B.Target – based
Salah satu ciri penting ke dua bahwa sebuah metrik dapat berfungsi sebagai KPI adalah tidak hanya berupa angka. Untuk memenuhi sasaran organisasi yang bersifat forward looking, angka tersebut memiliki hubungan (context)
Ambil satu contoh, salah satu metrik kepuasan karyawan memiliki nilai 61. Apakah angka 61 adalah hal yang baik atau justru harus jadi perhatian penting? Jika target adalah 100, sebagaimana halnya kisaran angka nilai tes di sekolah yakni 90 s/d 100-A, 80-89-B, dan seterusnya, maka nilal 61 harus jadi perhatian utama.
Tetapi jika 61 adalah satu-satunya yang terbaik, mungkin guru sekolah akan membuat kurva peringkat, di mana 61 adalah nilai terbaik. Satu-satunya langkah bahwa Anda dapat mengevaluasi apakah nilai tersebut baik atau tidak adalah dengan menghubungkan target tersebut dengan KPI. Target mencerminkan nilai yang menjadi KPI pada waktu tertentu.
Sebuah KPI yang efektif memiliki target yang dilekatkan dengan jangka waktu spesifik. Sebagai contoh, untuk KPI menurunkan biaya service, target untuk satu tahun dapat dibuat 12%, dengan awal peningkatan 0% untuk enam bulan pertama, dan 2% per bulan untuk bulan tersisa. Dengan target berjangka waktu ini, dapat diketahui apakah service department sudah berjalan pada jalur yang benar untuk meraih sasarannya.
Untuk menentukan target yang tepat, periksalah business plan, anggaran, dan rencana produksi. Sebuah manufaktur mungkin menerapkan business plan yang memasukkan berapa unit akan memproduksi setiap bulan atau tiap shift production. Suatu departemen penjualan biasanya memberikan kuota berapa target penjualan tiap individu. Semua itu adalah target, dalam beberapa kasus, mungkin Anda perlu mengira-ngira mana yang paling baik. Pakailah itu sebagai langkah awal,sampal dapat disempurnakan kemball seal pengalaman yang diperoleh
Apapun sumbernya, target haruslah memotivasi Ketika membuat nilai target, haruslah diingat bahwa nilai tersebut janganlah terlalu mudah atau terlalu sulit dicapai sehingga tidak memotivasi untuk meraihnya. Gunakan target yang terjangkau (stretch). Pada beberapa orang mungkin ada yang menyukai target menantang (challenge), tapi ada juga yang menyukai target standar. Sesuaikan target dengan kompetensi dan kemampuan yang dimiliki.
C.Rated-Graded
Sebagai karakter terakhir sebuah metrik dapat disebut sebagai KPI adalah nilai tersebut diberi peringkat (rated/ graded). Sebuah KPI yang efektif akan memberi peringkat rate atau grade terhadap besarnya ketimpangan api yang terjadi. Menghubungkan sebuah rating system dengan KPI akan memberikan pemahaman dalam membaca dan mengerti makna apakah KPI tersebut memberikan sinyal bagus, buruk, atau seberapa jauh dari target.
Ada dua model pemberian rating, yakni
1.Model konvensional
Ini adalah rating system dengan memberikan nilai “angka atau “huruf bisa berupa angka 1, 2, 3, 4, 5 atau nilai “A”, “B” “C” dan “D”. Misalkan, KPI dengan pencapaian 90% atau lebih mendapat nilai A, antara 80%-89% mendapat nilai B, 70%-79% = C, dan seterusnya. Nilai A menyatakan bahwa A adalah nilai sukses dan B merupakan nilai dipertimbangkan cukup sukses.
2.Model simbolik atau kondisi.
Di dalam organisasi tertentu, penentuan dengan nilai “angka” atau “huruf kadang bisa menimbulkan perselisihan. Untuk menghadapi hal ini, digunakan model simbolik atau kondisi, seperti penggunaan kata “Luar Biasa”, “Sangat Bagus, “Bagus”. “Perlu Perbaikan”, “Tidak diterima”. Alternatif lain menggunakan model dashboard atau indikator, seperti warna pada lampu lalu lintas sebagai metafor. Contohnya “Biru” menggambarkan kuat/tangguh, “Hijau” cukup kuat, “Kuning” = harus diperhatikan dan Merah” sebagai tanda bahaya/urgent/critical.
Apapun model rating atau grading yang dibuat, kebanyakan (best practise) pemeringkatan dengan lima level lebih mudah diterima dari pada tiga level. Ini terkait dengan kecenderungan orang yang menghindari nilai ekstrem. Mengapa demikian? Sebab dengan mengabaikan nilai ekstrem atas dan bawah, Anda masih memiliki tiga nilai didalamnya yang dapat melacak kemajuan target Anda.
Sumber Panduan Lengkap Menyusun SOP & KPI Fajar Nur'aini D.F, M.psi, 2020
