Ketika Anda mulai menjalankan bisnis retail atau manufaktur, tentunya Anda mendapatkan pasokan barang. Namun sebelum melangkah lebih jauh, Anda perlu mengetahui bagaimana standar mekanisme tindakan atau SOP penerimaan barang.
SOP peneriman barang merupakan mekanisme yang diperlukan untuk memverifikasi keabsahan semua barang yang masuk. Kemudian tandai dengan label dan simpan sebagai barang yang diterima. Berikut penjelasan tentang SOP penerimaan barang di gudang yang dapat Anda terapkan.
Pengertian Penerimaan Barang
Penerimaan stok adalah bagian dari inbound warehouse yang merupakan proses menerima barang ke gudang dari berbagai sumber transaksi sebelumnya. Ada berbagai sumber transaksi sebelumnya dari barang yang dikirim ke gudang, seperti barang yang dibeli atau pesanan, perubahan barang atau transfer gudang, dan banyak lainnya.
Butuh ketelitian dan kesabaran untuk melewati proses yang bisa dibilang cukup rumit ini. Oleh karena itu, mengikuti SOP penerimaan barang di gudang adalah suatu keharusan agar sistem gudang Anda dapat bekerja dengan baik.
Prosedur SOP Penerimaan Barang di Gudang
SOP atau Standard Operating Procedure adalah prosedur yang harus diikuti untuk melakukan sesuatu. Yuk simak bagaimana SOP yang perlu Anda ikuti saat menerima barang ke gudang Anda!
Dapatkan Informasi Tentang Barang yang Masuk
Prosedur pertama dalam proses menerima barang ke gudang sesuai flowchart SOP penerimaan adalah menerima informasi stok barang. Sebelum barang disimpan di gudang Anda, Anda akan terlebih dahulu menerima informasi bahwa barang baru akan masuk ke gudang Anda
Jangka waktu pemberitahuan minimum tergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan. Anda dapat mengatur aturan bahwa pemberitahuan kedatangan harus dilakukan 1 hari sebelumnya atau bahkan ketika barang telah tiba, tergantung pada seberapa siap Anda.
Contoh SOP penerimaan barang dari supplier memerlukan notifikasi masuk yang perlu diagendakan sebagai SOP ini di gudang farmasi, karena petugas gudang perlu mempersiapkan tempat serta anggota untuk mengangkut obat dengan hati-hati.
Pastikan Barang yang Masuk Siap Diterima
Langkah selanjutnya dari flowchart penerimaan adalah memastikan bahwa barang yang masuk selalu siap untuk diterima. Sebelum barang dimasukkan ke gudang, harus dipastikan dalam keadaan siap pakai dan tidak rusak dalam perjalanan.
Selain itu, langkah ini juga digunakan untuk mengecek ketersediaan gudang serta member dan alat yang akan digunakan untuk mengangkut barang di gudang. Jika semuanya sudah siap, barang bisa mulai dikirim ke gudang.
Menerima dan Mengontrol Barang Masuk
Proses selanjutnya adalah menerima dan mengontrol barang masuk. Pastikan untuk menugaskan staf gudang untuk menyiapkan daftar periksa barang yang akan diterima beberapa hari sebelum barang tiba.
Jika ada check list, maka di hari yang sama, Anda atau staff gudang hanya perlu mengecek barang yang masuk satu persatu dan membuat check list pada daftar yang dibuat jika barang yang masuk seperti yang diumumkan sebelumnya.
Menyiapkan Dokumen Pengiriman Barang
Proses terakhir saat menerima barang di gudang adalah menyiapkan dokumen pengiriman barang. Dokumen pengiriman barang ini harus anda ketahui yang berisi informasi mengenai barang yang diterima di gudang. Catatan pengiriman barang ini dapat dibuat sebanyak 2 rangkap, yang satu diserahkan kepada pengirim, yang lainnya disimpan sebagai dokumen gudang dan akan dimasukkan ke dalam dokumen penyimpanan.
Itulah penjelasan singkat mengenai SOP penerimaan barang Anda juga bisa melihat macam-macam produk SOP yang lain pada laman RuangSOP dan akun media sosial kami. Semoga informasi ini bermanfaat bagi bisnis Anda yang bergerak dalam bisnis retail atau manufaktur.
