SOP Tidak Diuji Coba – Bag. 2

Jadi, semakin efisien SOP-nya, semakin produktif perusahaannya. Itulah sebabnya saya sering menyarankan kepada siapa pun yang berkonsultasi, untuk mengefisienkan pekerjaannya, bukan menghemat biayanya. Jika Anda cermati contoh diatas, biaya untuk menggoreng 900 potong ayam itu jelas lebih mahal daripada biaya yang dipakai untuk menggoreng 225 potong ayam. Terlihat dari peralatan kerja yang baru dan minyak yang dua kali lipat lebih banyak. Tetapi dengan 900 potong ayam goreng siap jual, gerai ayam goreng itu berpotensi untung lebih besar daripada schari hanya mampu menjual 225 potong ayam goreng saja. Mengapa demikian? Karena ada biaya-biaya tetap yang tidak bisa dihindari. misalnya gaji karyawan, sewa tempat, biaya listrik, air, pulsa, dan lain sebagainya. Pengiritan tidak akan menolong Anda, Kuncinya adalah hemat waktu penyelesaian pekerjaan, supaya dalam waktu yang sama kita membuahkan hasil kerja yang lebih banyak dan mencetak keuntungan lebih banyak.Nah, sampai disini Anda bisa bayangkan, mungkinkah penyusun SOP yang tidak berkompeten mampu memikirkan efisiensi seperti contoh diatas?

Meskipun disusun oleh penyusun SOP yang berkompeten, SOP tetaplah hasil karya manusia yang memiliki sisi lemah. Memang benar. semakin banyak pengalaman bisnis penyusun SOP, semakin tinggi kompetensinya, maka ia akan cenderung menghasilkan SOP yang semakin produktif, meskipun tetap tidak menutup kemungkinan ada kelemahannya. Bedanya dengan penyusun SOP yang tidak berkompeten adalah banyak sedikitnya kelemahan tersebut. Jika SOP yang disusun oleh penyusun SOP tidak berkompeten itu banyak kelemahannya, mungkin SOP yang disusun oleh penyusun SOP yang berkompeten, kelemahannya tidak sebanyak itu.

Salah satunya cara untuk mengetahui kelemahan-kelemahan SOP adalah dengan menguji coba SOP tersebut sebelum benar-benar diterapkan. Oleh karena masih dalam tahap uji coba, tentu hasilnya tidak memengaruhi untung rugi perusahaan. Anda bisa bayangkan jika SOP yang banyak kelemahannya langsung diterapkan tanpa uji coba, perusahaan bisa dirugikan seketika.

Pada contoh kasus “menggoreng ayam”, kita ketahui kelemahan SOP-nya sebagai berikut:

1. Peralatan masak yang baru itu membutuhkan biaya investasi yang cukup mahal, dibandingkan hanya menggunakan peralatan masak biasa.
2. Peralatan masak yang baru menggunakan minyak goreng lebih banyak daripada peralatan masak yang lama.

Tetapi, SOP itu juga memiliki kekuatan sebagai berikut:

1. Dengan menggunakan peralatan masak yang baru. risiko pekerjaan bisa dikurangi dari 25% menjadi 10% saja.
2. Jika risiko pekerjaan (ayam goreng tidak matang bagian dalamnya) bisa ditekan, potensi konsumen komplain dapat ditekan sampai seminimal mungkin, sehingga memudahkan perusahaan untuk mendapatkan kepercayaan konsumen.
3. Dengan menggunakan peralatan masak yang baru, produksi ayam goreng siap saji bisa meningkat 3x lipat dalam waktu yang sama.

4.Dengan menggunakan peralatan masak yang baru, karyawanlebih produktif bekerja (berarti penghematan biaya gaji).

Jika kelemahan SOP tersebut lebih sedikit daripada kekuatannya, maka SOP tersebut dapat diberlakukan. Bisa juga dilakukan revisi dulu untuk menutup kelemahan tersebut, atau tetap menerapkannya tanpa revisi karena kelemahan itu bisa tertutup oleh kekuatannya. Sebaliknya, jika kelemahan SOP tersebut ternyata lebih banyak daripada kekuatannya, terpaksa SOP tersebut harus diubah atau diganti dengan yang baru.

Jadi, menemukan kelemahan/kekuatan SOP ini juga bukan hal mudah. Butuh analisis yang mendalam. Mungkinkah seorang pe nyusun SOP yang tidak berkompeten dapat melakukan analisis seperti ini? Bukan maksud hati untuk meremehkan atau menye pelekan latar belakang pendidikan penyusun SOP yang tidak ber kompeten (mungkin latar belakang pendidikannya sangat tinggi). tetapi pengalaman mengelola bisnis praktis lebih efektif untuk melakukan analisis ini.

Pada contoh kasus “menggoreng ayam”, terlihat jelas sekali potensi untung rugi perusahaan:

1. Jika tidak menerapkan SOP dan menggunakan peralatan masak seadanya, gerai ayam goreng tersebut maksimal hanya mampu memproduksi 225 potong ayam goreng siap saji.
2. Jika menerapkan SOP dan menggunakan peralatan masak baru, gerai tersebut maksimal mampu memproduksi 900 potong ayam goreng siap saji.

Dari angka 225 dan 900 diatas saja mudah kelihatan, bahwa SOP itu berpotensi menguntungkan perusahaan. Coba cermati kata “berpotensi”. SOP itu tidak seketika menguntungkan perusahaan. Mampu memproduksi 900 potong ayam goreng siap saji saja tidak otomatis langsung menguntungkan perusahaan. Supaya keuntungan itu bisa menjadi realita, maka SOP promosi dan pemasarannya harus mampu mendukung penjualan 900 potong ayam goreng tersebut tiap hari. Anda masih ingat uraian diawal, SOP sebagai sebuah sistem? Pekerjaan memproduksi 900 potong ayam goreng siap saji itu harus dipadukan dengan pekerjaan menjual ayam goreng sebanyak 900 potong per hari, supaya perusahaan diuntungkan. Mudahkah menyusun SOP penjualan ayam goreng dengan target 900 potong per hari? Tergantung penyusun SOP-nya. Jika penyusun SOP-nya tidak memiliki pengalaman bisnis praktis, khususnya dalam bidang pemasaran dan penjualan, pasti gagal menyusun SOP penjualan yang produktif.

Bagaimana jika setelah uji coba ternyata diketahui bahwa SOP baru itu justru berpotensi merugikan perusahaan? Jika terjadi demikian, tidak usah terapkan SOP-nya. Untuk apa menerapkan SOP yang justru akan merugikan perusahaan? Mintalah kepada penyusun SOP untuk menyusun SOP yang menguntungkan bagi perusahaan.

Baca juga SOP Tidak Diuji Coba – Bag. 1

Sumber
MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P
Suryono Ekotama,2018