Sistematika SOP

A.Gaya Penulisan

Ketika Anda menulis surat kepada teman lama, tentu Anda memiliki gaya tulisan yang lebih santai; boleh Anda tuliskan guyonan-guyonan yang mengingatkan kenangan. kalian. Tulisan yang Anda goreskan bahkan boleh saja ditulis dengan tulisan balok atau latin. Ya, terserah Anda. Namun berbeda dengan menulis surat lamaran kerja, Anda tidak boleh dengan seenaknya menulis dengan gaya penulisan seperti surat kepada teman tersebut. Ya, Anda harus menuliskannya dengan bahasa yang formal, menulis dengan rapi, dan dengan gaya yang lebih persuasif. Gaya penulisan boleh Anda terapkan sesuai dengan kebutuhan dari tulisan itu-untuk apa dibuat. Namun, dalam penulisan SOP; sebaiknya ada beberapa gaya penulisan yang dapat anda terapkan ketika SOP Gaya penulisan tersebut, yaitu

1. Penulisan aktor (pelaku) dalam SOP sebaiknya dipisahkan dari aktivitas atau kegiatan-kegiatannya. Hal tersebut dimaksudkan karena untuk menghindari repetisi (pengulangan) yang tidak perlu dan tumpang tindih (overlapping) yang tidak efisien. Jadi penulisan dan penjelasan kegiatan, tidak langsung disertai aktor pelaksana kegiatan; dan dipisahkan dalam kolom (aktor) tersendiri.
2. Penulisan kegiatan dalam SOP harus menggunakan kata kerja aktif yang diikuti dengan objek dan keterangan. Sebagai contoh, dalam menulis laporan; mendokumentasikan surat pengaduan, mengumpulkan bahan rapat; mengirim surat undangan kepada peserta; meneliti berkas, menandatangani draf surat net (konsep final); serta mengarsipkan dokumen.
3. SOP yang ditulis sebaiknya sangat menghindari penggunaan kata kamu. Mengapa demikian? Selain sangat tidak formal; penggunaan kata kamu juga terlihat tidak sopan, dan seperti menganggap karyawan sebagai pesuruh yang tidak dihargai. Pengunaan kata ganti’ orang kedua, yang menjadi alternatif adalah kata Anda atau karyawan.
4. 4 Penggunaan margin dan font yang konsisten; dengan. demikian, pembaca lebih tertarik untuk membaca SOP yang diberikan, Gunakan pula margin dan font yang santai, dan tidak terlalu kaku. Hindari huruf kapital di semua kalimat. Hal tersebut akan menumbuhkan minat bagi para pengguna SOP untuk membaca SOP-ketika mereka mengalami kendala mengenai prosedur kerja.

B.Halaman Judul

Terkadang, halaman judul berada di halaman depan SOP yang menjadi kover beberapa SOP. Namun terkadang, halaman judul hanya ditulis di urutan paling atas SOP. Jadi, halaman judul belum tentu berisi satu lembar kertas yang hanya berisi judul SOP saja. Berikut poin dan penjelasannya:

1. Judul; sebagai poin utama dari SOP yang Anda buat.
2. Nomor SOP; hal ini penting untuk dicantumkan-karena nomor surat berfungsi sebagai pembeda antar SOP satu dengan SOP yang lain.
3. Tanggal; yang dicantumkan bukan hanya tanggal pembuatan saja, namun perlu Anda cantumkan, pada tanggal berapa SOP dilakukan revisi (bila ada) dan tanggal berapa pula SOP tersebut diberlakukan.
4. Departemen atau divisi; untuk memperjelas kepada siapa SOP tersebut ditujukan. Kalaupun perorangan, tetap perlu juga dituliskan tergabung dalam departemen mana orang tersebut.

C.Halaman Isi

Halaman isi merupakan halaman atau bagian dari SOP yang berisi kandungan dari SOP.Ada beberapa hal yang tertera pada halaman isi. Hal penting tersebut, yaitu

1.Kejelasan

SOP mendeskripsikan prosedur secara detail dan jelas. Tidak perlu menuliskan dengan bahasa yang terlalu berbelit-belit. Kalimat yang ditulis harus dapat mendefinisikan hal-hal yang berkaitan dengan tema tema khusus yang dibahas sesuai dengan prosedur. Salah satu hal yang bisa digunakan agar SOP menjadi lebih jelas adalah dengan menambahkan diagram yang berfungsi sebagai ilustrasi langkah-langkah.

2.Standar mutu

Selain itu, SOP yang telah disusun; perlu dilengkapi dengan standar-standar mutu. Agar mudah dipahami oleh pengguna SOP; standar yang digunakan dapat dilihat dari sisi output yang dihasilkan, waktu penyelesalan, kelengkapan, maupun ketepatan hasit. Selain itu, standar mutu juga disesuaikan dengan peraturan perundang undangan yang berlaku, dan kriteria lainnya. Hal tersebut sangat penting dicantumkan-karena setiap prosedur memiliki kepastian dalam penyelesaian output masing masing; yang tentu berbeda antara satu prosedur dengan prosedur yang lain.

3.Standar sarana-prasarana

SOP yang telah disusun sebaiknya dilengkapi dengan standar sarana dan prasarana yang akan digunakan. Penjelasan mengenai sarana dan prasarana tersebut memudahkan pengguna untuk melaksanakan prosedur prosedur-yang distandarkan dan ditetapkan dalam sop. Apabila dalam SOP tertulis beberapa sarana dan prasarana yang dibutuhkan; namun dalam kenyataannya, sarana dan prasarana tersebut tidak tersedia; maka dapat mengganggu konsistensi prosedur dan pelayanan.

D.Halaman Penutup

Halaman terakhir yang perlu ada dalam penulisan SOP adalah halaman penutup. Halaman penutup biasanya dituliskan, siapa orang yang mengesahkan SOP. Hal tersebut penting ditulis agar penerima SOP yakin bahwa sop tersebut benar-benar harus dilakukan karena telah tertulis: siapa yang bertanggungjawab atas pengesahan SOP tersebut. Selain itu, yang mengesahkan SOP juga ikut bertanggung jawab atas apa yang dilakukan karyawan sebagai respons atas SOP yang telah ditetapkan.

Sumber
Panduan Lengkap Menyusun SOP & KPI
Fajar Nur'aini D.F, M.psi, 2020