Sering kali penyusun SOP harus menyesuaikan SOP yang disusunnya dengan berbagai sistem yang telah diadopsi perusahaan sebelumnya. Misalnya: perusahaan sudah mengadopsi program akuntansi dan keuangan sebelum SOP disusun. Menurut pandangan penyusun SOP program akuntansi dan keuangan ini masih dapat dipergunakan tanpa revisi sampai 10 tahun mendatang. Maka penyusun SOP akan menyusunkan SOP yang selaras dengan program akuntansi dan keuangan ini, sehingga sang akuntan dapat menggunakan program ini dengan baik. Standar hasil kerja pun disesuaikan dengan output dari penggunaan program akuntansi dan keuangan ini. Jadi, SOP akuntansi keuangan ini tidak akan bertabrakan dengan program akuntansi dan keuangannya. Contoh lain:
Sebelum SOP disusun, perusahaan mengadopsi sistem absensi menggunakan kartu absensi. Penyusun SOP memandang bahwa sistem absensi ini banyak kelemahannya, tidak mampu mendukung produktivitas perusahaan dan harus diubah dengan sistem absensi sidik jari. Oleh karena perusahaan belum memiliki mesin absensi sidik jari, penyusun SOP akan mengajukan perubahan sistem absensi kepada pimpinan atau pemilik perusahaan terlebih dahulu. Setelah usulan tersebut diterima, barulah ia menyusun SOP dengan sistem absensi sidik jari. Jadi SOP yang disusunnya itu selaras dengan sistem absensi sidik jari, saling mendukung satu sama lain.
Penyusun SOP yang tidak berkompeten mungkin sekali gagal mengenali sistem yang sudah diterapkan di perusahaan sebelumnya. Kegagalannya ini berbuntut panjang, karena SOP yang disusunnya bisa kontraproduktif dengan sistem yang sudah diadopsi perubahaan. Contoh: perusahaan sudah mengadopsi sistem paperless untuk menekan biaya operasional perusahaan. Semua pekerjaan sebisa mungkin dapat diselesaikan tanpa menggunakan kertas. Semua karyawan dibekali dengan smartphone, tablet, dan koneksi wifi, Ehhh, penyusun SOP yang tidak berkompeten malah menyusun SOP tentang tata cara pelaporan menggunakan formulir yang harus ditandatangani atasan (memboroskan kertas). Ini kan konyol!
Untuk dapat mengerti dan memahami sistem-sistem lain yang diterapkan di sebuah perusahaan, penyusun SOP harus bersedia mengorbankan waktu untuk melakukan observasi dan mempelajari secara detail sebelum menyusun SOP-nya. Ini terkadang menyebabkan waktu penyusunan SOP menjadi molor dan biaya membengkak. Apalagi jika penyusun SOP-nya tidak berkompeten (tidak memiliki pengalaman bisnis memiliki yang cukup dan tidak intuisi bisnis yang tajam). Ia akan susah memahami sistem yang sudah diterapkan di perusahaan. Cara berpikirnya tidak mampu menyamai cara berpikir pemilik atau pimpinan perusahaan yang mendasari mereka memutuskan menggunakan sistem-sistem tertentu untuk memudahkan pekerjaan itu.
SOP milik perusahaan-perusahaan besar dan terkenal itu pasti disusun oleh penyusun SOP yang berkompeten dibidangnya. Mereka menyusun SOP itu dengan mempertimbangkan sistem sistem lainnya yang sudah diterapkan di perusahaan tersebut. Perusahaan besar pasti sistemnya sudah canggih. Jadi, mungkinkah SOP tersebut cocok diterapkan di perusahaan Anda?
Baca juga SOP Disusun Tanpa Mempertimbangan Sistem Lainnya – Bag. 1
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
