Berdasarkan Undang-undang No. 8 tahun 1997 mengenai dokumen perusahaan, sebuah perusahaan wajib membuat penyimpanan semua jenis dokumen untuk menjamin kepastian hukum. Salah satu jenis dokumen perusahaan yang dimaksud adalah dokumen keuangan.
Dokumen keuangan terdiri dari catatan, pembukuan, data pendukung administrasi keuangan, dan bukti transaksi keuangan. Dokumen tersebut harus dikelola dengan baik untuk menjamin keamanan dokumen. Pengelolaan dokumen keuangan dimulai dari pembuatan, penyimpanan, pengalihan bentuk dokumen, legalisasi, pemindahan dokumen, penyerahan dokumen, hingga pemusnahan dokumen.
Sebuah perusahaan pastinya memiliki banyak dokumen keuangan yang harus dikelola. Diperlukan perencanaan yang baik dan efisien dalam mengelola dokumen keuangan perusahaan agar jenis dan kegunaan masing-masing dokumen dapat diketahui dengan baik. Berikut ini adalah tata cara pengelolaan dokumen keuangan.
1. Pembuatan Catatan Keuangan
Catatan keuangan harus dibuat untuk mengetahui kekayaan, utang, modal perusahaan, sehingga dapat memenuhi hak dan kewajiban untuk perusahaan, pemerintah, maupun pihak ketiga. Jenis laporan keuangan yang wajib dicatat adalah neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, dan jurnal transaksi harian.
2. Penyimpanan Dokumen
Setelah catatan keuangan dibuat, maka dokumen harus disimpan. Jangka waktu penyimpanan ditetapkan berdasarkan nilai guna dokumen, antara kurang dari 10 tahun hingga lebih dari 10 tahun. Jangka waktu penyimpanan ini diputuskan oleh pimpinan perusahaan sesuai dengan jadwal retensi. Dokumen keuangan yang harus dimasukkan ke dalam dokumen tersimpan adalah laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, atau dokumen lain yang berkaitan dengan usaha perusahaan.
3. Pengalihan Dokumen dan Legalisasi
Pengalihan dokumen dilakukan dengan mengubah media dokumen. Biasanya pengalihan dokumen dilakukan dari dokumen yang berbentuk fisik ke dalam media berbentuk digital atau elektronik. Tentu saja dokumen berbentuk fisik yang dialihkan dalam bentuk elektronik haruslah dokumen asli dengan bukti otentik sehingga terjamin kepastian hukumnya. Sedangkan dokumen yang sedari awal sudah dalam bentuk elektronik atau digital, maka akan tetap disimpan dalam sistem.
Dokumen yang dialihkan bentuknya wajib dilegalisasi. Legalisasi adalah proses pengesahan isi dokumen untuk menyatakan bahwa isi dokumen tersebut sesuai dengan dokumen aslinya. Proses legalisasi ini dilakukan oleh pimpinan atau pejabat yang bertugas di perusahaan.
4. Pemindahan Dokumen
Pemindahan dokumen keuangan dari unit pengolah ke unit kearsipan dilakukan berdasarkan keputusan pemimpin perusahaan. Pelaksanaan pemindahan ini dilakukan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
5. Penyerahan Dokumen
Beberapa dokumen yang dimiliki perusahaan diperlukan untuk kepentingan nasional. Dokumen yang memiliki kepentingan nasional harus diserahkan ke arsip nasional. Oleh karena itu perusahaan wajib memilah dan menilai dokumen yang harus diserahkan ke arsip nasional. Berikut ini kriteria dokumen yang harus diserahkan ke arsip nasional.
- Dokumen yang memuat kegiatan pemerintahan.
- Dokumen yang memuat kegiatan pembangunan nasional.
- Dokumen yang memuat kegiatan kehidupan kebangsaan.
6. Pemusnahan Dokumen
Terkadang pemusnahan dokumen perlu dilakukan. Pemusnahan dokumen bisa dilakukan bila memiliki kriteria sebagai berikut.
- Dokumen sudah melewati jangka waktu penyimpanan yang tercantum dalam jadwal retensi
- Dokumen sudah tidak memiliki nilai guna bagi perusahaan
- Dokumen sudah tidak memiliki nilai guna untuk kepentingan nasional
- Dokumen tidak termasuk dalam dokumen yang dilarang dan diatur dalam undang-undang
- Dokumen tidak memiliki kaitan dengan perkara pidana dan perkara perdata yang sedang tahap proses
Setelah dokumen yang memenuhi kriteria di atas diproses, maka dokumen tersebut akan dimusnahkan. Setelah dilakukan pemusnahan, maka dibuatlah berita acara yang berisikan informasi berikut:
- Keterangan tempat dan waktu pelaksanaan pemusnahan
- Penjelasan mengenai pelaksanaan dan proses pemusnahan
- Tanda tangan dan nama pejabat yang melakukan kegiatan pemusnahan
- Berita acara yang dibuat dijadikan rangkap tiga dan diserahkan kepada pimpunan perusahaan, unti pengelolahan, dan unit kearsipan.
Itulah 6 cara pengelolaan dokumen keuangan yang harus diketahui oleh staff accounting. Agar pengelolaan dokumen keuangan bisa lebih terstruktur dan sistematis, Anda bisa mengikuti pedoman kerja seperti contoh SOP Keuangan Accounting milik perusahaan Anda. Dengan mengikuti SOP Keuangan Accounting tersebut, Anda bisa mengelolah dokumen keuangan dengan baik.
