1.Tahap Persiapan
Tahapan persiapan dilakukan untuk memahami kebutuhan penyusunan atau pengembangan SOP serta menyusun alternatif tindakan yang harus dilakukan oleh unit kerja. Adapun langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam tahap ini adalah:
a.Mengetahui kebutuhan.
b.Mengevaluasi dan menilai kebutuhan.
c.Menetapkan kebutuhan.
2.Tahap Pembentukan Organisasi Tim
Tujuan dilakukanya tahapan ini adalah menetapkan orang atau tim dari unit kerja yang bertanggungjawab melaksanakan alternatif tindakan yang telah dibuat dalam tahap persiapan. Sehingga, didapat pedoman pembagian tugas dan kontrol pekerjaan.
Tahapan ini terdiri dari:
a.Menetapkan orang atau tim yang bertugas sebagai penanggung jawab pelaksana, yang bisa disebut unit kerja.
b.Menyusun pembagian tugas pelaksanaan.
c.Menetapkan orang yang diberi tanggungjawab atas pelaksanaan secara garis besar.
d.Menetapkan mekanisme control pekerjaan.
e.Membuat pedoman pembagian pekerjaan dan kontrol pekerjaan.
3.Tahap Perencanaan
Tahapan ini bertujuan menyusun serta menetapkan strategi, metodologi, rencana dan program kerja yang akan digunakan oleh tim pelaksana penyusunan agar didapat program kerja yang lebih rinci. Langkah langkah yang bisa dilakukan antara lain:
a.Menyusun strategi dan metodologi kerja.
b.Menyusun perencanaan kerja.
c.Menyusun program-program kerja rinci.
d.Menyusun pedoman perencanaan dan program kerjarinci.
4.Tahap Penyusunan
Inilah tahapan inti dari penyusunan SOP Pada tahap ini akan dilakukan penyusunan SOP sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan. Adapun produk dan tahapan ini adalah draf pedoman SOP Adapun beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam tahapan ini adalah:
a.Mengumpulkan informasi terkait dengan metode pendekatan pengumpulan yaitu dengan metode pendekatan system atau risiko kegiatan.
b.Mengumpulkan informasi pelengkap, yaitu alur otorisasi, kebijakan, pihak yang terlibat, formulir, kaitan dengan prosedur lain, dan kode prosedur.
c.Menetapkan metode dan teknik penulisan SOP yang dipilih.
d.Melaksanakan penulisan SOP
e.Membuat draf pedoman SOP.
5.Tahap Uji Coba
Tahapan uji coba dilakukan untuk menerapkan SOP dalam bentuk uji coba rencana pedoman SOP yang telah dibuat dalam tahap penyusunan. Sehingga menghasilkan laporan hasil uji coba yang digunakan untuk melakukan penyempurnaan draf pedoman SOP Langkah langkah yang perlu dilakukan dalam tahapan ini antara lain:
a.Merancang metodologi uji coba.
b.Mempersiapkan materi uji coba.
c.Menetapkan tim pelaksana uji coba
d.Mempersiapkan sarana uji coba
e.Melaksanakan uji coba.
f.Menyusun laporan hasil uji coba.
6.Tahap Penyempurnaan
Tahapan ini bertujuan menyempurnakan pedoman SOP berdasarkan pada laporan hasil uji coba yang dilakukan.pada tahap sebelumnya. Hasil dari tahap ini adalah pedoman SOP akhir (final manual atau final guidance) yang dapat digunakan sebagai pedoman standar dalam unit kerja. Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam tahapan ini, antara lain:
a.Mendiskusikan laporan hasil uji coba.
b.Merancang dan merencanakan langkah-langkah penyempurnaan pedoman sop.
c.Menyusun pembagian tugas penyempurnaan.
d.Melaksanakan penyempurnaan.
e.Melakukan uji coba terbatas dengan tim atau tim penyeimbang (counterpart) atau kelompok fokus (focus group) yang dibentuk secara khusus.
f.Menyusun pedoman SOP akhir (final manual).
7.Tahap Implementasi
Tahapan implementasi dilakukan dengan tujuan mengimplementasikan pedoman SOP akhir secara menyeluruh ke dalam organisasi Tahapan ini menghasilkan sebuah laporan implementasi yang akan menjadi dasar dalam melakukan tahapan pemeliharaan dan audit Langkah langkah yang perlu dilakukan dalam tabanan ini antara lain.
a.Merancang metodologi implementasi.
b.Mempersiapkan materi implementasi.
c.Menetapkan tim pelaksana implementasi.
d.Mempersiapkan sarana implementasi.
e.Melaksanakan implementasi.
f.Menyusun laporan implementasi.
g.Tahap Pemeliharaan dan Audit
Tahap pemeliharaan dan audit merupakan merupakan tahap akhir dari seluruh tahap-tahap teknis penyusunan SOP Tujuan dari diselenggarakannya tahapan ini adalah untuk memelihara dan mengaudit pelaksanaan penerapan SOP selama periode tertentu. Ada beberapa hal yang dihasilkan dalam tahapan ini, yakni laporan perbaikan rutin, dan laporan kebutuhan perbaikan besar atas SOP. Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam tahapan ini, antara lain:
a.Merencanakan kegiatan pemeliharaan dan audit atas pedoman SOP yang diterapkan.
b.Mempersiapkan tim pemeliharaan dan audit.
c.Melaksanakan pemeliharaan dan audit
d.Membuat laporan setiap kegiatan pemeliharaan dan audit
e Menyimpulkan temuan temuan di dalam laporan kegiatan pemeliharaan dan audit dan menyusun perencanaan perbaikan yang diperlukan.
f.Melaksanakan perbaikan segera mungkin bila perbaikan yang dilakukan kecil dan bersifat rutin
g.Melaksanakan tahap-tahap teknis penyusunan SOP dari awal jika perbaikan yang harus dilakukan besar dan bersifat tidak rutin.
Sumber Langkah-Langkah Efektif Menyusun SOP Armina P,dkk,2016
