Pengertian General Affair
Apa itu General Affair? General Affair (GA) adalah suatu jabatan dalam suatu perusahaan yang akan melapor langsung kepada general department atau direktur operasi. General affair atau divisi umum suatu perusahaan memiliki pengaruh besar terhadap penyediaan perlengkapan kantor seperti alat tulis, bahan pembersih dan peralatan kantor lainnya. Sedangkan pelayanan yang diberikan oleh bagian umum mengurusi segala perlengkapan rumah tangga kantor yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas para karyawan sehingga dapat memberikan dampak yang lebih baik dan optimal kepada pelanggan.
Tugas General Affair
Fungsi penting GA dalam perusahaan dapat tergambar dari cakupan tugas kerjanya. Ada beberapa tanggung jawab dan tugas General Affair dalam perusahaan.
1. Melakukan Pengadaan Barang
Tugas seorang General Affair sendiri lebih spesifik apabila dibandingkan dengan HRD. Divisi umum bertanggung jawab untuk mengelola pengadaan barang dan sarana operasional perusahaan lainnya. Namun seorang GA juga perlu pintar-pintar dalam memilih tempat membeli, biasanya sebelum membeli sebaiknya melakukan survey terlebih dahulu untuk membandingkan harga untuk mengetahui toko mana yang jual lebih murah.
2. Pembelian dan Pembayaran Rutin
Selain kebutuhan pokok yang harus dibeli secara rutin, perusahaan seringkali memiliki tagihan umum seperti internet, listrik, air, dan telepon yang harus dibayar setiap bulan. Pembayaran bulanan dikelola oleh General Affairs. Agar seorang GA setidaknya memiliki catatan apa saja yang perlu dibayarkan setiap bulannya, tujuannya agar tidak ada yang terlambat membayar.
3. Pemeliharaan Aset
Setelah membeli dan mencari beberapa item dalam perusahaan, tugas General Affair (GA) selanjutnya adalah menjaga aset bisnis. Pemeliharaan legacy ini bertujuan agar peralatan/peralatan kantor perusahaan lebih awet dan tidak cepat rusak. Sehingga terhindar dari meningkatnya biaya pengadaan barang akibat sering terjadi kerusakan. Beberapa peralatan/barang kantor yang perlu perawatan antara lain AC, printer, komputer, kipas angin, kompor, dispenser, dan lainnya.
4. Pembayaran Tenaga Kerja Harian
Bertanggung jawab atas upah yang akan dibagikan kepada pekerja biasa. Dalam ringkasan akuntansi, gaji akan dimasukkan dalam anggaran sumber daya manusia.
5. Berkomunikasi Dengan Divisi Lain
Pengadaan aset dan peralatan juga merupakan intervensi departemen lain untuk mentransfer kebutuhan mereka ke GA. GA menghubungkan berbagai bagian perusahaan dengan departemen manajemen keuangan. General affair bertanggung jawab untuk menerima usulan dan kontribusi yang diajukan, yang kemudian digunakan sebagai acuan dalam pengelolaan dana perusahaan. Fasilitas yang dibutuhkan juga harus sesuai dan penting untuk bisnis. Jika pengadaan suku cadang yang relevan tidak memungkinkan karena kendala biaya, GA dapat memperkenalkan kembali informasi suku cadang untuk memberikan solusi alternatif.
6. Membuat Laporan
Melapor secara berkala kepada rapat anggaran. Laporan yang lengkap dan terbuka akan menjadi acuan bagi anggaran yang akan datang, apakah ditambah atau dikurangi.
7. Perizinan dan Relasi Dengan Pihak Eksternal
General Affair akan menanggapi semua persyaratan perizinan yang diminta oleh manajemen dan karyawan, baik dalam bentuk korespondensi maupun komunikasi lainnya. Tidak hanya itu, kerjasama juga perlu membangun hubungan baik dengan pihak bisnis, seperti pemerintah daerah, organisasi masyarakat, jurnalis, dll.
Masalah yang dihadapi General Affair
Berikut permasalahan yang sering muncul dalam proses pelaksanaan tugas General Affair:
1. Masalah Pemasok
Membeli dalam jumlah besar adalah proyek di mata banyak produsen atau pemasok barang. Dari pemasok alat tulis, snack box, makanan, dan lainnya. Yang terbaik dari semuanya, GA mencari pemasok dengan kualitas terbaik dan kepuasan tertinggi. Namun, terkadang ada tawaran main mata dari pemasok bagi perusahaan untuk menjadi mitra pengadaan proyeknya. Pertimbangan kedekatan dan keluarga juga bisa menjadi faktor. Sebenarnya, tidak masalah kualitasnya bagus atau tidak. Tapi kalau jelek, jelas merugikan bisnis. Akan baik bagi GA untuk memutuskan rantai ini dan mencari pemasok yang menguntungkan perusahaan.
2. Masalah kenaikan harga
Sebagai GA, Anda harus memiliki keyakinan yang kuat. Saat membeli barang tertentu, mungkin ada saatnya Anda melihat potensi keuntungan pribadi tetapi merugikan bisnis. Misalnya, ketika pemasok mengizinkan Anda menerima cek kosong yang dapat Anda tulis dengan harga fiktif saat melakukan pembelian.
3. Barang berkualitas buruk
Memilih kualitas produk yang salah juga bisa menjadi masalah. Bisnis dapat terhambat jika Anda tidak memahami kualitas barang saat mencari sumber. Oleh karena itu, GA juga harus memiliki pengetahuan tentang aset yang dikelolanya.
4. Masalah Perizinan
Masalah lain yang dapat muncul adalah ketika mendukung izin yang berbeda. Sebagai perwakilan perusahaan, Anda mungkin menemukan pejabat perizinan kotor atau lokal. Apakah karena mereka sering menerima suap, pemerasan, dll. Tentu saja hal ini menghambat operasional bisnis dan dapat menimbulkan kerugian.
Solusi Mengatasi Permasalahan GA
Tugas General Affair tidaklah mudah. Seorang General Affair memiliki cakupan yang luas dan mewakili semua divisi dalam sebuah perusahaan. Fasilitas operasi akan dimiliki sepenuhnya oleh usaha sendiri dan kemitraan bisnis lainnya. Seorang General Affair harus mencakup SOP (standar operasi perusahaan) dan alur kerja. Jika terjadi pelanggaran, sebuah bisnis pada umumnya harus bisa menerima konsekuensinya, termasuk menuntut ganti rugi dari HRD penanggung jawab perusahaan.
Meskipun pekerjaan pada umumnya memiliki banyak tugas dan tanggung jawab. Namun, perlu diingat bahwa tanggung jawab seorang general affair cukup luas dan dapat mempengaruhi kemajuan bisnis. Oleh karena itu, perusahaan perlu mempekerjakan orang yang tepat untuk mengelola urusan umum.
Anda dapat menggunakan RuangSOP untuk membantu pada bisnis Anda. SOP ini bisa diubah dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, jadi Anda tidak perlu repot-repot menyusun SOP dari dasar.
