Penyediaan staf (staffing) merupakan proses untuk memastikan bahwa organisasi memiliki jumlah karyawan yang tepat dengan berbagai keahlian yang memadai untuk menjalankan pekerjaan-pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat, untuk mencapai tujuan organisasi. Staf adalah SDM yang memiliki kemampuan, meliputi daya pikir dan daya fisik yang dimiliki setiap individu. Konsep SDM dapat dilihat dalam gambar berikut:
Daya pikir adalah kekuatan manusia yang berhubungan dengan otak yang memunculkan sikap terhadap lingkungannya. Sedangkan Daya Fisik adalah cara manusia menilai lingkungannya dengan apa yang dia rasakan, sementara profesional merupakan keahlian yang dimiliki manusia dalam menghadapi lingkungannya dan kecintaannya terhadap suatu ilmu, terlihat dalam gambar berikut:
Untuk mengetahui kebutuhan SDM dalam perusahaan, langkah awal adalah menganalisa kebutuhan akan SDM lengkap dengan analisa jabatan (Job Analysis). yaitu memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan. persyaratan personalia, perilaku manusia dan alat-alat yang digunakan.
Pengertian Analisa Jabatan (Job Analysis)
Untuk bisa menerapkan motto “The Right Man on the Right Place at the Right Time” ada beberapa hal yang harus diketahui, unsur pertama yang harus diketahui adalah unsur “PLACE” nya, sebab perusahaan sebagai organisasi adalah wadah tempat manusia bekerja. Tempat bekerja ini seringkali secara lebih spesifik disebut sebagai jabatan. Seringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini Jabatan kadang-kadang diartikan sebagai posisi atau pekerjaan, tanpa penjelasan lebih jauh. Untuk memperoleh keseragaman mengenai pengertian istilah jabatan ini. Departemen Tenaga Kerja memberikan penjelasan singkat mengenai arti jabatan, sebagai berikut: Jabatan (Job): ialah sekumpulan pekerjaan (Job) yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.
Sering dijumpai adanya jabatan yang sama untuk jabatan-jabatan yang mempunyai tugas-tugas yang berbeda. Namun apa yang dilakukan oleh karyawan belum tentu diketahui secara jelas oleh perusahaan. Kadangkala para pemegang jabatan itu sendiri tidak tahu atau merasa ragu tentang apa yang seharusnya ia kerjakan. Oleh karena itulah Untuk mengatasi hal tersebut, dilakukan Analisa Jabatan, yang merupakan suatu studi yang secara sistematis dan teratur untuk mengumpulkan semua informasi dan fakta yang berhubungan dengan suatu jabatan
Analisis Jabatan/Pekerjaan (Job Analysis) adalah suatu kegiatan pengumpulan data/informasi yang menyangkut tentang sesuatu jabatan/pekerjaan untuk menetapkan uraian jabatan/pekerjaan dan persyaratan jabatan/pekerjaan. Beberapa pengertian tentang Analisa Jabatan sebagai berikut
Menurut Malayu Job Analysis (analisis pekerjaan) adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan. bagaimana pekerjaannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan. Sementara itu menurut Gomes analisis jabatan adalah proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja yang dilaksanakan dengan mengamati atau mengadakan interview pada pekerjaan, dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor
Werther & Davis, Schuler & Jackson mengatakan bahwa Job Analysis adalah proses sistematis untuk menentukan berbagai tugas, aktivitas, perilaku, ketrampilan, pengetahuan dan spesifikasi karyawan yang diperlukan untuk menjalankan suatu pekerjaan (jabatan) dalam organisasi/perusahaan dan Dessler mengungkapkan bahwa analisa jabatan merupakan prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut. Dalam pengertian ini. Dessler menekankan pada dua aspek, yaitu meyangkut isi pekerjaan dan orang yang melaksanakan pekerjaan.
Mathis dan Jakson mengartikan analisis pekerjaan sebagai berikut; A Systematic may to gather and analyze information about the content and the human requirements of jobs, and the context in which jobs are performed. (analisis jabatan merupakan cara sistematik untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang isi dan personal yang dipersyaratkan dalam jabatan, dan dalam hubungannya dengan prestasi jabatan). Lebih lanjut, Mathis dan Jackson memisahkan antara jabatan (jobs) dan posisi (position). Jabatan, dalam pengertiannya adalah sekelompok tugas, kewajiban, dan tangggung jawab. Sedangkan position diartikan sebagai prestasi jabatan yang dilakukan oleh seseorang.
Menurut Flippo, “Analisis jabatan adalah proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaaan tertentu.” Flippo menekankan bahwa ada dua kegiatan utama dalam analisis jabatan, yaitu mengumpulkan informasi tentang operasional dan tanggung jawab suatu pekerjaan dan mempelajarinya lebih mendalam.
Stephen Robbin mendefinisikan analisis jabatan “Job analisis is involves developing a detailed description of the tasks involve in a job, determining the relationship of a given job to other jobs, and ascertain the knowledge, skills, and abilities necessary for an employee to successfully perform the job
Analisis jabatan merupakan prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan ketrampilan dari suatu jabatan dan macam personil yang akan dipekerjakan sehingga dapat diketahui baik ihe Job Discription, maupun Job Spesification, Job Performance Standart selain Job Evaluation Job Enrichment dan Job Enlargement Yang dimaksud dengan Jab Discription adalah dokumen yang memberikan informasi tentang tugas, kewajiban dan tanggung jawab seseorang pada suatu jabatan. Job Spesification adalah informasi tentang kualifikasi-kualifikasi minimum yang harus dimiliki SDM yang akan menjabat suatu jabatan, Job Performance Standart adalah sasaran-sasaran baik kuantitatif (misalnya; target penjualan, tingkat penjualan) maupun kualitatif (misalnya: peningkatan ketrampilan, perbaikan sikap dan perilaku) yang harus dicapai oleh suatu jabatan dalam periode waktu tertentu, Job Evaluation adalah informasi tentang berat ringannya pekerjaan, resiko pekerjaan dan gaji jabatan. Job Enrichment adalah informasi tentang pengkayaan pekerjaan pada suatu jabatan tertentu yang sifatnya vertical, dan Job Enlargement adalah informasi tentang pengkayaan pekerjaan yang sifatnya horizontal.
Sumber Manajemen Sumber Daya Manusia Sri Larasati M,M,2018
