Menyederhanakan pekerjaan itu tidaklah semudah membaca tulisan “menyederhanakan pekerjaan”. Jika Anda adalah produk sekolahan, kemungkinan besar akan kesulitan menyederhanakan sesuatu. Saya punya pengalaman lucu berkaitan dengan hal ini. Ketika masih kuliah dulu, saya tahu bahiya saya tidak mungkin mendapatkan pekerjaan sesuai latar belakang pendidikan. Oleh karena itu saya menabung dan selalu mengikuti kursus-kursus manajemen singkat yang diselenggarakan oleh sebuah asosiasi pengusaha terkenal di Indonesia. Mentornya adalah para pengusaha, anggota asosiasi tersebut. Setiap menjawab pertanyaan dari mentor, saya selalu salah. Menurut para mentor, saya ini mahasiswa pintar (IPK-nya tinggi), tetapi goblok. Cara menyelesaikan masalah terlalu sistematis tetapi kepanjangan prosedurnya. Untuk menjadi pengusaha, saya harus mencari cara menyelesaikan masalah yang paling pendek tahapannya.
Waktu itu saya ditanya, “Kamu mau ekspor barang ke Eropa, apa yang kamu lakukan?”
Saya menjawab dengan penuh keyakinan, “Saya akan mendirikan perusahaannya, mengurus izin-izinnya, baru setelah itu mengirimbarangnya.”
Jawaban itu langsung disahut, “Goblok kamu! Kalau kayak gitu caranya, kamu tekor!”
Saya garuk-garuk kepala. Padahal saya pikir jawaban tersebut sudah benar. Mungkin mentor itu mengerti kebingungan saya, kemudian ia berkata, “Kamu fokus saja pada ekspornya, yang penting barang sampai di tujuan secepatnya, supaya kamu mendapat bayaran. Kamu bisa pake perusahaan jasa ekspor. Itulah inti sebuah bisnis. Ngapain kamu susah-susah mendirikan perusahaan dan mengurus perizinannya? Buang-buang waktu saja. Kamu pikir mendirikan perusahaan dan mengurus perizinan di Indonesia itu bisa sehari jadi dan tidak butuh duit banyak?”
Saya manggut-manggut meskipun belum paham sepenuhnya. Dua tahun kemudian, ketika saya akan mengirim barang ke Australia, saya coba caranya. Saya hanya punya barang dan untuk mengirim barang tersebut ke luar negeri, saya menggunakan jasa ekspor perusahaan lain. Ternyata betul. Prosedurnya sederhana sekali. Hanya dalam hitungan hari, barang itu bisa terkirim. Saya menjadi eksportir tanpa perlu susah-susah mendirikan perusahaan dan mengurus perizinannya.
Saya tertawa keras-keras menyadari kegoblokan saya itu. Sekarang, pada saat saya menyusun SOP, saya menerapkan trik itu untuk menyederhanakan pekerjaan supaya lebih produktif. Contoh:
1.Pekerjaan bagian HRD terlalu berat dengan sistem absensi menggunakan kartu absensi. Saya sederhanakan dengan mengadopsi mesin absensi sidik jari.
2.Pekerjaan satpam terlalu berat jika harus ronda dua jam sekali. Saya sederhanakan dengan mengadopsi sistem CCTV.
3.Pekerjaan akuntan terlalu berat jika harus menyusun laporan neraca dan rugi laba secara manual. Saya sederhanakan dengan sistem computerized menggunakan program akuntansi keuangan.
4.Pekerjaan kasir terlalu berisiko jika harus melakukan transaksi tunai, karena bisa tertipu uang palsu dan harus setor ke bank yang tidak kalah berbahayanya. Saya sederhanakan dengan mengadopsi transaksi non tunai.
Simpel kan? Tapi kesederhanaan ini tidak didapatkan dengan mudah. Penyusun SOP harus mampu menyederhanakan cara berpikirnya terlebih dahulu sebelum menyusun SOP Jika prosesnya seperti yang saya alami, Anda bisa bayangkan betapa tidak sederhananya menyederhanakan cara berpikir dan menyederhanakan pekerjaan itu. Itulah sebabnya saya berulang kali menegaskan supaya Anda menggunakan jasa penyusun SOP yang berkompeten. Penyusun SOP yang memiliki pengalaman mengelola bisnis riil cukup, cara berpikirnya cenderung produktif. Ia akan menghasilkan SOP yang sederhana, mudah dipahami, dan mudah diterapkan.
Tidak! Pekerjaan yang sudah sederhana tetap dipertahankan kesederhanaannya.
Contoh: seorang driver wajib merawat mobil dinas perusahaan. Caranya, melakukan servis berkala secara rutin ke dealer atau bengkel mobil yang ditunjuk.
SOP ini sudah sangat sederhana. Tidak perlu lagi menguraikan cara perawatan mobil tersebut, misalnya harus membongkar dan membersihkan busi, mengganti filter udara, dan sebagainya. Itu pekerjaan yang dilakukan montir bengkel, bukan driver. Penyusun SOP yang gagal paham SOP biasanya justru akan menguraikan tata cara perawatan mobil tersebut. Padahal ia tidak mengetahui teknis perawatan mobil. Konyol jadinya.
Untuk membantu Anda menemukannya, saya akan memberikan
gambaran berikut ini:
- Sederhana Cara Berpikir dan Bertindaknya
Coba jawab pertanyaan sederhana ini “Bagaimana cara bikin anak?”
Kemungkinan Anda akan mendapatkan jawaban atau reaksi yang berbeda berikut ini:
- Orang pertama menjawab singkat, “Bersenggama!”
- Orang kedua menjawab, “Laki-laki dan perempuan harus bertemu, mereka melakukan hubungan badan, sperma bertemu sel telur yang sudah matang, terjadilah pembuahan,sel telur yang sudah dibuahi itu menempel di rahim selama 9 bulan 10 hari dan setelah itu lahirlah anak”.
- Orang ketiga malah melongo mendapat pertanyaan seperti itu dan tidak seketika memberikan jawaban. Mana orang yang berpikir dan bertindak sederhana? Jawab annya pasti orang yang pertama, yang menjawab dengan satu kata, “Bersenggama…!”. Sesimpel itu SOP bikin anak. Tuhan sudah menyederhanakan cara membuat anak.
Apakah dengan demikian jawaban yang kedua itu salah? Jawaban yang kedua juga tepat, tetapi kepanjangan. Biasanya orang-orang dengan latar belakang akademis yang kuat dapat memberikan jawaban seperti ini. Lengkap dan tuntas, tetapi belum tentu produktif. Jawaban kedua ini bisa disederhanakan dengan satu kata saja, “Bersenggama”.
Bagaimana dengan orang ketiga yang tidak mampu menjawab pertanyaan Anda? Itulah penyusun SOP gadungan. Tidak mudah mengerti dan memahami sebuah persoalan. Bagaimana mungkin ia dapat menyusun SOP yang sederhana. jika ia tidak mampu memahami sebuah persoalan yang kompleks sifatnya?
Anda merasa geli? Saya pun pernah tertawa terpingkal pingkal menyadari kegoblokan saya dulu ketika pertama kali terjun menjadi pengusaha dan bangkrut. Supaya menjadi pengusaha tulen, akhirnya dengan sukarela saya buang cara berpikir rumit ala akademisi itu. Saya sederhanakan cara berpikir saya, supaya cepat menghasilkan.
Baca juga SOP Tidak Menyederhanakan Pekerjaan – Bag. 2
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2019
