Secara umum tata cara pengelolaan dokumen keuangan dalam suatu perusahaan telah diatur dalam Undang-Undang No. 8 tahun 1997. Di mana UU tersebut menyatakan bahwa setiap perusahaan harus / wajib membuat dan menyimpan semua jenis dokumen. Yang tertujuan untuk menjamin kepastian hukum dan melindungi kepentingan para pihak dalam suatu hubungan hukum. Salah satu dokumen perusahaan adalah dokumen keuangan.
Dokumen keuangan tersebut terdiri dari catatan, pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan yang dapat digunakan sebagai bukti adanya hak dan kewajiban perusahaan serta dokumen lain yang berkaitan dengan transaksi keuangan. Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa dokumen keuangan mencakup bidang yang sangat luas dan tentunya berskala besar. Sehingga dibutuhkan tata cara pengelolaan yang baik agar terhindar dari kesalahan yang fatal. Bagaimana tata caranya? Berikut penjelasan lengkapnya.
Tata Cara Pengelolaan Dokumen Keuangan
Mengelola keuangan merupakan sebuah hal yang membutuhkan perencanaan yang baik dan efektif, karena dokumen keuangan memiliki banyak jenis dan kegunaannya. Maka, untuk pengelolaan dokumen tersebut perlu adanya SOP keuangan yang mampu mengatur keuangan perusahaan dengan tepat dan akurat.
Untuk mendapatkan susunan SOP yang benar-benar tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, Anda bisa melihat contoh SOP keuangan milik Ruangsop. Adapun tata cara pengelolaan dokumen keuangan perusahaan dapat Anda simak pada penjelasan berikut ini:
Pembuatan Catatan Keuangan
UU No. 7 tahun 1997 menyatakan bahwa setiap perusahaan wajib membuat catatan keuangan agar setiap saat dapat diketahui keadaan kekayaan, utang, modal, hak dan kewajiban perusahaan untuk melindungi baik kepentingan perusahaan, pemerintah, maupun kepentingan pihak ketiga (Pasal 8 dan penjelasannya), dokumen keuangan perusahaan yang wajib di catat terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal – hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan (Pasal 5).
Penyimpanan Dokumen
Jangka waktu penyimpanan ditentukan sesuai dengan nilai pakai dokumen yaitu di bawah 10 tahun atau lebih dari 10 tahun, jangka waktu ini ditentukan menurut jadwal penyimpanan sesuai dengan keputusan pimpinan perusahaan.
Contoh dokumen keuangan yang harus dimasukkan dalam portofolio arsip yaitu laba rugi tahunan, rekening, log transaksi harian atau dokumen yang berkaitan dengan hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha perusahaan.
Pengalihan Bentuk Dokumen dan Legalisasi
Pengalihan bentuk dokumen adalah proses pengubahan media dokumen bisnis menjadi media lain, biasanya dokumen fisik dialihkan ke dalam bentuk digital atau elektronik, sedangkan dokumen yang awalnya dibuat dalam bentuk elektronik akan selalu disimpan dalam sistem. Tentunya semua dokumen yang ditransfer secara elektronik harus dokumen asli dengan bukti otentik dan memiliki legalitas yang kuat.
Sedangkan untuk legalisasi pengalihan dokumen wajib dilegalisasi, legalisasi adalah proses pengesahan isi dokumen yang dialih mediakan ke media elektronik yang menjelaskan dan menyatakan bahwa isi dokumen yang ada didalam sesuai dengan dokumen asli yang disiapkan oleh seorang manajer yang memegang jabatan di perusahaan yang bersangkutan.
Pemindahan Dokumen
Dalam pasal 17 UU. No 8 tahun 1997 menjelaskan bahwa pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolah keunit kearsipan dilingkungan perusahaan. Hal ini dilakukan berdasarkan keputusan pemimpin perusahaan yang pelaksanaannya yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Penyerahan Dokumen
Setiap perusahaan yang dalam kegiatan komersialnya memiliki dokumen yang bernilai kepentingan nasional. Dan Perusahaan tersebut harus menyerahkan dokumen tersebut ke arsip nasional sesuai dengan ketentuan pasal 18 UU no. 8 Tahun 1997.
Dengan demikian, pimpinan perusahaan berkewajiban untuk mengklasifikasi dan mengevaluasi dokumen mana yang termasuk dalam arsip yang harus diserahkan kepada Arsip Nasional. Dan dokumen mana yang harus dimusnahkan menurut jadwal retensi.
Pemusnahan Dokumen
Pemusnahan dokumen dapat dilakukan jika dokumen tersebut telah melewati masa retensi yang ditentukan dalam jadwal retensi. Dan dokumen tidak lagi memiliki nilai guna apa pun di perusahaan. Setelah pemusnahan dilakukan, maka dibuatkan laporan yang mengandung unsur-unsur tertentu. Seperti uraian tempat dan waktu pemusnahan, keterangan mengenai pelaksanaan dan proses pemusnahan, serta tanda tangan dan nama jelas petugas yang melakukan operasi pemusnahan.
Demikian penjelasan mengenai tata cata pengelolaan dokumen keuangan perusahaan yang baik dan benar. Semoga bermanfaat!
