Purchase Order dan SOP Pembelian

Anda telah mengetahui, bahwasanya dunia bisnis dan juga dunia perindustrian telah berkembang dan lebih kompetitif dari sebelumnya. Untuk bertahan dan mengungguli persaingan di bidang industri berbisnis, Anda perlu lebih kreatif dan inovatif untuk menghadapi semua kendala pada era baru ini. Selain persaingan yang semakin lama semakin ketat, dalam menjalankan bisnisnya perusahaan juga membutuhkan keterampilan dalam penanganan, perawatan, dan bidang manajemen. Untuk itu, perusahaan harus menerapkan strategi tertentu supaya kegiatan produksinya tetap berjalan lancar.

Investarisasi dan pengadaan barang dapat berjalan dengan lancar apabila terdapat purchase order(PO) yang baik dan benar. Tanpa adanya pengawasan yang tepat, perusahaan mungkin tidak akan menyadari, ataupun tidak akan sadar sama sekali, kesalahan yang diterima pesanan PO dari pemasok. Tanpa pengawasan, bahan baku yang telah diterbitkan PO tidak akan tiba sesuai jadwal yang telah ditentukan. Selain itu, proses produksi pastinya akan terhenti karena bahan baku yang dipesan tidak sampai sesuai dengan kesepakatan yang telah disepakati. Lalu, apa sih PO itu?

Pengertian Purchase Order

Purchase Order merupakan sebuah dokumen yang dirancang oleh konsumen dalam menentukan barang yang ingin dibeli dari penjual. Biasanya juga disebut sebagai kontrak. Dokumen ini merupakan dokumen persetujuan antara penjual dan pembeli yang berhubungan dengan barang yang hendak dibeli.

Manfaat Menggunakan Purchase Order

Tiap-tiap dokumen yang dipakai oleh perusahaan tentunya mempunyai manfaat yang berbeda-beda. Jadi, manfaat PO untuk perusahaan antara lain:

Menghindari potensi penipuan.

Jika Anda memesan dengan suplier, Anda dapat memesan secara langsung yang tentunya bisa mempersingkat proses. Namun, ini agak berisiko karena  kemungkinan penipuan, terutama jika sistem pemesanan tidak sesuai  SOP.

Penetapan Harga Wajar.

Pembeli menentukan harga dan mengirimkannya kepada Penjual. Mungkin lebih menguntungkan bagi perusahaan jika penjual  setuju dengan harga dan produk yang Anda usulkan.

Memastikan ketersediaan produk.

Pembelian yang dilakukan berdasarkan pesanan ini  membantu  mengamankan barang yang ingin Anda beli. Saat Anda melakukan pemesanan, penjual tentunya akan mengecek ketersediaan barang yang Anda inginkan dan tentunya  menyimpannya untuk pengiriman pada waktu yang telah ditentukan.

Kendala dalam menggunakan Purchase Order

Beberapa kendala dalam PO yang sering terjadi pada bisnis, yaitu

1. Proses transaksi yang memakan waktu yang lama
2. Tidak melihat barang secara langsung
3. Hanya bisa melihat kualitas produk dari gambar dan deskripsi
4. Apabila terdapat produk yang cacat, sangat lama dalam pemrosesan ulang
5. Barang bisa saja datang tidak tepat waktu
6. Barang bisa saja tidak sesuai dengan ekspektasi

Penerbitan Purchase Order (PO)

Ada fase-fase yang harus diselesaikan saat mengajukan PO. Fase-fase ini meliputi:

1. Penerimaan Permintaan Pengadaan (Permintaan).
2. Pembuatan dokumen pengadaan.
3. pencarian pemasok pengadaan.
4. Penjagaan kualitas pemasok.
5. Permintaan penawaran harga dari pemasok.
6. Pengadaan sesi briefing rekrutmen.
7. Penawaran yang telah disediakan oleh pemasok.
8. Pengevaluasian penawaran harga dari pemasok.
9. Pelaksanaan negosiasi teknis dan harga dengan pemasok.
10. Pemutusan dan penetapan pemenang tender.
11. Pelaksanaan Purchase Order (PO).

Ternyata, penerbitan PO itu memerlukan beberapa prosedur yang tergolong sistematis ya! Tapi Anda jangan khawatir. Di sini, kami menyediakan panduan SOP pembelian yang dapat menolong Anda dalam merancang prosedur pembelian dengan sistematis dan mempunyai pembahasan sebagai berikut:

1. Prosedur pengadaan bahan produksi;
2. Prosedur pengadaan barang dagangan;
3. Prosedur order pembelian;
4. Prosedur seleksi suplier;
5. Prosedur retur barang.

Anda bisa mendapatkan panduan SOP Pembelian di sini dengan harga Rp374,250