Dalam buku Cara Gampang Bikin SOP (Standard Operating Procedure), saya memang menuliskan bahwa suatu saat SOP itu harus dapat diubah. Tapi mengubah SOP itu juga ada caranya. SOP lama yang sudah ketinggalan zaman atau sudah tidak produktif, diubah dengan SOP baru. Bukan SOP diubah dengan mulut. Fakta yang terjadi, SOP banyak yang diubah dengan mulut. Biasanya hal ini dilakukan oleh pemilik atau pimpinan perusahaan yang tidak memahami manajemen perusahaan. Mereka memiliki kewenangan dan bisa menyalahgunakan kewenangan itu untuk melakukan sesuatu yang menurut mereka benar, tetapi tidak sesuai SOP dan ujung-ujungnya merugikan perusahaan.
Sebagai pemilik perusahaan, saya pernah memberi sanksi berat terhadap seorang Direktur Operasional hanya gara-gara hal sepele ini:
Didalam SOP tercantum dengan jelas bahwa aplikasi obat dilakukan dengan cara disemprot. Tujuannya supaya lebih merata. Direktur Operasional ini suatu ketika memerintahkan anak buahnya untuk mengaplikasikan obat dengan cara dioles menggunakan kuas. Tujuannya untuk menghemat obat. Hasilnya? Seminggu kemudian konsumen mengajukan komplain. Untuk mengobati kemarahan konsumen, Direktur Operasional ini memerintahkan karyawannya untuk melakukan aplikasi ulang dengan cara disemprot.
Setiap akhir bulan, dilakukan audit. Akhirnya ketahuan, ada dua aplikasi untuk satu objek yang sama. Karyawan yang melakukan pekerjaan itu dipanggil. Dengan polosnya karyawan ini menceritakan kalau ia diperintah oleh Direktur Operasional. Direktur Operasional pun dipanggil dan ia tidak dapat mengelak. Perusahaan dirugikan jutaan rupiah akibat aplikasi obat dua kali itu, karena konsumen hanya membayar sekali saja. Perusahaan juga dirugikan nama baiknya, terbukti dengan konsumen yang mengajukan komplain. Parahnya lagi, seharusnya Direktur Operasional ini bertanggung jawab terhadap pelaksanaan SOP yang baik, justru ia menyalahgunakan wewenang untuk mengubah SOP dengan mulutnya.
Keputusan pemilik pun dijatuhkan. Karyawan yang melakukan perintah Direktur itu dicopot dari jabatannya dan dimutasi. Direktur Operasional itu pun dipecat. Anda mungkin menganggap hukuman ini terlalu berat. Didalam peraturan perusahaan ditegaskan bahwa, sengaja tidak melaksanakan SOP adalah pelanggaran berat yang berakibat pemberhentian dengan tidak hormat. Lebih baik perusahaan kehilangan satu Direktur daripada kehilangan satu konsumen.
Setelah membaca ringkasan kasus di atas, Anda bisa memahami betapa pentingnya SOP dilaksanakan tanpa syarat untuk menjamin kualitas hasil kerja bukan? SOP itu disusun untuk menjamin kualitas hasil kerja, bukan disusun untuk gagah-gagahan belaka. Cara kerja yang sudah di-SOP-kan wajib hukumnya dilaksanakan tanpa syarat. Jika tidak, pasti akan terjadi risiko yang merugikan perusahaan.
Pada perusahaan-perusahaan kecil, dimana peran pemilik perusahaan masih sangat dominan, penerapan SOP bisa tidak efektif gara-gara pemilik perusahaan suka memberikan perintah kerja secara lisan kepada karyawan, yang menyimpang dari SOP. Misalnya: tugas pokok karyawan mencuci mobil konsumen/pelanggan. Tetapi oleh pemilik perusahaan diperintah ke rumah pemilik perusahaan dan membetulkan atap/genteng di rumahnya. Itu dilakukan pada jam kerja. Apa yang terjadi kemudian? Mobil konsumen yang datang untuk dicuci pada saat karyawan sedang membetulkan genteng. menjadi tidak tercuci. Padahal perusahaan mendapatkan uang dari konsumen/pelanggan. Sementara karyawan justru diajari melakukan pekerjaan yang menyimpang dari SOP, tidak mendatangkan uang bagi perusahaan, dan menambah risiko pada diri karyawan (siapa yang bertanggung jawab jika karyawan tersebut jatuh dari atas atap dan lumpuh?). Anda bisa membayangkan kerugiannya? Setiap ada perusahaan yang menghubungi saya untuk membantu menyusunkan SOP, saya selalu meminta untuk bertemu pemiliknya terlebih dahulu. Sebelum saya menyanggupi penyusunan SOP tersebut, saya biasanya menjelaskan berbagai risiko yang dihadapi pemilik berkaitan dengan penerapan SOP. Termasuk ia tidak bisa lagi memberikan perintah sesuka hatinya kepada karyawan. Pemilik perusahaan juga harus tunduk pada SOP, bahkan menjadi teladan pelaksana SOP yang baik. Jika pemilik perusahaan itu menyetujui, barulah saya menyanggupi untuk menyusunkan SOP-nya. Jika pemilik perusahaan tidak menyetujui atau terlihat keberatan, saya menolak untuk menyusunkan SOP-nya. Nah, pemilik-pemilik perusahaan seperti inilah yang mungkin akan mencari penyusun SOP yang tidak berkompeten atau membeli SOP bajakan dari perusahaan lain. Penyusun SOP yang tidak berkompeten tentu akan bersuka cita mendapatkan order menyusun SOP, tanpa mempertimbangkan risikonya. Yang penting bagi mereka, ada duit masuk kantong untuk makan sehari-hari.
Setelah bertemu dengan pemilik perusahaan, saya juga akan melakukan hal yang sama kepada pimpinan perusahaan. Jika pemilik perusahaan sudah menyetujui risiko-risikonya, tetapi pimpinan perusahaan tidak menyetujui risiko-risiko itu, biasanya saya juga akan menolak orderan menyusun SOP itu. Sudah pasti SOP saya tidak bisa diterapkan. Arau bisa jadi pura-pura diterapkan (karena pimpinan perusahaan itu takut terhadap pemilik perusahaan) tetapi sehari-harinya yang paling efektif adalah perintah kerja dari mulut pimpinan perusahaan itu. Penerapan SOP bisa gagal total.
Banyak sekali orang yang menghubungi saya untuk membantu menyusunkan SOP dan saya tolak halus. Jarang sekali saya menyebutkan alasan penolakan itu, karena saya tidak mau menyinggung perasaan mereka. Semoga mereka juga membaca buku ini dan dapat mengubah pendiriannya.
Tutup mulutmu! Itulah kuncinya! SOP itu bukan perintah kerja. SOP itu prosedur/alur/cara kerja yang distandarisasi. SOP hanya butuh dilatihkan kepada seluruh karyawan. Biarkan karyawan menjalankan seluruh SOP. Jangan kacaukan konsentrasi kerja mereka dengan perintah-perintah kerja diluar SOP
Baca juga SOP Diubah dengan Mulut – Bag. 2
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
