Jika SOP adalah perubahan, mungkinkah SOP dapat diterapkan dengan mudah pada organisasi bisnis yang kaku? Tentu saja tidak! Bahkan kehadiran SOP bisa ditolak mentah-mentah oleh pimpinan dan karyawan perusahaan itu. Saya pernah mengalami hal ini ketika diminta seorang pemilik perusahaan untuk menyusunkan SOP bagi perusahaannya. Perusahaan ini memiliki 10 kantor cabang di beberapa kota. Pimpinan dan karyawan selama ini bekerja tanpa SOP Perusahaan tidak mendapatkan keuntungan yang cukup untuk membayar angsuran bank. Pemiliknya menganggap bahwa kinerja karyawannya terlalu lamban dan harus diubah. Awalnya,pemilik perusahaan itu berusaha sendiri menyusun dan menerapkan SOP. Hasilnya, SOP yang sangat sederhana itu ditolak mentah mentah oleh pimpinan dan karyawan. Bahkan mereka melakukan demonstrasi dan mencoret-coret tembok kantor.
Pemilik perusahaan itu menemui saya dan menceritakan semua nya. Bahkan ia menunjukkan foto-foto dokumentasi hasil coretan para karyawannya itu. Sangat memprihatinkan. Dari cerita pemilik perusahaan itu, saya mengambil kesimpulan bahwa organisasi bisnis di perusahaan itu sangat kaku. Saya curiga, hal itu dipengaruhi oleh para pimpinan cabangnya. Jika dipaksakan untuk mengadopsi perubahan cara kerja ala SOP, pasti merugikan perusahaan.
Saya kemudian mengunjungi satu per satu kantornya, melakukan pendekatan kepada pimpinan dan karyawan. Dari observasi se derhana itu akhirnya saya tahu bahwa trouble maker-nya adalah para pimpinan kantornya yang tidak ingin kehilangan jabatan akibat diterapkannya SOP Para pimpinan ini sangat tidak produktif dan memang akan tersingkir secara otomatis beberapa bulan kemudian setelah SOP diterapkan jika melihat track record dan cara kerjanya seperti itu.
Saya mengajukan saran kepada pemilik perusahaan itu untuk mengganti para pimpinan kantornya ini, jika ingin menerapkan SOP lebih lanjut. Saran tersebut diterima. Setelah para pimpinan kantornya ini diganti, suasana menjadi lebih kondusif untuk menerapkan SOP. Beberapa karyawan yang masih sangat resisten terhadap SOP akhirnya tersingkir dengan sendirinya.
Itulah sebabnya saya sering kali menolak orderan untuk menyusunkan SOP. Saya pasti meminta untuk survei atau observasi dulu ketika mendapat order tersebut. Saya harus bisa menilai, apakah organisasi bisnis di perusahaan tersebut pro perubahan atau resisten terhadap perubahan. Jika pro terhadap perubahan. saya bisa menjamin dalam waktu dua tahun SOP sudah terlaksana sempurna dan organisasi bisnis itu menjadi lebih produktif. Namun jika organisasi tersebut sangat kaku dan resisten terhadap perubahan, upaya penerapan SOP bisa gagal total dan perusahaan makin dirugikan. Saya biasanya menyarankan pemilik perusahaan melakukan revolusi mental terlebih dulu pada organisasi bisnisnya. Organisasi bisnis yang kaku itu harus dibuat selentur mungkin. Jika orang-orangnya tidak dapat berubah, segera ganti. Itu saja rumus sederhananya.
SOP bajakan atau copy paste dari perusahaan lain itu disusun dengan mempertimbangkan kemampuan organisasi bisnis untuk berubah di perusahaan itu, bukan mempertimbangkan organisasi bisnis di perusahaan Anda. Jika Anda nekat membeli dan menerapkannya di perusahaan Anda, bisa terjadi culture lag (gagap budaya kerja). Ada dua kemungkinan:
- SOP tersebut langsung gagal diterapkan.
- SOP dapat diterapkan tetapi karyawan Anda kewalahan untuk bekerja ala SOP, sehingga malah justru menimbulkan inefektivitas dan inefisiensi berlebihan yang makin merugikan perusahaan.
Dalam setiap kesempatan, saya selalu bilang bahwa mengelola karyawan itu adalah seni. SOP ini termasuk seni mengelola karyawan. Anda tidak bisa memberi beban kerja seberat 100 kg kepada karyawan yang hanya dapat mengangkat beban seberat 50 kg. Perusahaan-perusahaan besar SOP-nya memang bagus dan produktif, karena organisasi bisnisnya memiliki kemampuan untuk produktif. Sementara organisasi bisnis perusahaan Anda belum seproduktif organisasi bisnis perusahaan besar tersebut. Jika Anda ingin menjadikan perusahaan Anda produktif, satu-satunya jalan adalah menyusun SOP yang sesuai dengan kemampuan organisasi bisnis Anda, kemudian tingkatkan dari waktu ke waktu. Kita menghargai proses. Bukankah bayi lahir tidak bisa langsung berlari?
Organisasi bisnis itu wajib berubah setiap saat. Ingat pepatah yang mengatakan, berubah atau mati! Kita tidak hidup sendirian. Perubahan di sekeliling kita mengharuskan kita adaptif terhadap perubahan itu. Coba cermati fakta berikut ini:
- Perilaku Konsumen Berubah
Dulu konsumen datang ke pasar atau pusat perbelanjaan untuk membeli segala kebutuhannya. Sekarang, konsumen mengandalkan gadget untuk berbelanja dan menunggu barang belanjaan di rumah saja.
Karyawan Anda masih gaptek? Bersiap-siaplah untuk menua dan mati. Perilaku konsumen yang berubah menggunakan gadget untuk berbelanja ini menuntut perusahaan menyediakan layanan belanja online dan mewajibkan karyawan untuk menguasai teknologi informasi. Padahal perkembangan teknologi informasi ini sangat cepat, hanya dalam hitungan bulan bisa berubah. Dibutuhkan karyawan yang memiliki kemampuan tingkat tinggi untuk mempelajari dan menguasai teknologi informasi tersebut. Jika Anda pemilik perusahaan, gaptek tidak apa-apa. Tapi jangan sampai karyawan Anda di level teknis gaptek. Adopsilah teknologi informasi yang memungkinkan konsumen cepat memberikan uangnya kepada kita. Carilah karyawan-karyawan yang mampu menguasai teknologi informasi itu secara cepat, beserta perubahan-perubahannya. Ingat, teknologi informasi itu bisa berubah hanya dalam hitungan bulan. Jika Anda tidak memiliki karyawan yang cepat beradaptasi dengan perubahan, secanggih apapun sarana kerja yang Anda sediakan, sia-sia saja hasilnya.
Baca juga SOP Disusun Tanpa Mempertimbangkan Kemampuan Organisasi Bisnis untuk Berubah – Bag. 3
Baca juga SOP Disusun Tanpa Mempertimbangkan Kemampuan Organisasi Bisnis untuk Berubah – Bag. 1
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
