Kontrol dan evaluasi merupakan fungsi guna memastikan rencana kerja organisasi berjalan dengan baik. Sehingga tujuan akhir organisasi bisa tercapai. Agar segala fungsi kontrol dan evaluasi berjalan ke arah yang produktif, dibutuhkan sistem manajemen kinerja yang baik. Sistem manajemen kinerja yang baik harus bisa menggambarkan proses bisnis yang terjadi dalam organisasi secara keseluruhan. Sistem manajemen kinerja memuat ukuran-ukuran (KPI-key performance indicator) yang merepresentasikan kinerja dari seluruh bagian organisasi dan keterkaitan yang ada antar bagian-bagian tersebut.
Banyak perusahaan yang telah memiliki sistem manajemen kinerja namun hanya berisi “list of KPI’s” dan mengabaikan keterkaitan antar indikator. Dalam satu dekade terakhir berkembang sistem manajemen kinerja seperti Balanced Scorecard (BSC) yang berusaha mengakomodasi adanya keterkaitan antar-indikator. Dalam BSC, keterkaitan antar-indikator hanya dinyatakan secara kualitatif. Jika hubungan keterkaitan ini bisa dinyatakan secara kuantitatif,model pengukuran kinerja bisa digunakan untuk tujuan yang lebih definitif dan spesifik, misalnya upaya perbaikan yang lebih spesifik, ataupun untuk memprediksi perilaku sistem di masa depan.
Saat ini sudah ada suatu sistem manajemen kinerja yang berisi “list of KPI’s” dan penentuan target dan toleransi. Sayangnya, kedua hal tersebut tidak dilakukan dengan melihat keterkaitan antar KPI. Saat ini, muncul kecenderungan lain di sebuah perusahaan adalah semakin besarnya perhatian ke arah industri yang berkelanjutan (sustainable cement industry).
Ini ditandai dengan semakin pentingnya indikator
indikator kinerja yang mengarah ke metode yang lebih efisien di mana ukuran-ukuran konservasi energi (Asia Pacific Energy Research Center, 2000) dan efisiensi penggunaan bahan baku dan fuel (World Business Council for Sustainable Development, 2005) menjadi penting. Selain itu, adalah meningkatnya perhatian terhadap industri yang ramah lingkungan sehingga indikator-indikator emisi dan keamanan menjadi penting. sehingga perlu dilihat dalam kaitannya dengan produksi.
A.Fungsi Evaluasi dan Kontrol dalam Manajemen
Proses evaluasi dan kontrol dalam manajemen perlu ditetankan dan diterankan sehingga organisasi dapat memantau kinerja yang ada dan dapat mengambil tindakan koreksi jika diperlukan. Dalam pelaksanaannya, proses evaluasi dan control ini perlu suatu pemantauan yang berkesinambungan. Suatu organisasi yang tidak memantau aktivitasnya akan mendapati bahwa organisasi itu menghadapi ancaman untuk keberlangsungan hidupnya.
Terdapat lima elemen dalam sistem kontrol manajemen,yaitu
1.Merencanakan hal yang diinginkan.
2.Menentukan standar performansi.
3.Memonitor performansi aktual
4.Memonitor pencapaian aktual terhadap target yang direncanakan.
5.Melakukan perbaikan dan tindakan koreksi.
Adapun proses mengevaluasi suatu proses manajemen adalah sebagai berikut:
1.Evaluasi jenis dan ukuran
Evaluasi yang dilakukan penting untuk seluruh jenis dan ukuran organisasi. Evaluasi strategi seharusnya mengawali pertanyaan manajerial mengenai harapan dan asumsi yang seharusnya memicu peninjauan tujuan dan nilal. Evaluasi juga seharusnya memberikan stimulasi kreativitas dalam menghasilkan alternatif dan membuat formulasi criteria evaluasi.
2.Evaluasi sebagai proses berkesinambungan
Evaluasi Merupakan suatu proses yang berkesinambungan dan bukan merupakan suatu yangbersifat periodik. Evaluasi memungkinkan dilakukannya perbandingan kemajuan yang dicapai untuk mencapal pemantauan yang lebih efektif.
3.Peran evaluasi bagi manajer dan pegawai
Manajer dan pegawai dalam suatu perusahaan harus secara berkesinambungan sadar akan kemajuan yang dibuatnya itu terhadap tujuan perusahaan. Jika critical success factors perusahaan berubah, anggota organisasi harus terlibat dalam menentukan tindakan korektif yang tepat.
B.Sistem Manajemen Kinerja
Sistem manajemen kinerja merupakan suatu sistem manajemen formal yang dilakukan untuk memberikan evaluasi kualitas dari individu dalam suatu organisasi. Penilaian kinerja ini biasanya disiapkan oleh atasan langsung dari pegawai tersebut Procedurava secara umum bincanua atacan langsung dari pegawai mengisi suatu lembar penilaian standar yang mengevaluasi individu tersebut alam sejumlah ukuran penilaian kemudian mendiskusikan hasil evaluasi tersebut kepada pegawai yang bersangkutan.
Sejarah mengenai sistem manajemen kinerja telah dimulai ratusan tahun yang lalu. Komisi pelayanan masyarakat di Amerika Serikat menggunakan merit rating system pada 1887 Selanjutnya, Lord & Taylor memperkenalkan sistem penilaian kinerja pada 1914.
Banyak perusahaan terpengaruh oleh manajemen sains Frederick Taylor pada awal abad 20 dan membuat penilaian kinerja. Sebelum Perang Dunia II, sangat sedikit organisasi yang melakukan penilaian kinerja secara formal Hanya sedikit perusahaan dan militer yang menggunakan prosedur penilaian kinerja secara rutin.
Pada 1950 gagasan Peter Drucker mengenai management by objective (MBO) dan buku yang ditulis oleh Douglas McGregor, yaitu “The Human Side of Enterprise” yang memperkenalkan mengenai Teori X dan Teori Y, mendapatkan banyak perhatian. Sejumlah perusahaan berubah dari hanya penilaian berdasarkan penilaian kepribadian menjadi pengembangan prosedur penilaian kinerja yang berkonsentrasi dalam penetapan tujuan.
Dengan demikan, hal ini menjadikan penilaian kinerja sebagai suatu tanggung jawab bersama antara pegawai dan manajer. Karena pengaruh Drucker dan McGregor prosedur penilaian kinerja berubah menjadi sistem penilaian kinerja formal Adapun tujuan penilaian kinerja adalah:
1.Memberikan umpan balik kepada pegawai mengenai kinerja mereka.
2.Menentukan pegawai yang layak mendapatkan promosi.
3.Memberikan fasilitasi untuk keputusan pemberhentian pegawai atau perampingan.
4.Mendorong untuk peningkatan performansi.
5.Memotivasi kinerja yang unggul
6.Menetapkan dan mengukur tujuan yang hendak dicapai.
7.Memberikan konseling bagi pegawai dengan performansi rendah.
8.Menentukan perubahan imbalan.
9.Mendorong dilakukannya pembinaan dan pembimbingan.
10.Mendukung perencanaan sumber daya manusia dan perencanaan berkelanjutan.
11.Menentukan pelatihan individual dan kebutuhan akan pengembangan.
12 Memastikan bahwa keputusan mempekerjakan pegawai baru telah dilakukan.
13.Memberikan ketahanan hukum bagi keputusan yang berkaitan dengan kepegawaian.
14.Meningkatkan performansi organisasi secara keseluruhan.
Selanjutnya, tahapan dalam sistem manajemen kinerja meliputi:
Perencanaan Kinerja.
Pelaksanaan Kinerja.
Penilaian Kinerja.
Peninjauan Ulang Kinerja.
Baca Juga Key Performance Indicator(KPI) – Bag. 2
Baca Juga Key Performance Indicator(KPI) – Bag. 3
Sumber Panduan Lengkap Meyusun SOP & KPI Fajar Nur'aini D.F, M.psi, 2020
