Ada satu cara lagi untuk menilai apakah seseorang bisa berpikir dan bertindak sederhana. Orang yang mampu berpikir dan bertindak sederhana ini tercermin secara kasat mata sebagai berikut:
- Penampilannya sederhana
Contoh: lebih suka mengenakan batik daripada setelan jas. Anda bisa membayangkan, betapa rumitnya mengenakan jas itu.
- Aksesori yang dikenakan sederhana, terlihat memprio ritaskan fungsi daripada gengsi
Contoh: mobil, laptop, handphone, jam tangan, kalkulator,dan lainnya.
- Cara bicaranya sederhana Bahasa yang digunakan tidak muluk-muluk, pilihan katanya mudah dipahami, tidak menggunakan campuran bahasa asing supaya kelihatan sok intelek.
- Jika dihadapkan pada problematika, cepat memberi solusi yang dapat langsung diterapkan. Bukan malah melongo dan kebingungan.
- Mampu Menangkap Inti Pekerjaan dan Tujuannya Sebuah pekerjaan yang sebenarnya mudah dilakukan, bisa menjadi rumit dan menghabiskan banyak waktu jika dirumuskan oleh orang yang tidak mampu berpikir sederhana dan tidak mengerti prinsip-prinsip produktivitas,
Ketika saya menjadi sales dulu, setiap jam 16.00 sudah harus berkumpul di kantor. Kemudian menyusun laporan tertulis dan antri menghadap pimpinan untuk memberikan laporan itu. Pimpinan akan memberikan arahan langsung berkaitan dengan laporan kerja harian itu.
Kelihatannya tidak ada masalah ya? Padahal dengan cara seperti itu banyak sekali waktu yang terbuang tidak produktif. Setiap jam 16.00 semua sales sudah di kantor untuk membuat laporan. Pekerjaan membuat laporan ini bukan pekerjaan produktif, karena produktivitas sales diukur dari seberapa banyak ia bertemu calon konsumen dan seberapa banyak ia dapat menutup transaksi dengan konsumen selama jam kerja.
Penyusun SOP di perusahaan itu gagal menangkap inti pekerjaan dan tujuannya. Padahal jika Anda cermati lebih jauh, inti pekerjaan itu adalah “laporan harian”. Bagaimana caranya supaya laporan harian dapat terselenggara dengan baik tetapi sales juga tetap produktif? Caranya sebenarnya mudah, bikin format laporan harian yang sederhana, sosialisasikan kepada para sales dan wajibkan sales mengirim laporan harian ke nomor handphone pimpinan setiap jam 16.00. Bisa menggunakan berbagai fitur yang tersedia di HP, misalnya BBM, WA, atau email. Simpel kan?
Pimpinan tetap mendapat laporan harian, sales tetap dapat mengoptimalkan waktu satu jam tersebut untuk mencetak penjualan. Dengan cara ini tujuan perusahaan untuk mencetak transaksi sebanyak-banyaknya bisa tercapai.
- Mampu Merumuskan Cara Kerja yang Mudah Dipahami Merumuskan cara kerja yang mudah dipahami, dasarnya juga kesederhanaan berpikir. Orang yang cara berpikirnya ruwet, cenderung merumuskan cara kerja yang rumit. Sedangkan orang yang cara berpikirnya sederhana, cenderung merumuskan cara kerja yang praktis, meskipun masih ada juga yang terjebak pada cara kerja yang rumit.
Anda bisa mengujinya dengan cara sederhana. Coba tanyakan, “Saya harus mengirim banyak barang ke konsumen saya. Bagaimana caranya ya?”
Jika calon penyusun SOP itu menguraikan cara-caranya secara mendetail, misalnya, “Bapak gunakan saja mobil Bapak supaya hemat, jok belakangnya bisa dilepas untuk menampung banyak barang, terus Bapak antar ke kantor perusahaan jasa logistik untuk dikirim ke pelanggan”, saran saya segera urungkan niat Anda untuk menggunakan jasanya. Ada cara yang lebih sederhana untuk menyelesaikan kasus tersebut, misalnya, “Saya telponkan kantor perusahaan jasa logistik ya Pak? Biar mereka ambil barangnya di sini”.
Menurut pemahaman Anda, mana jawaban yang lebih masuk akal? Mana jawaban yang lebih meringankan pekerjaan Anda? Semoga setelah membaca uraian ini, Anda tidak salah pilih penyusun SOP.
4.Menggambarkan Prosedur dan Alur Kerja yang Sederhana Anda masih memegang bungkus mi instan? Coba lihat sekali lagi. Pada SOP Cara Penyajian mi instan itu pasti ada dua bagian. Bagian atas, berisi gambar-gambar tahapan mi instan dimasak dan disajikan. Sedangkan bagian bawahnya, berisi kalimat-kalimat pendek yang menerangkan gambar itu. Apa maksudnya? Mengapa SOP Cara Penyajian mi instan itu tidak berupa tulisan saja? Atau tidak berupa gambar saja?
Produsen mi instan memiliki target market yang sangat luas, tidak peduli latar belakang pendidikan target marketnya tersebut. Gambar-gambar yang disertakan itu memudahkan konsumen mi instan yang tidak dapat membaca untuk dapat menyajikan mi instan yang lezat. Gambar itu juga memudahkan konsumen mi instan yang dapat membaca untuk lebih memahami cara penyajian mi instan yang tepat.
Gambar dan tulisan dalam sebuah SOP itu saling meleng kapi. Seorang penyusun SOP harus dapat menuliskan cara kerja yang simpel sekaligus menggambarkannya dalam bentuk bagan yang simpel dan mudah dipahami siapa saja, supaya karyawan yang berasal dari berbagai latar belakang itu mampu memahami dan menerapkannya secara mudah.
Jika SOP yang sederhanaitumengadopsi prinsip-prinsipproduktivitas, tentu saja dapat meningkatkan produktivitas perusahaan. Namun jika SOP sederhana tersebut juga tidak mengadopsi prinsip-prinsip produktivitas, maka yang terjadi adalah jauh panggang dari api. Contoh SOP sederhana yang tidak mengadopsi prinsip produktivitas adalah SOP yang disusun seadanya, tidak disusun berdasarkan target yang ingin dicapai perusahaan, tidak menentukan standar hasil kerja. SOP seperti itu meskipun disusun sesederhana mungkin tetapi tidak dapat meningkatkan produktivitas perusahaan.
Baca juga SOP Tidak Menyederhanakan Pekerjaan – Bag. 1
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
