Mohon dibedakan dua pernyataan berikut ini:
- Menyusun SOP dengan melibatkan seluruh karyawan
- Menerapkan SOP dengan melibatkan seluruh karyawan
Sebab banyak pembaca buku yang tidak cermat menganalisis pernyataan-pernyataan yang tertulis di dalam buku saya. Seandainya saya tidak menegaskan hal ini, pasti nanti ada pembaca yang komplain, salah interprestasi bahwa kata “menyusun” sama dengan “menerapkan”.
Sudah saya tegaskan bahwa seyogyanya SOP itu disusun oleh pemilik atau pimpinan perusahaan. Jika pemilik atau pimpinan perusahaan tidak dapat menyusun SOP sendiri, bisa meminta bantuan kepada penyusun SOP yang berkompeten di bidangnya. Penyusun SOP yang berkompeten di bidangnya itu bisa orang luar atau orang dalam perusahaan. Khusus orang dalam perusahaan. yang bisa menyusun SOP adalah auditor internal. Itu pun SOP yang dihasilkannya harus di-review ulang oleh pimpinan atau pemilik perusahaan, karena auditor internal menyusun SOP dari sudut pandang internal. Supaya lebih objektif, SOP harus disusun dari sudut pandang eksternal perusahaan, oleh orang-orang yang tidak memiliki konflik kepentingan dengan perusahaan.
Saya pernah mendapati seorang pimpinan perusahaan yang bertindak konyol. Ia ditugasi menyusun SOP oleh pemilik per usahaan. Pimpinan perusahaan ini memiliki venangan un tuk mendelegasikan tugas kepada para bawahannya. Dengan menggunakan kewenangannya tersebut, ia meminta seluruh kar yawan untuk menyusun SOP pekerjaannya masing-masing. Apa yang terjadi kemudian?
1 Karyawan heboh dan kalang kabut. Seumur hidup mereka belum pernah melihat bentuk SOP tiba-tiba disuruh me nyusun SOP oleh pimpinannya.
2 Karena kalang kabut memenuhi deadline waktu penyusunan SOP tersebut, karyawan malah melalaikan pekerjaan utamanya. Banyak pekerjaan yang seharusnya mendapat prioritas untuk diselesaikan, malah justru terbengkelai.
3.Di akhir bulan, pimpinan perusahaan ini tepok jidat. Pekerjaan utama karyawan tidak selesai, target tidak tercapai, SOP Jadi, “menyusun SOP” itu berbeda dengan “menerapkan SOP”: •Menyusun SOP hanya bisa dilakukan orang-orang tertentu yang berkompeten di bidangnya. Keterlibatan karyawan hanya membantu penyusun SOP untuk menjawab pertanyaan atau memberikan masukan dan saran sesuai bidang keahliannya.
- Sedangkan jika menerapkan SOP, justru harus melibatkan seluruh karyawan. Karyawan itulah yang menerapkan SOP nya. Kita menjadi trainer, pengawas, dan evaluator saja.
Meskipun menerapkan SOP itu melibatkan seluruh karyawan, tetapi juga ada batasannya. Jangan sampai SOP difotokopi dan diberikan kepada masing-masing karyawan untuk dipelajari dan diterapkan sendiri-sendiri. Jika terjadi seperti ini Anda akan mengalami dua kerugian:
- SOP perusahaan Anda berpotensi bocor dan jatuh ke tangan kompetitor. Oleh kompetitor, SOP tersebut dipelajari kele mahannya dan mereka membangun kekuatan dari kele mahan tersebut untuk mengalahkan perusahaan Anda. Per lu Anda catat, kompetitor tidak akan menerapkan SOP perusahaan Anda itu di perusahaan mereka sendiri. Untuk apa menggunakan SOP dari perusahaan kompetitor? Justru yang dicari adalah kelemahan-kelemahan Anda itu.
- Tidak ada karyawan yang dapat menerapkan SOP berbekal kemampuan membaca saja. SOP itu harus dilatihkan, karyawan diajari cara melakukan pekerjaan yang standar, sehingga kualitas hasilnya bisa dipertanggungjawabkan. Anda membutuhkan trainer untuk mengaplikasikan SOP tersebut.
Semoga gambaran ini makin memperjelas pemahaman Anda rentang SOP, sehingga tidak melakukan tindakan-tindakan yang kontraproduktif dibandingkan dengan tujuan penyusunan SOP itu sendiri.
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
