Standard Operating Procedures (SOP) adalah pedoman tertulis yang harus dipatuhi dan ditaati. Selain itu, SOP berguna untuk mengevaluasi pekerjaan yang telah terlaksana apakah berjalan sesuai dengan prosedure atau tidak. Segala kendala dan hambatan dapat diamati jika SDM tidak mematuhi SOP yang dibebankan kepadanya. Mengetahui begitu pentingnya SOP, oleh sebab itu penyusunan SOP harus dilakukan melalui beberapa tanapan dan prosedur.
A.Langkah Efektif dalam Menyusun Standard Operating Procedures (SOP)
SOP harus dijelaskan secara berjenjang dalam format yang mudah dibaca. Informasi yang ditampilkan dalam SOP tidak boleh mengandung makna yang ambigu dan tidak boleh terlalu rumit. Penulisannya pun tidak boleh berlebihan dan terlalu panjang. Apa saja yang bisa kita tempuh untuk menyusun SOP dengan langkah-langkah yang efektif?
Dengan memposisikan diri sebagai pengguna, pembuat SOP tidak harus menjawab semua pertanyaan yang mungkin akan muncul karena SOP tidak harus sedetail itu.
Perhatikan bahwa format flowchart memiliki kelemahan yaitu hanya bisa digunakan untuk SOP yang sederhana. Pembuatan SOP dengan format flowchart untuk prosedur yang bersifat rinci akan menyebabkan munculnya pola langkah yang panjang, berantakan, sehingga susah dimengerti.
SOP harus lengkap dan akurat, serta berisi semua langkah penting yang harus dijalankan semua pekerja.
SOP yang ringkas akan lebih memudahkan pelaksana, dengan demikian sebuah prosedur kerja yang panjang dapat dibagi menjadi dua hingga tiga bagian (SOP tahap persiapan, SOP tahap pelaksanaan dan SOP tahap penyelesaian).
B.Pihak-Pihak yang Terlibat Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP)
Dalam penyusunan SOP tentu membutuhkan peran beberapa pihak yang memiliki kepentingan atas jalannya suatu usaha bisnis. Dalam buku Step by Step Membuat SOP (2013:7), Arini Tathagati menyebut beberapa pihak yang terlibat dalam pembuatan dan penggunaan SOP antara lain:
individu atau unit kerja yang bertanggung jawab dan melaksanakan aktivitas kerja, individu/unit kerja yang melakukan perawatan terhadap peralatan yang dibuatkan instruksi kerja,
pihak yang bertanggung jawab terhadap keselamatan
kerja dan lingkungan, pihak yang membuat peralatan,
pihak yang merancang peralatan/proses,
rekanan, penyuplai, dan kontraktor yang menyediakan peralatan atau jasa tertentu.
unit-unit yang terlibat dalam pelaksanaan sebuah proses/ rangkaian aktivitas kerja,
C.Tahapan Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP)
Setelah kita mengetahui siapa saja pihak yang terlibat dalam proses perumusan dan penyusunan SOP, inilah tahapan dari penyusunan sebuah SOP dalam lingkup usaha bisnis (Tathagati, 2013:8):
Dapatkan informasi sebanyak mungkin mengenai proses kerja. Hal ini bisa dilakukan dengan cara berdiskusi dan melakukan interview dengan kepala departemen yang
sedang menjabat pada posisi yang akan dibuat SOP
Catat efisiensi waktu, biaya, dan hal penting lainnya untuk
kemungkinan sistem yang akan digunakan.
Lakukan brainstorming terlebih dahulu untuk menerima pendapat dan masukan. Brainstorming bisa melibatkan staff, customer, dan pihak pihak lain yang terlibat.
Buat terlebih dahulu draf baku untuk dilakukan
pembahasan dengan tim. Uji coba instrumen yang ada dengan draf SOP yang telah menjalani proses pembahasan.
Jika SOP dirasa sudah cukup efektif dan efisien, minta
persetujuan pimpinan, setelah sebelumnya dibuat draft
revisi final atas SOP tersebut.
Sosialisasikan kepada tim terkait sop baru tersebut yang akan di terapkan.
Gunakan bahasa yang mudah dibaca, dipahami, dan dilaksanakan.
Tuliskan langkah demi langkah secara bertahap.
Gunakan kata kerja dalam kalimat aktif, karena diharapkan pembaca melakukan sesuatu.
Gunakan kalimat positif dan hindari kata tidak dan jangan.
Buat bagan alurnya (flow chart). Buat penjelasan yang dibutuhkan.
Buat dan cantumkan dokumen pendukung SOP
Cantumkan tanggal pembuatan sop serta tanggal revisi. Cantumkan petugas pembuat SOP dan siapa yang .
mengesahkan. Cantumkan tanggal waktu pelaksanaan.
Setelah lingkup SOP ditentukan, proses lebih lanjut adalah manajemen suatu perusahaan akan menunjuk satu tim khusus yang bertanggungjawab untuk mengembangkan penyusunan suatu SOP Tim tersebut di antaranya bertugas:
a.Identifikasi kebutuhan
Proses ini dilakukan melalui penilaian beberapa aspek, di antaranya:
Lingkungan operasional tempat organisasi melak sanakan kegiatannya,
Peraturan perundangan terkait,
Kebijakan perusahaan, dan
Kebutuhan organisasi dan stakeholder (pemegang saham).
b.Pengumpulan data
Beberapa metode yang digunakan dalam pengumpulan data adalah:
Brainstorming: dilakukan ketika tim tidak punya cukup informasi yang dibutuhkan.
Focus Group Discussion: dilakukan ketika informasi yang diperlukan telah terkumpul, namun masih perlu dilakukan analisis yang lebih mendalam dengan beberapa pihak yang lebih menguasai proses bisnis yang akan dijadikan SOP
Wawancara: dilakukan untuk memperoleh informasi yang lebih mendalam dari narasumber yang menguasai secara teknis mengenai proses bisnis yang akan distandarkan dalam SOP
Survei: dilakukan untuk memperoleh informasi
dari sejumlah besar pihak yang terkait, misalnya pelanggan.
Studi banding: dilakukan dengan membandingkan proses bisnis dengan dokumen SOP dengan unit kerja atau organisasi lain sejenis yang sudah mempunyai SOP
Review dokumen: dilakukan untuk memperoleh informasi dari sejumlah referensi atau dokumen dokumen terkait, termasuk peraturan perundangan, kebijakan organisasi, dan lain-lain.
c.Analisis sistem
d.Penyusunan dan pengembangan sistem
e. Uji coba
f.Sosialisasi
g.Monitoring dan evaluasi pelaksanaan SOP
D.Tahapan Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP) Kementrian Perhubungan RI
Selain itu, penulis juga mencantumkan contoh tahapan penerbitan SOP di Kementrian Perhubungan Republik Indonesia. Dalam Pedoman Pembuatan Standard Operating Procedures yang diterbitkan oleh Kementerian Perhubungan RI menjelaskan beberapa tahapan teknis penyusunan SOP, di antaranya sebagai berikut:
Baca Juga Tahapan Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.2
Sumber Langka-Langkah Efektif Meyusun SOP Armina P,dkk,2016
