan pembelian yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk pengeluaran barang. Pesanan adalah pesanan pembelian berupa permintaan tertulis dari pemasok untuk pengiriman bahan baku yang dipesan pada tanggal tertentu. Dari definisi di atas, mudah dipahami bahwa pesanan pembelian (PO) adalah serangkaian kegiatan untuk pengadaan barang, bahan atau bahan baku untuk keperluan produksi.
Mengenal tentang SOP
Sebelum kita berbicara tentang SOP PO, mari kita jelaskan terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan SOP. SOP adalah singkatan dari Standard Operating Procedure. SOP adalah sistem instruksi yang memandu Anda langkah demi langkah melalui penyelesaian tugas. Digunakan untuk membantu karyawan dalam bekerja. Salah satu alasan utama perusahaan perlu membuat SOP adalah agar setiap proses kerja lebih teratur dan terorganisir.
Apa itu SOP pembelian
SOP Sistem Pembelian Barang dagangan dimaksudkan untuk memberikan pedoman kepada departemen pembelian dan departemen spesialis dalam proses pembelian barang dagangan agar dapat beroperasi sesuai standar yang ada. Ini juga membantu meningkatkan kelancaran operasional perusahaan.
Manfaat SOP pembelian
SOP adalah sistem pengaturan atau prosedur yang penting dalam pembelian barang dagangan perusahaan yang terstruktur. Inilah sebabnya mengapa sangat penting bahwa SOP diterapkan di perusahaan. Salah satunya adalah mendapatkan kepercayaan konsumen saat membuka toko baru atau membuat produk baru. Berikut adalah fungsi-fungsi Purchase Order (PO) atau pemebelian:
- Sebagai bukti bahwa barang telah dipesan oleh pembeli dan sebagai kewajiban penjual sebagai penerima pesanan.
- Mencegah kesalahan dalam jumlah pesanan dan spesifikasi produk.
- Menghindari kesalahan harga pembelian barang agar tidak terjadi selisih harga saat penjual melakukan charge.
- memberitahu penjual untuk mengirimkan barang sesuai pesanan dan waktu
- Lacak pesanan untuk membantu menyederhanakan proses inventaris dan pengiriman.
- Sebagai dokumen. Ini membantu menghindari perselisihan di masa terkait transaksi.
- Membantu departemen keuangan menyiapkan anggaran agar siap membayar tagihan tepat waktu.
- Membuktikan kepada auditor, bank (kreditur) dan otoritas pajak bahwa perusahaan Anda memproses transaksi bisnis dengan benar.
Dampak tidak ada SOP pembelian
Tanpa adanya SOP pembelian, semua departemen pembelian akan beroperasi tidak efesien. Selain itu, pembelian barang tidak bekerja dengan pedoman yang tidak jelas dan standar, dan akan mengurangi efisiensi kerja. Tanpa adanya SOP tidak dapat memudahkan pembelian barang dapat bekerja sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing dan tidak bisa diselesaikan dengan cara yang cepat.
Pengadaan barang ini tentunya membutuhkan prosedur yang sistematis. Menggunakan Contoh SOP Pembelian ini bisa membantu Anda membuat prosedur pembelian yang sistematis.
