Menyusun SOP tidak semudah menulis dan menggambar saja. SOP bukan karangan fiksi, yang begitu selesai ditulis dapat langsung dibaca untuk menghibur pembacanya. SOP juga bukan gambar komik, yang begitu selesai digambar dapat langsung dibaca dan membuat tertawa pembacanya. SOP adalah sebuah standarisasi pekerjaan, yang penerapannya bisa mengakibatkan untung rugi sebuah perusahaan atau mengakibatkan karyawan kehilangan pe kerjaannya. SOP menentukan nasib banyak pihak, sehingga tidak bisa disusun dan diterapkan sembarangan.
Satu proses yang wajib dilewati pada saat menyusun SOP adalah melakukan uji coba penerapan SOP tersebut, sebelum difinalisasi. Tujuannya untuk mengetahui apakah prosedur/alur/cara kerja yang distandarisasi tersebut:
- Efektif
- Efisien
- Memiliki kelemahan-kelemahan mendasar yang berpotensi
- merugikan perusahaan Menguntungkan atau merugikan perusahaan
Efektivitas adalah ketepatan cara kerja. SOP disusun supaya pekerjaan yang dilakukan karyawan itu tepat sasaran, sehingga perusahaan diuntungkan. SOP tidak disusun supaya pekerjaan. karyawan menjadi birokratis, memboroskan waktu, tenaga dan biaya, serta berpotensi merugikan perusahaan. Contoh:
Sebelum menggunakan SOP, karyawan menggoreng ayam selama 10 menit, menggunakan peralatan masak biasa. Hasilnya, sering kali didapati ayam goreng yang luarnya tampak matang. tetapi didalamnya masih mentah. Konsumen sering mengajukan komplain. Perusahaan dirugikan karena harus mengganti dengan potongan ayam lainnya dan membuang potongan ayam yang bagian dalamnya masih mentah tersebut.
Penyusun SOP membuat standarisasi pekerjaan menggoreng ayam 6 menit, tetapi menggunakan peralatan masak khusus, supaya semua ayam matang sempurna.
Ternyata hasilnya hanya sedikit lebih baik, masih ada beberapa potong ayam yang bagian dalamnya masih mentah meskipun luarnya tampak matang. Berarti pekerjaan menggoreng ayam disini belum efektif, meskipun sudah menggunakan peralatan masak khusus. Kualitas hasilnya masih jauh dari harapan. Disinilah penyusun SOP harus dapat menemukan penyebab dan solusinya.
Setelah diselidiki ternyata ayam yang matang sempurna dalam waktu 6 menit dengan alat masak khusus adalah, potongan ayam yang beratnya 100 gram. Sedangkan yang terlalu matang adalah potongan ayam yang beratnya kurang dari 100 gram, dan yang tidak matang adalah potongan ayam yang beratnya diatas 100 gram.
Disinilah penyusun SOP menstandarisasi bahan bakunya. Standar potongan ayam yang akan digoreng beratnya 100 gram, tidak boleh lebih, tidak boleh kurang. Peralatan masak tetap menggunakan peralatan masak khusus dan waktu penggorengan ditetapkan 6 menit. Setelah diuji coba berkali-kali, hasilnya hampir semua potongan ayam matang sempurna. Hanya segelintir saja yang dalamnya masih mentah, itu pun setelah diselidiki karena bentuk dagingnya yang terlalu tebal, sehingga minyak tidak dapat meresap masuk sampai area terdalam.
Anda bisa membayangkan, berapa lama waktu yang dibutuhkan hanya untuk melakukan uji coba seperti ini? Itulah sebabnya saya uraikan bahwa SOP tidak dapat disusun secara instan karena harus melalui berbagai uji coba untuk memastikan unsur efektivitasnya. SOP harus dapat menjamin efektivitas sebuah pekerjaan. Pada contoh diatas, efektivitas pekerjaan menggoreng ayam itu didapatkan jika bahan baku potongan ayamnya standar, peralatan masaknya standar, dan waktu memasaknya standar. Tidak peduli siapa yang memasak, asal mereka memenuhi standar itu, pasti hasilnya dapat dipertanggungjawabkan. Ingat, SOP juga harus berfungsi untuk memudahkan pekerjaan karyawan. Jangan sampai SOP yang efektif itu mengorbankan waktu dan menyulitkan karyawan untuk menerapkannya.
Efisiensi adalah penghematan perusahaan (tetapi bukan pengiritan). Penghematan dilakukan dengan cara memperbanyak atau mening katkan hasil kerja dengan biaya yang sama (sehingga didapatkan biaya produksi yang lebih hemat). Sedangkan pengiritan itu memang kas biaya tanpa menambah produksi.
Efisiensi selalu berkaitan dengan penggunaan waktu dan biaya. Penggunaan waktu yang lebih sedikit untuk melakukan satu pekerjaan, otomatis membuat karyawan dapat melakukan lebih banyak pekerjaan pada durasi waktu kerja yang sama. Penggunaan biaya yang lebih sedikit dengan pendapatan yang tetap atau meningkat, otomatis menambah peluang perusahaan untuk mencetak laba lebih banyak.
Contoh:
Sebelum menggunakan SOP, karyawan masih menggunakan peralatan masak biasa untuk menggoreng ayam. Sekali menggoreng bisa sekitar 5 potong ayam. Waktu untuk sekali menggoreng rata rata 10 menitan. Jadi jika satu hari menggoreng nonstop selama 10 jam berturut-turut, gerai ayam goreng itu mampu menyediakan maksimal 300 potong ayam siap saji. Itu pun dengan risiko banyak potongan ayam yang tidak matang sempurna. Jika risiko ayam tidak matang itu mencapai 25%, maka gerai ayam goreng itu hanya mampu menghasilkan 225 potong ayam goreng siap saji.
Penyusun SOP membuat standarisasi peralatan kerja yang baru, disertai standarisasi bahan baku dan standarisasi waktu. Dengan peralatan kerja yang baru ini, sekali menggoreng ayam bisa mencapai 10 potong sekaligus. Minyak yang dibutuhkan dua kali lipat, tetapi gas yang dibutuhkan sama dengan peralatan memasak yang lama. Waktu yang dibutuhkan untuk menggoreng malah lebih sedikit, hanya 6 menit sekali menggoreng. Itu pun risiko ayam tidak matangnya hanya 10%. Jika gerai ayam goreng ini beroperasi dengan waktu yang sama (10 jam per hari), kapasitas produksinya mampu mencapai 1000 potong ayam goreng siap saji. Setelah dikurangi risiko 10% itu, ayam goreng siap jualnya mencapai 900 potong.
Anda bisa bandingkan, mana pekerjaan yang lebih efisien? Tentu pekerjaan yang dilakukan menggunakan standarisasi peralatan, bahan baku, dan waktu kerja tersebut. Dalam waktu 10 jam. perbedaannya sangat mencolok sekali. Sebelum menggunakan SOP hanya mampu memproduksi 225 potong ayam goreng dan setelah menggunakan SOP mampu memproduksi 900 potong. Tinggal menggarap promosi dan pemasarannya saja supaya 900 ayam goreng ini ludes terjual tiap hari.
Baca juga SOP Tidak Diuji Coba – Bag. 2
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
