General affair (GA) merupakan bidang penting dari sebuah perusahaan, yang tanpanya perusahaan tidak dapat berjalan dengan lancar. Hal ini menangani semuanya mulai dari urusan rutin hingga urusan mendadak. Sebenarnya, General affair bertujuan untuk melayani semua bagian perusahaan untuk memastikan kelancaran fungsi seluruh perusahaan melalui entitas pendukungnya. General affair berfokus pada beberapa layanan seperti aset dan pembelian, seperti pemeliharaan dan pemesanan dari vendor tepercaya. Berikut tugas general affair di perusahaan yang perlu Anda ketahui.
Tugas General Affair di Perusahaan
Bertanggung Jawab Pada Pengadaan Barang
Properti atau aset perusahaan terkadang memiliki penggunaan yang terbatas, seperti printer atau komputer pribadi (PC). Penggantian atau pembelian barang tersebut merupakan kewajiban pembelian GA. Saat melakukan pembelian, GA tidak hanya membeli, tetapi juga membandingkan harga sebelum melakukan pembelian.
Tujuannya adalah bahwa sumber aset perusahaan dapat lebih mengurangi pengeluaran aset. Semakin rendah biaya pembelian, semakin baik kinerja departemen GA perusahaan.
Inventarisasi fasilitas dan aset perusahaan
Tidak hanya membeli barang, GA juga bertanggung jawab untuk menjaga dan mengawasi aset yang telah mereka beli. Hal ini dimaksudkan agar pengguna aset perusahaan tidak menggunakannya secara sembarangan. Wajar jika GA sering berperilaku “galak” ketika ada karyawan yang tidak mengurus aset perusahaan. Karena merekalah yang bertanggung jawab atas kerusakan aset perusahaan.
Membuat laporan anggaran dan pembayaran
Karena tugas General Affairs adalah mengelola pengadaan barang dan fasilitas perusahaan, mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barang yang diminta oleh departemen lain benar-benar dibutuhkan dan sesuai anggaran. Oleh karena itu, memprioritaskan item dan menyiapkan laporan anggaran merupakan bagian integral dari general affair.
Tugas ini memungkinkan perusahaan untuk menghindari meledakkan anggaran perusahaan. Tentunya, prioritas pembelian produk dan pengadaan fasilitas juga harus memperhatikan kepentingan jangka panjang perusahaan. Karena itu, GA harus hati-hati memprioritaskan barang mana yang harus dibeli sekarang, atau barang mana yang bisa dipindahkan terlebih dahulu. Bagian Umum tidak hanya menyusun laporan anggaran, tetapi juga melakukan pemrosesan pembayaran berulang untuk listrik, air, telepon, Internet (wifi), iuran BPJS pegawai, dan berbagai pembayaran harian lainnya. General affair juga menangani kompensasi karyawan
Membuat SOP Tugas General Affair
General affair juga memiliki tugas untuk membangun sistem kerja dalam pengelolaan, pemeliharaan dan penggunaan fasilitas kantor. SOP yang dimaksud terkait dengan checklist, rencana perawatan untuk pemindahan aset, dll. Anda bisa menggunakan contoh SOP General Affair pada laman Ruang SOP. Dengan menggunakan SOP bisa membantu meringkan pekerjaan Anda.
Mengelola Lisensi dan Legalitas Perusahaan
Dalam dunia bisnis, mengurus legalitas perizinan menjadi tugas general affair, baik untuk kebutuhan karyawan maupun perusahaan. Oleh karena itu, General affair sering menjadi perwakilan perusahaan untuk bertemu dengan pihak eksternal terkait untuk membantu perizinan eksternal. Pihak yang memiliki izin eksternal antara lain polisi, ormas, media, kecamatan, kelurahan, dll. Oleh karena itu, general affair perlu membangun hubungan baik dengan mereka, bukan hanya sekedar rapat dan persetujuan.
Demikia artikel mengenai tugas general affair di perusahaan yang perlu Anda ketahui. General affair juga memerlukan pemahaman yang mendalam tentang rincian rencana dan anggaran perusahaan. Oleh karena itu, tidak selalu mungkin untuk menyetujui semua keinginan karyawan. Sekali lagi, karena semua pembelian sistem yang diusulkan memiliki prioritas.
