Semua perusahaan perlu menerapkan sistem penggajian dan prosedurnya. Pasalnya, sistem ini memastikan karyawan mendapatkan jumlah uang yang sesuai dan tepat waktu. Sistem penggajian adalah proses yang mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan pembayaran gaji atau upah karyawan, termasuk perhitungan pajak penghasilan karyawan.
Sistem ini biasanya melibatkan penghitungan upah, jam kerja, shift karyawan, pencetakan dan pembuatan slip gaji, serta pemotongan pajak karyawan sesuai dengan peraturan pemerintah. Saking rumitnya, perusahaan pasti tidak mau adanya kesalahan dalam membayar gaji karyawannya, bukan? Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem untuk mengatur pendapatan termasuk penggajian pegawai.
Sekarang, mari kita lihat apa saja prosedur sistem penggajian dan pengupahan karyawan yang ada di perusahaan. Simak terus ulasan berikut ini, ya.
Prosedur Sistem Penggajian Karyawan
Dalam sistem penggajian yang baik, prosesnya dapat dibagi menjadi 4 tahap yaitu pra-penggajian, penggajian aktual, pasca-penggajian, dan pelaporan. Simak penjelasan dibawah ini.
Pra-Penggajian
Kegiatan pertama dalam fase pra-penggajian adalah konfigurasi kebijakan. Pada tahap awal ini, penting untuk menetapkan kebijakan perusahaan seperti kebijakan gaji, kebijakan cuti dan tunjangan, serta kebijakan kehadiran. Pastikan bahwa kebijakan ini didefinisikan dengan jelas dan disetujui oleh manajemen senior sehingga proses penggajian standar dapat ditetapkan.
Selanjutnya, Anda perlu mengumpulkan data input. Fase ini membutuhkan interaksi dan kolaborasi dengan banyak departemen dalam perusahaan. Hal ini memudahkan departemen lain untuk mengakses informasi penting seperti revisi pertengahan gaji dan data kehadiran. Proses pengumpulan data ini bisa sangat melelahkan.
Namun, dengan sistem operasional yang tepat seperti penggunaan SOP penggajian dapat mempermudah pekerjaan Anda dalam manajemen cuti dan waktu serta portal layanan mandiri karyawan. Anda bisa melihat contoh SOP penggajian untuk memperoleh susunan SOP yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Proses selanjutnya pada tahap pra-penggajian adalah validasi input. Proses hanya perlu mengecek keabsahan data masukan apakah sudah sesuai dengan kebijakan perusahaan atau tidak. Inilah saatnya untuk memastikan tidak ada karyawan aktif yang terlewatkan dan tidak ada karyawan non-aktif yang masuk dalam pembayaran gaji.
Proses Penggajian
Pada tahap ini, hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah perhitungan penggajian. Ini adalah fase proses penggajian karyawan dimana data input dimasukkan ke dalam sistem penggajian untuk diproses. Proses ini memberi Anda gaji bersih setelah disesuaikan dengan pajak dan potongan yang diperlukan. Setelah proses ini selesai, hal selanjutnya yang perlu Anda lakukan adalah mencocokkan nilai dan memvalidasi akurasi untuk menghindari kesalahan.
Pasca-Penggajian
Selama pemrosesan, semua pemotongan upah menurut undang-undang seperti EPF (Employee Provident Fund), pemotongan pajak upah dan asuransi dipotong dari gaji. Frekuensi proses ini dapat bervariasi antar iuran. Sebagian besar biaya ini dapat diproses melalui formulir yang ditentukan secara khusus. Laporan pengembalian akan diserahkan setelah semua biaya telah dibayar.
Kedua, penting untuk mencatat semua transaksi keuangan untuk tujuan penggajian. Gaji merupakan salah satu beban operasional terpenting yang harus dicatat dalam pembukuan perusahaan. Anda harus selalu memastikan bahwa semua data penggajian dan penggantian biaya dimasukkan dengan benar ke dalam sistem akuntansi atau ERP (Enterprise Resource Planning) perusahaan Anda. Kemudian masuk ke proses penggajian karyawan. Gaji dapat dibayar tunai, cek atau transfer bank.
Perusahaan biasanya menyetor gaji langsung ke rekening bank karyawan mereka. Setelah slip gaji diproses, perusahaan harus memastikan bahwa rekening bank karyawan memiliki dana yang cukup untuk membayar gaji. Langkah selanjutnya adalah mengirimkan slip gaji karyawan ke kantor cabang perusahaan. Deklarasi ini mencakup rincian seperti ID karyawan, nomor rekening bank, dan jumlah gaji.
Laporan Sistem Penggajian
Langkah terakhir adalah pelaporan. Setelah penggajian untuk bulan tertentu selesai, departemen keuangan atau tim manajemen meminta laporan tentang penggajian karyawan. Oleh karena itu, untuk membuat laporan ini, Anda perlu mengumpulkan data dan mengekstrak informasi yang diperlukan.
Nah, itulah penjelasan mengenai prosedur sistem penggajian yang harus Anda ketahui. Apabila Anda masih tidak memahami mengenai prosedur sistem penggajian, Anda bisa membuat prosedur sistem penggajian dengan bantuan SOP Penggajian. Setiap perusahaan memiliki prosedur sistem pembayaran yang berbeda tergantung pada kebutuhan dan kepentingan perusahaan tertentu. Semoga bermanfaat!
