SOP Disusun Tanpa Mempertimbangkan Kemampuan Organisasi Bisnis untuk Berubah – Bag. 1

Perusahaan dijalankan (dioperasionalkan) oleh orang-orang. Per Tidak ada satu pun perusahaan yang dijalankan 100% oleh mesin atau robot. Kumpulan orang-orang yang bekerja di satu perusahaan yang sama, untuk mencapai tujuan yang sama, membentuk suatu organisasi bisnis. Organisasi bisnis ini memiliki strata dan hierarki untuk menentukan siapa yang memimpin dan siapa yang dipimpin. Strata dan hierarki itulah yang tercantum dalam struktur organisasi perusahaan.

Organisasi bisnis terbentuk dari tiga unsur, yakni:

1. Karyawan
2. Pimpinan perusahaan
3. Pemilik perusahaan (jika pemilik perusahaan masih terlibat langsung dalam pengelolaan perusahaan)

Organisasi bisnis dapat dikategorikan menjadi:

1. Organisasi Bisnis yang Kaku Organisasi bisnis yang kaku biasanya sangat resisten terhadap perubahan. Mereka membentengi diri terhadap perubahan dan berusaha mempertahankan kondisinya seperti saat ini. Mereka menganggap perubahan sebagai suatu ancaman. Sebuah organisasi bisnis bisa kaku seperti ini karena beberapa faktor berikut:

• Dipimpin oleh pimpinan yang kaku dan terlalu erat memegang prinsipnya, meskipun prinsip itu sering kali tidak produktif.

Contoh: seorang pimpinan yang selalu menolak untuk menyekolahkan karyawannya ke jenjang pendidikan yang lebih tinggi karena menganggap bahwa karyawan tidak perlu sekolah tinggi-tinggi. Padahal, perusahaan membutuhkan karyawan yang lebih cakap untuk mengembangkan perusahaan (bukan sekadar bekerja biasa saja), dan kemampuan seperti ini hanya bisa didapatkan dari sekolah atau pelatihan.

• Karyawan terjebak terlalu lama dalam zona nyaman. Karyawan yang sudah merasa nyaman dengan posisi dan pekerjaannya, cenderung mempertahankan posisi dan pekerjaan itu daripada mencoba untuk mendapatkan posisi baru atau mencoba melakukan pekerjaan dengan cara-cara baru yang lebih produktif.
• Budaya yang tercipta pada organisasi bisnis tersebut adalah budaya senioritas. Celakanya, para senior ini adalah pimpinan yang kaku dan karyawan yang terjebak zona nyaman, otomatis karyawan muda yang seharusnya dapat membawa perubahan tidak mampu melakukan perubahan itu. Ia terkungkung dalam sebuah budaya yang tidak kondusif.
• Sistem manajemen yang diterapkan di perusahaan terlalu konvensional, sehingga tidak mendukung terjadinya perubahan secara cepat. Misalnya, untuk mengeluarkan uang dari kas perusahaan guna belanja kebutuhan perusahaan sehari-hari harus seizin pemilik perusahaan. Karyawan tidak diberi wewenang untuk memegang uang belanja dan mempertanggungjawabkannya. Sistem seperti ini sangat membatasi gerak karyawan.

2. Organisasi Bisnis yang Luwes (Lentur) Berkebalikan dengan organisasi bisnis yang kaku, organisasi bisnis yang luwes justru sangat adaptif terhadap perubahan. Setiap ada perubahan di luar perusahaan (misalnya perubahan pola perilaku konsumen atau perubahan kebutuhan konsumen), organisasi bisnis ini bisa dengan cepat melakukan perubahan cara kerja, menyesuaikan dengan perubahan yang terjadi tersebut, sehingga mereka tetap dapat eksis. Organisasi bisnis seperti ini menganggap perubahan sebagai sebuah tantangan (bukan hambatan). Faktor-faktor yang memengaruhi sebuah organisasi bisa luwes (lentur) terhadap perubahan adalah:

• Pemilik atau pimpinan perusahaan tergolong orang-orang yang berpikiran terbuka, selalu berorientasi pada hal-hal baru yang menguntungkan perusahaan. Mereka bertindak sebagai agen perubahan di dalam organisasi bisnis tersebut. Karyawan lainnya mungkin tidak selentur/seluwes pemilik atau pimpinan perusahaan ini. Tetapi pemilik atau pimpinan perusahaan ini selalu bisa meyakinkan para karyawannya agar tidak takut terhadap perubahan dan mereka menempatkan diri bersama-sama karyawan menghadapi perubahan itu. Hal ini menciptakan suasana kondusif bagi perubahan di dalam organisasi bisnis tersebut.
• Karyawan terbiasa tidak nyaman. Salah satu caranya adalah menetapkan target yang selalu berubah tiap tahun. Perubahan target ini menuntut karyawan untuk cepat beradaptasi. Bagi yang lamban beradaptasi, pasti tidak mencapai target dan tersisih dengan sendirinya. Pada awal awal bekerja dengan target, karyawan akan terseleksi secara otomatis. Yang tertinggal nantinya adalah karyawan yang pro target dan sangat produktif. Rekrutmen berikutnya pun menghasilkan karyawan yang setipe. Dalam waktu dua tahun saja, organisasi bisnis ini bisa berisi mayoritas karyawan produktif yang luwes terhadap perubahan.
• Budaya yang tercipta dalam organisasi bisnis ini adalah budaya kompetisi yang sehat. Karyawan bebas berkompetisi satu sama lain asal masih dalam batas-batas yang ditetapkan perusahaan. Karyawan yang berhasil memenangkan kompetisi diberi penghargaan sedangkan karyawan yang kalah dalam kompetisi tersebut harus rela menerima hukuman.
• Sistem manajemen yang diterapkan di perusahaan tersebut merupakan sistem manajemen modern. Sistem manajemen modern memungkinkan karyawan dapat bekerja lebih leluasa, sehingga mereka dapat berkreasi dan berinovasi yang menguntungkan perusahaan. Tugas pimpinan adalah mengarahkan para karyawan agar kreasi dan inovasi tersebut mendukung tercapainya visi dan misi perusahaan.

Nah, sampai disini, cobalah tengok organisasi bisnis perusahaan Anda. Memenuhi kriteria yang mana? Organisasi bisnis di perusahaan Anda kaku atau luwes? Seorang penyusun SOP yang berkompeten akan berusaha menjawab pertanyaan ini terlebih dahulu sebelum menyusun SOP-nya. Mengapa demikian? Sebab kaku atau luwesnya organisasi bisnis itu nanti akan berpengaruh pada saat uji coba atau penerapan SOP-nya.

SOP itu pada hakikatnya adalah perubahan, yakni perubahan prosedur/alur/cara kerja menjadi lebih produktif dan mengun tungkan. Standarisasi di dalam SOP itu dilakukan untuk dapat menjamin produktivitas karyawan. Bekerja menggunakan SOP tidak sama dengan bekerja tanpa SOP. Bagi sebagian orang, bekerja dengan SOP dapat merasa tertekan, karena SOP memberikan batasan-batasan tertentu terhadap perilaku karyawan dalam bekerja. Mereka tidak bisa bekerja semaunya atau seenaknya. Jika Anda tidak biasa memakai sepatu, kemudian harus berubah setiap saat harus memakai sepatu, rasanya seperti di neraka. Anda merasa tidak nyaman dan kaki Anda kepanasan, atau malah sakit karena kulit. tulang dan otot kaki harus menyesuaikan bentuk sepatu, sementara pada saat bersamaan kaki itu harus menopang berat tubuh Anda. Itulah gambaran sederhananya.

Baca juga SOP Disusun Tanpa Mempertimbangkan Kemampuan Organisasi Bisnis untuk Berubah – Bag. 3

Baca juga SOP Disusun Tanpa Mempertimbangkan Kemampuan Organisasi Bisnis untuk Berubah – Bag. 2

Sumber 
MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P
Suryono Ekotama,2018