Ketika SOP menjadi booming di Indonesia, banyak kalangan menganggap bahwa SOP itu merupakan sistem operasional perusahaan yang paling utama. Mereka beranggapan bahwa hanya dengan memiliki dan menerapkan SOP saja, perusahaan otomatis bisa berjalan sendiri, dan pemiliknya bisa bebas jalan-jalan tanpa harus ribet mengurus operasional perusahaan lagi. Anggapan ini tentu berlebihan. Celakanya, seminar dan workshop SOP saya yang diberi slogan “perusahaan otomatis berjalan, pemiliknya bebas jalan jalan” itu justru yang paling diminati peserta. Saya terkadang merasa geli sendiri mengingat hal itu. Biasanya peserta baru paham bahwa menyusun SOP tidak dapat dilakukan sembarangan dan SOP bukanlah sistem paling utama dalam sebuah perusahaan setelah mereka mengikuti workshop saya selama dua hari penuh.
SOP adalah suatu sistem yang mengatur prosedur/alur/cara kerja karyawan supaya tertata, efektif, efisien dan produktif, serta selalu mengarah pada tercapainya tujuan perusahaan. Saya menyebut SOP sebagai sebuah sistem karena SOP itu terdiri dari ratusan hingga ribuan pekerjaan yang disusun sedemikian rupa saling terkait satu sama lain, dan jika seluruh pekerjaan tersebut dilakukan bersamaan sesuai standarnya masing-masing, dapat menghasilkan pencapaian tujuan perusahaan dan kemajuan bagi perusahaan. Mohon dicermati kata-kata “ratusan/ribuan pekerjaan yang disusun sedemikian rupa saling terkait satu sama lain”. Pekerjaan-pekerjaan itu adalah elemen elemen bagi sebuah sistem dan harus disatukan untuk mencapai tujuannya.
Jika selama ini Anda menganggap bahwa SOP itu hanyalah standarisasi sebuah pekerjaan. Anda salah kaprah memahami SOP Pada saat kita menyusun SOP memang kita melakukan standarisasi pekerjaan satu demi satu. Namun ingat, sudah saya uraikan bahwa SOP itu adalah satu kesatuan. Pekerjaan-pekerjaan yang sudah distandarisasi itu harus harus dihubungkan dan dikaitkan satu sama lain, supaya menjadi satu kesatuan aksi untuk mempermudah tercapainya visi perusahaan. Inilah kesulitan utama menyusun SOP itu, yang sering kali tidak dipahami oleh para penyusun SOP yang tidak memiliki kompetensi dibidangnya.
Mungkin Anda menganggap SOP sebagai sistem yang paling utama karena Anda terlibat dalam penyusunan SOP itu. Otomatis pikiran bawah sadar Anda menempatkan SOP sebagai suatu sistem yang paling berharga bagi Anda. Sedangkan sistem-sistem lainnya, bukan kita yang membuat. Tetapi sudah menyatu dengan berbagai peralatan kerja yang kita beli dan pergunakan, sehingga kita tidak merasa memiliki sistem itu (hanya mempergunakannya saja).
Contoh:
Untuk menyusun laporan neraca dan rugi laba, seorang akuntan bekerja dengan bantuan komputer dan printer
Tahukah Anda, sistem apa saja yang bekerja bersamaan untuk akuntan ini? Berikut ini daftarnya:
- seorang Sistem komputer (hardware)
- Sistem operasi komputer (software)
- Program akuntansi & keuangan (software)
- Sistem printer (hardware)
- SOP akuntansi & keuangan
Komputer itu dibuat dengan sistem tersendiri. Mungkin yang mengerti hanya insinyur-insinyur elektronika atau teknik komputer. Untuk dapat dipergunakan, sebuah komputer harus diinstal sistem operasi (OS, operation system). OS ini dibuat oleh para programmer. Komputer dan OS standar saja, belum dapat dipergunakan untuk membuat laporan neraca dan rugi laba. Komputer tersebut harus diinstal lagi program akuntansi dan keuangan, yang biasanya dibuat oleh programmer yang berkompeten dalam bidang akuntansi dan keuangan (memiliki latar belakang pendidikan dan pengalaman dalam bidang itu). Untuk mencetak laporan neraca dan rugi laba, seorang akuntan membutuhkan printer. Printer dibuat dengan sistem tersendiri, lagi-lagi dibuat oleh para insinyur elektronika. Nah, untuk menghasilkan laporan neraca dan rugi laba sesuai standar yang diterapkan perusahaan, seorang akuntan membutuhkan SOP, yang dibuat oleh penyusun SOP yang berkompeten dibidangnya.I
Setelah membaca uraian di atas, Anda mulai paham? SOP hanyalah salah satu sistem yang berperan untuk menghasilkan laporan neraca dan rugi laba. Diluar SOP masih banyak sistem – sistem lain yang sama-sama bekerja untuk mencapai tujuan akhir dari pekerjaan itu. Saya beri contoh sederhana saja: SOP-nya sudah sempurna, komputer, OS, dan program akuntansi keuangan juga mendukung, tetapi printer tidak ada. Mungkinkah seorang akuntan dapat menghasilkan laporan neraca dan rugi laba? Bagaimana caranya ia mencetak laporan neraca dan rugi laba itu jika tidak menggunakan printer?
Sistem komputer, printer, sistem operasi, program akuntansi dan keuangan, mungkin luput dari pengamatan Anda, karena Anda tidak membuatnya, tinggal memakai saja. Tetapi bagi seorang penyusun SOP yang berkompeten, sistem-sistem lain itu tetap menjadi pertimbangan.
Contoh:
Ada dua jenis printer yang lazim digunakan untuk perkantoran, yakni printer inkjet dan printer laser. Untuk mendukung pekerjaan seorang akuntan, printer mana yang dipilih sebagai standar peralatan kerja?
Printer inkjet mencet dokumen dengan tinta basah yang disemprotkan menggunakan muatan listrik. Sedangkan printer laser mencetak dokumen menggunakan tinta kering, listrik statis, dan panas. Hasilnya tentu saja berbeda. Hasil cetak printer inkjet dapat luntur jika terkena lembab atau air. Sebaliknya, hasil cetak printer laser lebih awer, karena menyerupai hasil fotokopi.
Laporan neraca dan rugi laba adalah dokumen penting perusa haan yang harus aman dari luntur karena lembab atau air. Seorang penyusun SOP yang berkompeten akan cenderung memilih printer laser sebagai peralatan pendukung pekerjaan akunting. Anda sebagai pemilik dan pimpinan perusahaan mungkin tidak begitu mengerti hal ini. Tapi seorang penyusun SOP yang berkompeten harus me ngerti dan memahami sistem-sistem pendukung SOP ini, supaya hasil pekerjaan yang dilakukan berdasarkan SOP itu optimal dan berkualitas tinggi.
Baca juga SOP Disusun Tanpa Mempertimbangan Sistem Lainnya – Bag. 2
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
