Setiap perusahaan yang memiliki gudang penyimpanan stok barang atau biasanya sering disebut dengan warehouse. Hal ini tentunya membutuhkan sebuah pengelolaan yang tepat. Karena, distribusi barang produksi dapat dilakukan secara teratur dan tidak mengalami kerusakan atau sampai kehilangan barang-barang persediaan tersebut. Untuk itu diperlukan manajemen yang terstruktur dan efektif untuk mengelola masalah pada warehouse.
Mengapa? Karena pengelolaan persediaan yang buruk akan berdampak sangat merugikan bagi pelaku usaha dan dapat mengurangi pendapatan, serta dapat menahan modal. Oleh karena itu, diperlukan sebuah sistem operasional yang tepat berupa SOP gudang untuk meminimalkan hal yang tidak diinginkan dalam manajemen gudang. Anda bisa melihat contoh SOP gudang milik Ruangsop untuk penyusunan standar operasional prosedur yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Pemilik bisnis juga harus menyadari beberapa kesalahan umum yang sering menjadi masalah dalam warehouse untuk menghindari hal-hal yang berdampak fatal bagi perusahaan. apa saja permasalahannya? Berikut penjelasan lengkapnya.
Masalah dalam Warehouse
Berikut beberapa permasalahan di pergudangan yang sering kali dilakukan oleh perusahaan:
Selisih pada Stok Barang
Salah satu aset gudang yang perlu dikelola dengan baik adalah persediaan barang. Mengelola stok barang di gudang itu sama halnya dengan mengelola biaya operasional yang dimiliki oleh sebuah perusahaan. Mengelola persediaan barang ini tidaklah mudah, karena perusahaan tidak hanya memiliki catatan tulis saja, tetapi jumlah barang yang ada di gudang juga harus sesuai.
Perbedaan angka yang tertera dengan stok barang, sering disebabkan oleh berbagai alasan. Seperti kurangnya pengecekan stok secara fisik, pengelolaan stok barang masih manual hingga peluang barang hilang selama dalam penyimpanan.
Pengelolaan Persediaan Masih Manual
Masih ada perusahaan yang menggunakan cara konvensional untuk mengelola barangnya. Pengelolaan persediaan secara manual dinilai tidak efisien dan dapat menimbulkan masalah akibat human error yang pada akhirnya dapat menimbulkan ketidaksesuaian stok. Untuk itu, perusahaan harus menerapkan manajemen digital agar lebih efisien dan maksimal.
Salah satu cara untuk mengurangi risiko kesalahan entri manual adalah dengan menggunakan sistem barcode (memindai data dengan barcode jauh lebih cepat daripada mengetik). Selain itu juga harus memperhatikan perihal Booking dan rilis stok yang berorientasi FIFO atau FEFO, dan memungkinkan transfer barang dari satu lokasi ke lokasi lain atau antar gudang.
Kurang Teliti saat Proses Penerimaan dan Pengiriman Barang
Apabila penerimaan barang tidak dicatat dengan benar, maka akan berdampak pada stok barang. Jika hal ini diabaikan, perusahaan dapat menghadapi masalah serius, seperti tidak mengetahui berapa banyak barang yang tersedia saat ini. Begitu juga halnya jika tidak ada catatan yang baik dalam hal pengiriman barang.
Bisa jadi jumlah barang yang ada dalam stok negatif karena dicatat lebih banyak barang yang keluar daripada yang masuk. Agar suatu perusahaan dapat mengelola persediaannya dengan baik, diperlukan pencatatan yang teratur dan tertib.
Manajemen Lokasi Persediaan yang Buruk
Penataan barang di gudang juga menjadi masalah serius jika tidak dijaga dengan baik. Pasalnya, hal itu akan mempengaruhi efisiensi dan kebersihan gudang. Perusahaan harus memiliki gudang yang luas, bersih dan aman untuk barang-barang yang akan disusun di lokasi-lokasi yang strategis.
Dan untuk mempermudah menemukan barang yang ada di gudang, Anda perlu menempelkan label di area penyimpanan barang. Perusahaan sebaiknya menyediakan rak yang tinggi, agar penggunaan ruang di gudang bisa lebih efisien.
Produk Kadaluarsa Tercampur dengan Produk Lain
Pencampuran stok baru dan lama akan membuat kebingungan saat melakukan pencatatan dan pengecekan barang. Ketika ada kedua barang ini, disarankan untuk memisahkan stok lama dari stok baru. Hal ini bertujuan untuk dengan mudah menghitung jumlah stok lama yang terjual dan tidak terjual. Anda juga dapat menyediakan tempat khusus untuk stok baru untuk menghindari tercampurnya stok barang yang baru dan juga yang lama.
Demikian penjelasan mengenai masalah dalam warehouse yang sering kali terjadi. Mulai dari adanya selisih dalam stok barang, menerapkan pengelolaan manual, kurang ketelitian, manajemen lokasi yang buruk, hingga tercampurnya produk kadaluarsa dengan produk baru. Semoga bermanfaat!
